Quy trình cấp giấy chứng nhận ISO 9001 nhanh nhất | Vinacontrol CE

Chứng nhận ISO 9001 là chứng nhận tiêu chuẩn quốc tế hệ thống quản lý về chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Phiên bản mới nhất là ISO 9001:2015 thay thế cho hệ thống cũ là ISO 9001:2008. ISO 9001 là chứng nhận tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng cho tất cả các tổ chức, doanh nghiệp, cơ sở hoạt động ở tất cả các lĩnh vực từ đơn vị sản xuất, kinh doanh dịch vụ cho tới hành chính công…. Chứng nhận ISO 9001 được áp dụng cho mọi loại hình tổ chức, không giới hạn về quy mô, trình độ cũng như lĩnh vực hoạt động. Dưới đây là quy trình chứng nhận ISO 9001 mới nhất dành cho Quý bạn đọc và tham khảo chi tiết.

1. Chứng nhận ISO 9001 giúp doanh nghiệp những gì?

      ✅ Giúp doanh nghiệp củng cố và nâng cao được hình ảnh, uy tín của mình đối với khách hàng và đối tác;

      ✅ Giúp lãnh đạo quản lý hoạt động của doanh nghiệp khoa học và hiệu quả hơn;

      ✅ Cải thiện hiệu quả kinh doanh, tăng lợi nhuận nhờ sử dụng hợp lý các nguồn lực, tiết kiệm chi phí và cải tiến liên tục;

      ✅ Sản phẩm có chất lượng ổn định hơn, nâng cao năng suất;

      ✅ Giảm phế phẩm, giảm chi phí và giá thành sản phẩm;

      ✅ Thỏa mãn nhu cầu chất lượng ngày càng cao của khách hàng;

      ✅ Xây dựng thương hiệu bền vững nhờ đáp ứng được yêu cầu của ngành và nhà nước về quản lý chất lượng;

      ✅ Tăng cơ hội quảng cáo, quảng bá sản phẩm và doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý chất lượng đã chuyển đổi sang phiên bản ISO 9001:2015

✍ Xem thêm: 5 bước quy trình chứng nhận ISO 9001:2015 nhanh chóng 

2. Quy trình chứng nhận ISO 9001:2015 tiết kiệm thời gian?

Để hiểu biết về tiêu chuẩn ISO 9001, doanh nghiệp tiếp cận bằng cách thức như:

• Thuê chuyên gia chuyên nghiệp đào tạo nhận thức và phương pháp áp dụng tiêu chuẩn cho cán bộ và nhân viên. Từ đó, họ sẽ là những người lập kế hoạch, xây dựng, áp dụng và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng cho tổ chức;
• Cách thứ hai thường được sử dụng là thuê một đơn vị tư vấn hoặc các chuyên gia tư vấn độc lập để đào tạo và tư vấn cho suốt quá trình tạo ra hệ thống như trên. Cách này cho phí cao hơn nhưng thời gian sẽ rút ngắn hơn.

Các bước thực hiện chứng nhận của Tổ chức chứng nhận tuân thủ theo quy định pháp luật và yêu cầu của thế giới. Quy trình chứng nhận bao gồm rất nhiều công việc và giai đoạn.Tổ chức chứng nhận và Doanh nghiệp cần phải tuân thủ theo Quy tắc và quy trình chứng nhận này.

► Bước 1: Đăng ký chứng nhận và thỏa thuận với tổ chức chứng nhận

Bước đầu tiêu của Quy trình chứng nhận là Đăng ký chứng nhận. Doanh nghiệp cần thỏa thuận với Tổ chức chứng nhận thông qua bản Đăng ký chứng nhận và hợp đồng.

Phiếu Đăng ký chứng nhận bao gồm các thông tin liên quan tới doanh nghiệp. Ví dụ: Tên doanh nghiệp; Địa điểm đánh giá; Lĩnh vực sản xuất; Số lượng nhân sự….

Các thông tin này là rất quan trọng cho Tổ chức chứng nhận để tiến hành các bước tiếp theo.

VINACONTROL CE sẽ hỗ trợ Doanh nghiệp trong việc đăng ký và thỏa thuận với tổ chức chứng nhận. VINACONTROL CE sẽ hỗ trợ tất cả các thủ tục cho Doanh nghiệp.

► Bước 2: Tổ chức chứng nhận xem xét thông tin và lập kế hoạch đánh giá

Tổ chức chứng nhận tiếp nhận được thông tin và yêu cầu của Doanh nghiệp. Sau đó, Tổ chức chứng nhận xem xét thông tin và lập kế hoạch đánh giá gửi Khách hàng.

Kế hoạch đánh giá sẽ chủ yếu bao gồm các thông tin chứng nhận. Ví dụ như: thời gian đánh giá; địa điểm đánh giá; thông tin các chuyên gia đánh giá; nội dung đánh giá…

Kế hoạch đánh giá sẽ giúp Doanh nghiệp chủ động việc chuẩn bị các nội dung đánh giá.

► Bước 3: Đánh giá tài liệu và đánh giá chứng nhận tại hiện trường.

Việc đánh giá chứng nhận thông thường trải qua 02 bước cơ bản.

Một là, đánh giá xem xét hệ thống tài liệu của Doanh nghiệp.

Hai là, đánh giá thực tiễn tại nhà xưởng sản xuất, nơi doanh nghiệp kinh doanh…
Các chuyên gia đánh giá của Tổ chức chứng nhận sẽ xem xét các tài liệu, quy trình, hướng dẫn… và thực tế sản xuất, kinh doanh của Doanh nghiệp có phù hợp với các điều khoản trong tiêu chuẩn ISO 9001 hay không.

Chuyên gia đánh giá sẽ thực hiện công việc theo nguyên tắc khách quan, độc lập và tuân thủ các quy định của pháp luật về đánh giá chứng nhận.

Kết quả bước này là bằng chứng xác nhận cho việc Hệ thống quản lý của doanh nghiệp có phù hợp tới tiêu chuẩn ISO 9001 hay không.

► Bước 4: Thẩm xét hồ sơ đánh giá và demo Giấy chứng nhận

Sau khi đã có kết quả đánh giá của chuyên gia đánh giá chứng nhận. Tổ chức chứng nhận sẽ thẩm xét hồ sơ và hoàn thiện hồ sơ để cấp giấy chứng nhận.  Tổ chức chứng nhận sẽ gửi cho Doanh nghiệp 01 bản demo giấy chứng nhận qua email. Bản demo giấy chứng nhận sẽ bao gồm các thông tin giống như 01 chứng chỉ ISO chính thức. Doanh nghiệp có trách nhiệm kiểm tra các thông tin trên Giấy chứng nhận.

► Bước 5: Cấp giấy chứng nhận ISO 9001 và bàn giao hồ sơ

Sau khi đã thẩm xét xong hồ sơ và xác nhận thông tin chứng chỉ với Doanh nghiệp. Tổ chức chứng nhận sẽ cấp cho Doanh nghiệp 01 Giấy chứng nhận ISO.

Giấy chứng nhận ISO có hiệu lực 03 năm và thời hạn giám sát tổi thiểu 12 tháng/lần.

Sau khi được cấp giấy chứng nhận, để duy trì hiệu lực của Giấy chứng nhận ISO 9001; Doanh nghiệp cần phải thực hiện đánh giá giám sát hàng năm và chứng nhận lại sau 03 năm.

Chứng nhận ngay ISO 9001 cho doanh nghiệp bạn!

✍ Xem thêm: Doanh nghiệp chứng nhận ISO 9001 cần tài liệu gì?

3. Chuẩn bị để áp dụng quản lý chất lượng ISO 9001

Để áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, doanh nghiệp cần chuẩn bị các bước sau

Bước 1: Quyết định có nên áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 hay không?

Dựa vào tình hình hoạt động của công ty tại thời điểm hiện tại có đáp ứng được những yêu cầu giám sát, kiểm tra trong việc quản lý hay không?

Bước 2: Bổ nhiệm đại diện lãnh đạo chất lượng:

Một đại diện trong ban lãnh đạo của tổ chức làm đại diện lãnh đạo chất lượng.

Bước 3: Xây dựng kế hoạch thực hiện

Phân tích và xác định được các điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001. Xem xét sự đáo ứng các điều khoản đó của tổ chức mà nhất là tại những bộ phận, những công việc mà tổ chức dự định áp dụng. Sau khi phân tích các điều khoản, có thể xây dựng kế hoạch thực hiện.

Bước 4: Thông báo nội bộ

Đây là một thông tin quan trọng quyết định mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh sắp tới. Vì vậy, cần phải thông báo cho tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp được biết, chuẩn bị cho kế hoạch áp dụng.

Bước 5: Chuẩn bị tài liệu

ISO 9001 đòi hỏi phải có hệ thống tài liệu bắt buộc theo các yêu cầu của các điều khoản trong tiêu chuẩn. Và tổ chức phải soạn thảo mọi tài liệu liên quan để phù hợp cho việc đáp ứng và phù hợp với các tiêu chuẩn ISO.

Bước 6: Thực hiện

Đưa những quy trình tác nghiệp vào hệ thống tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 và áp dụng trong những phòng ban liên quan của tổ chức. Trong bước này, các nhà lãnh đạo của tổ chức và đội ngũ nhân viên phải được thông báo về những quy trình làm việc mới hoặc những thay đổi chính thức trong tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001 trong bước 5.

Bước 7: Đánh giá nội bộ

ISO 9001 yêu cầu tổ chức phải định kỳ đánh giá hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 của tổ chức thông qua việc đã đánh giá nội bộ. Việc đánh giá nội bộ sẽ được giúp đỡ để thực hiện trong quá trình tổ chức bắt đầu khi triển khai áp dụng.

Bước 8: Đăng ký ISO 9001

Trước khi tổ chức/doanh nghiệp có thể nhận được chứng nhận ISO 9001 thì cần phải lựa chọn một tổ chức chứng nhận ISO 9001 để đăng ký chứng nhận. Đơn vị chứng nhận này là một tổ chức độc lập và được công nhận về việc chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO.

Đơn vị này sẽ đánh giá hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 của doanh nghiệp và nếu cuộc đánh giá hoàn tất và phù hợp theo yêu cầu của tiêu chuẩn thì họ sẽ cấp giấy chứng nhận ISO 9001. Vậy nên, điều quan trọng là nên chọn một tổ chức chứng nhận uy tín để đăng ký chứng nhận.

Bước 9: Chứng nhận ISO 9001

Đây là một bước cực kỳ quan trọng. Đơn vị được cấp phải đủ điều kiện để được tổ chức chứng nhận ISO 9001 đánh giá là vượt qua và nhận được chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp ISO 9001. Các bước từ bước 1 đến bước 8 được thiết kế để doanh nghiệp có thể đạt được chứng chỉ ISO 9001 này.

Tuy nhiên,đội ngũ nhân viên của tổ chức có thể sẽ chưa quen với việc đánh giá của một tổ chức ở bên ngoài, do đó cần phải khuyến khích, động viên họ để có sự chuẩn bị tốt cho công cuộc đánh giá cũng như là phải hướng dẫn cách thức tương tác, phối hợp với những chuyên gia đánh giá chứng nhận. Đừng để một nhân viên không am hiểu gì về hệ thống ảnh hưởng đến việc đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001.

Bước 10: Duy trì chứng chỉ ISO 9001

Có rất nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng chỉ cần có chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 đã là bước cuối cùng của công việc xây dựng và áp dụng chứng nhận ISO 9001. Tuy nhiên, việc duy trì được hệ thống quản lý chất lượng đó cũng quan trọng không kém. Do đó, doanh nghiệp cần được đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 của mình được vận hành xuyên suốt ở trong hoạt động hàng ngày của tổ chức và phải thường xuyên cải tiến nó hơn nữa.

Quy trình chứng nhận ISO 9001

✍ Xem thêm: ISO 22000:2018 - Tiêu chuẩn quản lý an toàn thực phẩm 

4. Đăng ký cấp chứng nhận ISO 9001 - Hệ thống quản lý chất lượng

Các doanh nghiệp hay tổ chức có nhu cầu xây dựng quy trình đánh giá; cấp chứng nhận tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 xin vui lòng liên hệ qua thông tin sau:

CÔNG TY CP CHỨNG NHẬN VÀ KIỂM ĐỊNH VINACONTROL CE

• Trụ sở Hà Nội: số 41 Nguyễn Thượng Hiền - phường Nguyễn Du - quận Hai Bà Trưng - Hà Nội
• Chi nhánh Đà Nẵng: số 66 Võ Văn Tần - phường Chính Gián - quận Thanh Khê - Đà Nẵng
• Chi nhánh Hồ Chí Minh: 225 Nguyễn Xí, Phường 13, Quận Bình Thạnh, Hồ Chí Minh.
• Website: https://vnce.vn
• Hotline: 1800.6083 Email: vnce@vnce.vn