Quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001:2015 | Hướng dẫn chi tiết

Trong một hệ thống quản lý chất lượng, việc kiểm soát hồ sơ đóng vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp duy trì tính nhất quán và bảo mật thông tin. ISO 9001:2015, phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn quản lý chất lượng quốc tế, đặc biệt nhấn mạnh tầm quan trọng của quy trình này. Trong bài viết này, Vinacontrol CE sẽ cung cấp các thông tin giúp bạn đọc tìm hiểu chi tiết hơn về quy trình này.

1. Kiểm soát hồ sơ là gì?

Kiểm soát hồ sơ là quá trình quản lý, lưu trữ, bảo vệ và cập nhật các hồ sơ, tài liệu quan trọng trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn và dễ dàng truy xuất khi cần thiết. Việc kiểm soát hồ sơ bao gồm các hoạt động như xác định, phân loại, sắp xếp, lưu trữ và tiêu hủy hồ sơ khi không còn giá trị sử dụng.

Kiểm soát hồ sơ là quá trình quản lý, lưu trữ, bảo vệ và cập nhật các hồ sơ, tài liệu

✍ Xem thêm: Chứng nhận ISO 9001 | Xây dựng hệ thống quản lý hệ thống chất lượng đạt chuẩn

2. Quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001 là gì?

ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quản lý chất lượng được áp dụng rộng rãi trên toàn cầu, giúp các doanh nghiệp đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ và tối ưu hóa các quy trình nội bộ. Một trong những yêu cầu quan trọng của tiêu chuẩn này là quy trình kiểm soát hồ sơ. Việc kiểm soát hồ sơ giúp duy trì tính toàn vẹn, chính xác và bảo mật của các thông tin quan trọng trong tổ chức, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý.

Quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001 là hệ thống các hoạt động nhằm đảm bảo rằng các hồ sơ được duy trì, lưu trữ và cập nhật đúng quy định. Hồ sơ này bao gồm các tài liệu về chính sách chất lượng, quy trình làm việc, báo cáo kiểm tra, đánh giá và các biên bản họp. Việc tuân thủ quy trình này giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn quốc tế.

Quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001 

✍ Xem thêm:  Lợi ích khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào doanh nghiệp | 12 lợi ích không thể bỏ qua

3. Lợi ích khi kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001:2015

Việc kiểm soát hồ sơ theo các điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, giúp cải thiện chất lượng quản lý và tăng cường hiệu quả hoạt động. Dưới đây là một số lợi ích chính:

Đảm bảo tính toàn vẹn và nhất quán của thông tin

Quy trình kiểm soát hồ sơ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, nhất quán và đáng tin cậy của các thông tin liên quan đến quá trình sản xuất, dịch vụ và quản lý. Nhờ đó, tổ chức có thể truy xuất thông tin nhanh chóng và chính xác khi cần, hỗ trợ cho việc ra quyết định đúng đắn.

Nâng cao chất lượng quản lý

Việc kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001:2015 giúp duy trì và cải thiện hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp. Các hồ sơ được kiểm soát tốt sẽ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, đánh giá và cải tiến quy trình làm việc, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Giảm thiểu rủi ro về pháp lý và tuân thủ quy định

Quy trình kiểm soát hồ sơ giúp doanh nghiệp tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định quốc tế về quản lý chất lượng. Việc lưu trữ và bảo mật hồ sơ chặt chẽ giúp giảm thiểu rủi ro bị phạt hoặc gặp phải các vấn đề liên quan đến luật pháp và tiêu chuẩn trong ngành.

Tăng cường hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian

Việc tổ chức và quản lý hồ sơ một cách khoa học giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, cập nhật và truy xuất thông tin khi cần. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm bớt các công việc hành chính và tăng cường hiệu quả hoạt động.

Cải thiện tính minh bạch và khả năng truy xuất nguồn gốc

Kiểm soát hồ sơ theo chuẩn ISO 9001:2015 giúp tăng cường tính minh bạch trong hoạt động của tổ chức. Mọi thông tin, dữ liệu và hồ sơ đều được ghi nhận rõ ràng, dễ dàng truy xuất nguồn gốc, giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng và chính xác.

Bảo mật thông tin quan trọng

Quy trình kiểm soát hồ sơ giúp bảo vệ các thông tin nhạy cảm, tránh tình trạng rò rỉ hoặc mất mát dữ liệu quan trọng. Doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp bảo mật kỹ thuật số và vật lý để đảm bảo an toàn cho hồ sơ.

Hỗ trợ quá trình đánh giá và cải tiến liên tục

Kiểm soát hồ sơ hiệu quả cho phép doanh nghiệp theo dõi và đánh giá chất lượng của các quy trình nội bộ một cách liên tục. Nhờ đó, tổ chức có thể phát hiện ra những điểm chưa phù hợp và đưa ra các giải pháp cải tiến kịp thời, duy trì và nâng cao hiệu quả hoạt động lâu dài.

Dễ dàng phối hợp và làm việc nhóm

Hồ sơ được kiểm soát tốt giúp các phòng ban và nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ và phối hợp công việc. Việc lưu trữ hồ sơ hợp lý, rõ ràng giúp giảm thiểu sự hiểu lầm và sai sót trong quá trình làm việc nhóm.

Trao đổi, chia sẻ kiến thức

Nền tảng cơ bản cho nhân viên được nắm rõ mọi thông tin, hoạt động của tổ chức. Cung cấp kiến thức, tài liệu, thông tin cải tiến doanh nghiệp về quy trình kiểm soát.

Lợi ích khi kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001:2015

✍ Xem thêm: Quy trình chứng nhận ISO 9001 | Tư vấn chi tiết miễn phí 

4. Các bước kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001

Dưới đây là các bước trong quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001:2015.

► Bước 1:  Quy trình tạo lập, thu thập để kiểm soát hồ sơ

Việc thực hiện thu thập hồ sơ được giao cho người đại diện của tổ chức đề cử. Nhằm tạo lập các hồ sơ quan trọng được yêu cầu, quy định phù hợp với hoạt động doanh nghiệp. Dựa trên quy mô, cơ cấu của tổ chức mà việc tạo lập vào thu tập có thể chia ra nhiều giai đoạn hoặc chia theo các quý.

► Bước 2: Quy trình phân loại sắp xếp để kiểm soát hồ sơ khoa học

Khi việc thu thập được hoàn tất, các hồ sơ được sắp xếp theo quy trình và lưu trữ theo phân loại để tiện cho công tác theo dõi và tìm kiếm.

Cụ thể:

• Hồ sơ thu thập theo ngày, tuần: Được sắp xếp lưu trữ theo thời gian sớm nhất và đánh dấu nhận diện bằng cách dán nhãn hoặc tên gọi của hồ sơ.
• Hồ sơ thu thập theo tháng, quý: Được lưu trữ hồ sơ trên hệ thống, tự động kiểm tra, sắp xếp số lượng trước khi cho vào bìa hộp lưu trữ
• Hồ sơ thu thập theo năm: Được phân chia theo từng tháng, quý hoặc theo từng năm và trực tiếp lưu trữ trong bìa hộp hồ sơ.

► Bước 3: Xác định thời hạn lưu trữ hồ sơ

Trong quy trình kiểm soát hồ sơ, thời hạn lưu trữ hồ sơ quy định giới hạn là một năm, phụ thuộc vào tính chất và nội dung của hồ sơ đó mà thời gian lưu trữ có thể thay đổi khác nhau. Trong thời gian lưu trữ hồ sơ đó, các tài liệu được đánh giá các loại, cụ thể:

• Đánh giá hồ sơ nội bộ
• Đánh giá hồ sơ được chứng nhận
• Tái đánh giá hồ sơ
• Các loại đánh giá hồ sơ khác

Bên cạnh đó, các yếu tố lưu trữ hồ sơ theo thời gian khác có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp như các vấn đề chính trị & pháp luật, khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư,…

► Bước 4: Thực hiện lưu trữ bảo quản 

Công tác bảo quản quy trình kiểm soát tài liệu có thể dựa vào 2 cách bảo quản các loại hồ sơ văn bản giấy và bảo quản hồ sơ văn bản theo dạng dữ liệu số.

Bảo quản hồ sơ, văn bản giấy

• Các loại hồ sơ được lưu trữ trong các vật chứa đựng hồ sơ, bảo quản an toàn, nhằm có thể giữ được hồ sơ luôn trong trạng thái nguyên vẹn
• Thuận tiện cho việc sử dụng hồ sơ cần được kiểm soát có hệ thống
• Khi lưu trữ các dạng hồ sơ giấy, doanh nghiệp cần quy định rõ ràng và chia các loại hồ sơ theo trình tự tránh trường hợp hồ sợ bị thất lạc
• Đối với các hồ sơ có tính chất quan trọng, người quản lý nên bố trí không gian lưu trữ riêng và được bảo mật tuyệt đối.

Bảo quản hồ sơ dạng dữ liệu số

• Sử dụng các công cụ lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp có tính bảo mật cao và tự động phân loại hồ sơ
• Đưa ra các quy định sử dụng và quyền truy cập cho người dùng có như cầu
• Thực hiện thao tác lưu trữ dữ liệu theo các mục sẽ giúp việc tìm và truy xuất dễ dàng

► Bước 5: Sử dụng và kiểm soát hồ sơ

Để sử dụng quy trình kiểm soát hồ sơ, tài liệu cần được sự ủy quyền của ban lãnh đạo hoặc trưởng phòng, người quản lý,…trong trường hợp người sử dụng tài liệu hồ sơ, được phép như sau:

• Người sử dụng có thể trực tiếp tham khảo hồ sơ tại chỗ
• Ký mượn hồ sơ với người được ủy quyền khi có nhu cầu sử dụng thời gian dài
• Được quyền đề nghị cung cấp bản sao hồ sơ để tiện cho việc theo dõi
• Lưu chuyển hồ sơ khi được cho phép, có thể gặp gỡ xin chỉ thị của người ủy quyền
• Với các dạng hồ sơ khi sử dụng cần được sự cấp phép của ban lãnh đạo hoặc phòng ban ISO có thẩm quyền.

Ngoài ra, khi tài liệu mới được ban hành, ban ISO sẽ hướng dẫn phổ biến cho các phòng ban áp dụng, nhưng tùy một số tài liệu sẽ do trưởng phòng chịu trách nhiệm phổ biến cho nhân viên trong bộ phận của mình.

► Bước 6: Loại bỏ hồ sơ theo thời hạn quy trình kiểm soát

Trong trường hợp quy trình kiểm soát lưu trữ hết hạn, doanh nghiệp được quyền chỉ thị các phòng ban phụ trách kiểm tra và tiến hành loại bỏ hồ sơ đó trong thời gian nhất định bằng hai hình thức sau:

• Đối với hồ sơ, tài liệu cơ bản: Được giao cho người đại diện của bộ phận đó tiến hành kiểm tra và loại bỏ theo quy định
• Đối với hồ sơ, tài liệu có tính chất quan trọng: Cần được sự chỉ thị của ban lãnh đạo để được làm phiếu yêu cầu quyền sử dụng hồ sơ. Sau khi phê duyệt, có thể thực hiện quyền kiểm tra và hủy bỏ hồ sơ đó. Cụ thể là hồ sơ nhân sự, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính,…

Các bước kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001

✍ Xem thêm: Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 | Hướng dẫn từ A-Z

Trên đây là những thông tin về quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001. Mọi thắc mắc liên quan đến quy trình ISO 9001 và yêu cầu dịch vụ ISO 9001 khác, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Vinacontrol CE qua Hotline 1800.6083 email vnce@vnce.vn hoặc chat ngay với chuyên viên để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ tốt nhất!