Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 | Chi tiết nhất

Để áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9001 - Hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp thì cần phải xây dựng một quy trình ISO 9001:2015 một cách phù hợp và khoa học. Tuy nhiên không phải cá nhân tổ chức nào cũng có đủ kiến thức, kỹ năng để thực hiện viết quy trình ISO hiệu quả. Sau đây, dựa vào những thông tin hướng dẫn sau, Vinacontrol CE hy vọng sẽ giúp Quý doanh nghiệp sở hữu một quy trình ISO 9001:2015 hoàn hảo nhất.

1. Quy trình ISO 9001:2015 là gì?

Quý doanh nghiệp có thể hiểu quy trình ISO 9001 dưới Khái niệm sau:

Quy trình theo ISO 9001:2015 là cách thức xác định để thực hiện một hoạt động hay quá trình. Việc xây dựng và sở hữu một quy trình hoàn hảo có ý nghĩa hỗ trợ quan trọng trong việc thực hiện các quá trình nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

Trong một doanh nghiệp sẽ có rất nhiều quá trình. Có thể kể đến như: Quá trình mua vật tư, quá trình bán hàng, quá trình sản xuất,…Điển hình như Quá trình mua hàng. Trong quá trình này sẽ bao gồm nhiều quy trình khác nhau và chúng có liên quan đến nhau, cụ thể là quy trình mua hàng, quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, quy trình kiểm tra và khiếu nại nhà cung ứng,… Tất cả các quy trình này được xây dựng và áp dụng với mục đích hoàn thiện quá trình mua hàng với một hiệu quả cao nhất.

Một quá trình có thể bao gồm nhiều quy trình hoặc thậm chí không cần có quy trình đi kèm; việc có hay không xây dựng một hoặc nhiều quy trình là phụ thuộc vào yếu tố bản chất quá trình và nhu cầu của doanh nghiệp hiện tại. Và một quy trình nên và chỉ nên được xây dựng và vận dụng cho một quá trình.

Mô hình quy trình trong quản lý chất lượng 

✍ Xem thêm: Tư vấn cấp giấy ISO 9001| Uy tín- tiết kiệm

2. Các loại quy trình ISO 9001 phổ biến

Các loại quy trình ISO 9001 phổ biến Quý doanh nghiệp nên biết gồm 3 nhóm chính sau:

     1. Quy trình quản lý

Đây là các quy trình lập kế hoạch và cung cấp nguồn lực để vận hành và hỗ trợ. Đồng thời giám sát, đo lường và đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng và sự hài lòng của khách hàng. Điển hình là Quy trình đánh giá nội bộ và xem xét lãnh đạo

     2. Quy trình vận hành

Quy trình này là các quy trình cốt lõi của hệ thống quản lý chất lượng, liên quan mật thiết với việc thực hiện hoá các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.

     3. Quy trình hỗ trợ

Quy trình hỗ trợ là các quy trình cung cấp các tài nguyên và nguồn lực cần thiết cho quy trình quản lý và quy trình vận hành. Mặc dù chỉ mang tính chất bổ trợ nhưng chúng vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành hệ thống.

3 nhóm quy trình này luôn có sự tương tác, bổ sung và hỗ trợ cho nhau; và Với việc áp dụng chúng sẽ giúp tổ chức đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng được vận hành thông thuận và đạt hiệu quả cũng như mục đích dự kiến.

✍ Xem thêm: Phân biệt ISO 9001 và ISO 22000 | Phân tích các điểm khác biệt giữa ISO 9001 và ISO 22000

3. Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015

  Bước 1: Xác định bối cảnh của doanh nghiệp

Bối cảnh của doanh nghiệp sẽ bao gồm:

• Các yếu tố bên trong như trình độ, văn hóa, năng lực, cơ sở hạ tầng, chi nhánh,...
• Các yếu tố bên ngoài như các điều kiện kinh tế, xã hội, luật định, công nghệ,.. 

Ở đây chúng ta có thể sử dụng công cụ phân tích SWOT để phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức của doanh nghiệp. Từ việc xác định bối cảnh của mình, tổ chức sẽ nhìn thấy được các vấn đề xung quanh  tổ chức, những vấn đề có thể ảnh hưởng hoặc chi phối lên hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.

Tổ chức cần phải xác định các bên quan tâm và nhu cầu và mong đợi của họ đối với tổ chức là gì. Từ đó, vạch ra phạm vi và các quá trình cần thiết  và mối tương tác giữa các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng. Các bên quan tâm có thể là khách hàng, người lao động, nhà cung cấp, các cơ quan quản lý, cơ quan báo chí, cộng đồng địa phương, nhà đầu tư,…

Đạt hiệu quả khi viết quy trình ISO 9001 theo các bước sau

✍ Xem thêm: PDCA là gì? Quy trình chất lượng áp dụng cho mọi doanh nghiệp

  Bước 2: Xác định, phân tích cơ hội và rủi ro

Xác định rủi ro và cơ hội tức là ứng với mỗi quá trình chúng ta phải xác định được có ảnh hưởng nào đến việc đạt kết quả như dự định, bao gồm cả những ảnh hưởng tích cực và tiêu cực.

Bên trên, tổ chức đã thiết lập được bối cảnh, xác định được nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm, phạm vi và các quá trình cần thiết trong hệ thống. Theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, tổ chức cần phải xác định rủi ro và cơ hội cho ba vấn đề lớn sau:

• Rủi ro và cơ hội từ bối cảnh của tổ chức (4.1);
• Rủi ro và cơ hội từ các bên quan tâm (4.2);
• Rủi ro và cơ hội từ các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng (4.3)

Các định các yếu tố rủi ro và cơ hội dựa trên bối cảnh, các bên quan tâm và quá trình quản lý của tổ chức

  Bước 3: Tạo lập các quy trình triển khai 

Phía trên, Vinacontrol CE đã đề cập đến 3 quy trình phổ biến trong hệ thống quản lý chất lượng: Quy trình quản lý, Quy trình vận hành và Quy trình hỗ trợ. Mỗi một quy trình sẽ có công dụng và vai trò riêng của nó.  Không chỉ vậy, không phải quy trình nào cũng cần phải lập thành văn bản. Mà chỉ có một số quy trình quan trọng cần phải được ghi chép nhằm đảm bảo sự nhất quán và chất lượng của sản phẩm/ dịch vụ khi cung ứng cho khách hàng.

  Bước 4: Thu thập thông tin

Các quy trình cần phải được mô tả mọi hoạt động một cách chi tiết và rõ ràng là một Yêu cầu về quy trình trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Chính vì vậy, để viết được một quy trình ISO, cá nhân cần phải thu thập các thông tin. Gồm các hoạt động đầu vào, đầu ra, trách nhiệm, quyền hạn của từng người, từng bộ phận của mỗi quy trình và phương pháp đánh giá (các phép đo) hiệu quả của quy trình.

Để dễ hình dung được những gì sẽ diễn ra trong một quy trình, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ quản lý chất lượng. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp có thể sắp xếp các hoạt động trong quy trình một cách khoa học và đảm bảo mọi thông tin cần thiết sẽ được thu thập và đầy đủ.

Một trong những phương pháp rất hữu hiệu để thu thập thông tin trong việc xây dựng quy trình là phương pháp vận dụng nguyên tắc 5W – 1H , đây là phương pháp đặt ra những câu hỏi mà trong đó mỗi câu trả lời sẽ giúp cung cấp thêm những thông tin cần thiết hoặc đưa ra các giải pháp giúp giải quyết vấn đề.Các câu hỏi cụ thể như sau: 

• WHY: Tại sao phải thực hiện quy trình này là gì? 
• WHO: Ai là người chịu trách nhiệm chính thực hiện quy trình đó?
• WHOM: Phối hợp với ai để thực hiện quy trình đó?
• WHAT: Nguồn lực cần thiết cho việc triển khai quy trình gồm những gì? 
• WHEN: Quy trình sẽ được diễn ra ở khâu nào trong hệ thống quản lý chất lượng? Thời hạn thực hiện quy trình?
• HOW: Phương pháp, các bước triển khai quy trình cụ thể như thế nào?

Với phương pháp này, hứa hẹn doanh nghiệp có thể thu thập mọi thông tin cần thiết và đảm bảo không bỏ sót bất cứ thông tin hữu ích nào trong từng quy trình.

Áp dụng nguyên tắc 5W – 1H vào hoạt dộng thu thập thông tin

✍ Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng logo ISO đúng cách

  Bước 5: Xác định cấu trúc của các quy trình ISO 9001

Một quy trình có thể được ghi lại dưới nhiều dạng như dạng lưu đồ hoặc qua một chuỗi các đoạn văn. Tuy nhiên, dù được thể hiện dưới dạng nào thì cấu trúc của nó vẫn phải đảm bảo có đầy đủ các nội dung sau:

• Phạm vi áp dụng và mục đích  của quy trình.
• Các định nghĩa, thuật ngữ.
• Trách nhiệm của người/bộ phận thực hiện quy trình đó.
• Các thủ tục, trình tự để thực hiện quy trình.
• Các tài liệu tham khảo (các biểu mẫu, danh sách, tài liệu, hồ sơ sẵn có).
• Lịch sử các phiên bản của quy trình (phiên bản số bao nhiêu, ngày biên soạn, ngày phê duyệt, người thực hiện,…)

  Bước 6: Ghi chép, xem xét và phê duyệt các quy trình ISO 9001

Một khi đã thu thập đầy đủ các thông tin, xác định được rõ các quy trình cần phải xây dựng cùng mục đích, giới hạn của nó, doanh nghiệp có thể bắt tay vào viết quy trình ISO 9001:2015 cho hệ thống của mình. Thông thường, người thực hiện việc ghi chép, xây dựng quy trình này sẽ là thành viên của ban ISO được thành lập bởi doanh nghiệp đó.

Do đối tượng mà quy trình hướng đến là đội ngũ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp, nên khi viết quy trình cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Viết một cách dễ hiểu và ngắn gọn;
• Tránh lạm dụng các thuật ngữ chuyên môn hoặc thêm quá nhiều các chi tiết phức tạp thừa thãi gây khó hiểu thậm chí là nhầm lẫn cho người sử dụng. Điều này chỉ khiến cho các quy trình trở nên cồng kềnh và giảm hiệu quả như mong muốn;
• Sau khi được viết, quy trình cần có sự xem xét, đánh giá và góp ý từ các bên tham gia vào hệ thống quản lý Để hoàn thiện và đảm bảo phù hợp với hệ thống;
• Cuối cùng để các quy trình có hiệu lực, chúng cần được trình lên và phê duyệt bởi lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp trước khi thông báo và áp dụng trong hoạt động của doanh nghiệp.

  Bước 7: Truyền đạt và đào tạo nội bộ về quy trình

Sau khi quy trình được phê duyệt và có hiệu lực, doanh nghiệp cần phải thông tin cho đội ngũ nhân viên tham gia vào hệ thống quản lý chất lượng về các quy trình đã được xây dựng. Doanh nghiệp cũng nên tổ chức các khóa đào tạo nội bộ về quy trình để đảm bảo toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp hiểu rõ được vai trò, quyền hạn của mình. Cũng như nắm được cách thức thực hiện các công việc hàng ngày của mình để công việc đạt hiệu quả tối ưu.

Đối với bất cứ sự thay đổi nào về quy trình cũng phải được thông báo kịp thời và rõ ràng tới các nhân viên. Tránh trường hợp quy trình mới không được áp dụng sẽ gây ảnh hưởng đến hiệu suất của doanh nghiệp.

Truyền đạt, phổ biến quy trình nhanh chóng, kịp thời đến các cá nhân có nhiệm vụ liên quan 

✍ Xem thêm: Thời hạn giấy chứng nhận ISO 9001 là bao lâu? Tư vấn quy trình miễn phí

4. Tại sao cần phải viết quy trình ISO 9001?

Trong một doanh nghiệp, mỗi cá nhân sẽ có năng lực và nhận thức khác nhau dẫn đến cách làm việc và hiệu quả công việc cũng khác nhau. Do vậy, việc thiết lập các quy trình giúp cho cá nhân mỗi người lao động có thể nắm rõ được công việc cụ thể của mình cũng như cách thức thực hiện để đạt được kết quả tốt nhất.

Ngoài ra, việc thiết lập và áp dụng các quy trình sẽ giúp các hoạt động sản xuất, kinh doanh được diễn ra hiệu quả, hạn chế tối đa các lỗi làm ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm và dịch vụ. Từ đó giúp giảm thiểu chi phí hoạt động và quản lý doanh nghiệp và nâng cao năng suất công việc.

Đây còn là một công cụ hữu ích dành cho doanh nghiệp trong việc theo dõi và kiểm soát chất lượng cùng tiến độ công việc của nhân viên. Do vậy để một hệ thống quản lý chất lượng đạt được hiệu quả như mong đợi thì việc xây dựng các quy trình ISO là một điều vô cùng quan trọng.

Quy trình ISO khoa học và hiệu quả giúp doanh nghiệp nắm giữ chìa khóa thành công

Lợi ích bền vững với một quy trình ISO hiệu quả cho doanh nghiệp là làm nên sự đồng bộ, chặt chẽ khi vận hành hệ thống chất lượng. Ngoài ra, nó còn xây dựng nền tảng vững chắc để doanh nghiệp có thể phát triển nhanh chóng và bền vững. Đây cũng sẽ là cơ sở để doanh nghiệp có thể cải tiến không ngừng và nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng. Từ đó, Tăng lợi thế cạnh tranh; Nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng đối với sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp. 

Chúng tôi thiết kế những khóa đào tạo chi tiết, cụ thể, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp bạn. Các khoá học của Vinacontrol CE giúp khách hàng có được nhận thức đầy đủ, chính xác và cụ thể nhất về Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 thông qua các ví dụ thực tế, làm việc nhóm, và thực hành ngay tại doanh nghiệp của ban.

✍ Xem thêm:  Khóa học đào tạo ISO 9001| Thông tin chi tiết

Mọi yêu cầu về thông tin hỗ trợ về chứng nhận thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Hotline tư vấn miễn phí 1800.6083, email vnce@vnce.vn hoặc để lại thông tin cùng yêu cầu để nhận hỗ trợ, tư vấn tốt nhất từ chuyên gia.