Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 | Hướng dẫn chi tiết cách viết

Một trong các công cụ để doanh nghiệp có thể thực hiện quản lý chất lượng hiệu quả tại tổ chức chính là sổ tay chất lượng ISO 9001. Hiện nay vẫn còn nhiều cá nhân, tổ chức chưa thật sự hiểu rõ về sổ tay chất lượng ISO 9001; điều này đã tạo nên sự lúng túng, rối ren khi xây dựng một sổ tay chất lượng hiệu quả và doanh nghiệp chưa thể sở hữu một công cụ để quản lý chất lượng tốt ưu nhất. Vì vậy, Vinacontrol CE sẽ cung cấp các thông tin quan trọng dưới đây để giúp Quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu và áp dụng cho tổ chức của mình tốt hơn.

1. Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 là gì?

Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 là tệp tài liệu chứa đựng các nội dung gồm những quy định về hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức, được thiết kế cho các doanh nghiệp mong muốn chứng minh sự phù hợp với các yêu cầu ISO 9001:2015. Dựa trên những quy định được ghi nhận trong sổ tay chất lượng, doanh nghiệp sẽ đưa ra những định hướng cho mọi kế hoạch, hoạt động của công tác quản lý, triển khai hoặc cải tiến hệ thống quản lý một cách có nguyên tắc, khoa học và hiệu quả.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn thể hiện sự cam kết trách nhiệm, ý thức của mình trong các hoạt động sản xuất kinh doanh là phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001 qua các nội dung được ghi nhận tại Sổ tay chất lượng.

Một sổ tay chất lượng có thể đề cập đến nhiều lĩnh vực khác nhau như: sức khỏe và an toàn, các mối quan tâm về môi trường, kế toán tài chính, đạo đức doanh nghiệp, các yêu cầu chính của khách hàng,… Sổ tay chất lượng không nên chỉ được áp dụng cho một bộ phận “chất lượng” cụ thể mà nó cần thiết là một công cụ được sử dụng để vận hành kinh doanh, mô tả cách doanh nghiệp hoạt động ở mọi bộ phận trong tổ chức đó.

Sổ tay chất lượng ISO 9001 bao gồm các quy định về hệ thống quản lý chất lượng

✍ Xem thêm: Bảng Checklist câu hỏi đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 | Phải biết

2. Công dụng của sổ tay chất lượng ISO 9001

2.1 Công dụng của sổ tay chất lượng

Công dụng của sổ tay chất lượng gồm:

1. Để truyền đạt những kỳ vọng của ban quản lý về chất lượng cho tổ chức
2. Tiết lộ sự phù hợp của tổ chức với các yêu cầu ISO 9001
3. Để làm thước đo cho việc tuân thủ các kỳ vọng của ban quản lý đối với: Kiểm toán nội bộ; Đánh giá của Cơ quan đăng ký ISO; Kiểm toán khách hàng

✍ Xem thêm: 7 nguyên tắc quản lý chất lượng ISO 9001 | Tư vấn quy trình xây dựng QMS chi tiết 

2.2 Lợi ích cho doanh nghiệp có sổ tay chất lượng

Từ các công dụng trên, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích sau:

1. Sổ tay đảm bảo chất lượng giúp thiết kế các quá trình quản lý chất lượng để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả trong tổ chức
2. Các tổ chức có thể thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng thành công mà không cần một nhà tư vấn
3. Giúp dẫn dắt một tổ chức cải tiến liên tục
4. Người quản lý dự án có thể dẫn dắt công ty của họ theo cách tốt hơn và hiệu quả hơn
5. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong quá trình triển khai Hệ thống chất lượng IS0 9001
6. Đăng ký thành công và dễ dàng chứng nhận ISO 9001

Sổ tay chất lượng ISO 9001 là không bắt buộc. Tuy nhiên với những lợi ích thiết thực mà nó đem lại thì đa phần các tổ chức doanh nghiệp đã xây dựng và sử dụng sổ tay chất lượng ISO 9001:2015. Và đương nhiên khi tổ chức sử dụng sổ tay chất lượng sẽ giúp quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 được chuyên nghiệp, hiệu quả và trọn vẹn hơn.

Áp dụng sổ tay chất lượng ISO 9001 giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu một cách hiệu quả

✍ Xem thêm: Tư vấn cấp giấy Chứng nhận ISO 9001:2015  | Ưu đãi chi tiết

3. Đối tượng sử dụng sổ tay chất lượng ISO 9001

Sổ tay chất lượng là tài liệu được sử dụng phổ biến đối với mọi đối tượng liên quan đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Trong đó bao gồm các thành phần được kể đến như:

• Thứ nhất, Lãnh đạo
• Thứ hai, Các trưởng bộ phận
• Thứ ba, Chuyên gia đánh giá nội bộ
• Thứ tư, Tổ chức đánh giá, chứng nhận
• Thứ năm, Cơ quan chủ quản
• Thứ sáu, Khách hàng
• Thứ bảy, Quy trình, biểu mẫu sổ tay chất lượng ISO 9001

Sổ tay chất lượng sẽ bao gồm rất nhiều quy trình, có thể là các quy trình như Hệ thống quản lý chất lượng; Trách nhiệm từ lãnh đạo; Đo lường, phân tích, khắc phục khi cần và cải tiến. Quy trình phải xây dựng các bảng, biểu mẫu để mô tả cụ thể, chi tiết từng công việc trong từng bộ phận. Đồng thời được sử dụng một cách thống nhất và ban hành cho toàn bộ doanh nghiệp.

Sổ tay chất lượng phải được áp dụng thống nhất và cho toàn bộ doanh nghiệp

✍ Xem thêm: Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015  | Chi tiết nhất

4. Nội dung cơ bản của sổ tay chất lượng ISO 9001

Nội dung của sổ tay sẽ được xây dựng dựa trên những định hướng, mục tiêu của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn phải đảm bảo được một số thông tin cơ bản như sau:

• Giới thiệu những thông tin cần thiết về doanh nghiệp như quy mô, địa điểm, phương thức sản xuất;
• Mô tả một hệ thống chất lượng hiệu quả bao gồm tất cả các quy trình từ quản lý hệ thống chất lượng, sự lãnh đạo, nguồn lực, đo lường, phân tích và hoạt động cải tiến… đều dựa theo những yêu cầu có trong tiêu chuẩn ISO 9001;
• Giải thích đầy đủ từng yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001;
• Bao gồm đầy đủ chi tiết và giải thích về các loại trừ, tức là những gì cần được loại bỏ trong Hệ thống quản lý chất lượng;
• Chứa các tài liệu tham khảo cho các thủ tục chất lượng được sử dụng để mô tả tất cả các quá trình QMS;
• Các chính sách chất lượng của tổ chức cho thấy rằng tổ chức cam kết nghiêm ngặt về chất lượng;
• Lưu đồ thể hiện chuỗi và sự tương tác của các quy trình kinh doanh chính của doanh nghiệp. Sử dụng bảng hướng dẫn công việc tương tự như biểu mẫu. Trong phần này cần làm rõ một số vấn đề như: mức độ tiến hành, các phương pháp thực nghiệm, đo lường thực hiện như thế nào….
• Những nhân tố tham gia xây dựng hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001 và cần thiết nắm rõ các nguyên tắc tại sổ tay chất lượng.

Thúc đẩy tăng trưởng với sổ tay chất lượng cụ thể, chi tiết và khoa học nhất

✍ Xem thêm: Chi phí ISO 9001 | Những loại phí khi chứng nhận ISO 9001 doanh nghiệp cần biết

5. Cách xây dựng nội dung cho sổ tay chất lượng ISO 9001

Việc xây dựng nội dung cho sổ tay chất lượng ISO 9001 đều tiến hành dựa trên sự phù hợp với những yêu cầu cụ thể về hệ thống quản lý chất lượng được quy định trong tiêu chuẩn ISO 9001. Như đã biết, Quy định các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng có 10 điều khoản:

• Thứ nhất, Phạm vi áp dụng.
• Thứ hai, Tài liệu viện dẫn.
• Thứ ba, Thuật ngữ và định nghĩa.
• Thứ tư, Bối cảnh của tổ chức.
• Thứ năm, Sự lãnh đạo.
• Thứ sáu, Hoạch định.
• Thứ bảy, Hỗ trợ.
• Thứ tám, Thực hiện.
• Thứ chín, Đánh giá kết quả thực hiện.
• Thứ mười, Cải tiến.

Dựa trên 10 điều khoản này, cá nhân tổ chức doanh nghiệp có thể tiến hành xây dựng nội dung cho sổ tay chất lượng. Kết hợp cùng những hồ sơ, tài liệu đi kèm nhằm cung cấp thêm thông tin chi tiết cho người sử dụng sổ tay. Nội dung của sổ tay càng chi tiết, càng bám sát thực tế thì chất lượng, hiệu quả càng cao.

✍  Xem thêm: Khóa đào tạo ISO 9001:2015 về hệ thống quản lý chất lượng

6. Tham khảo cấu trúc sổ tay ISO 9001

Doanh nghiệp có thể tham khảo cấu trúc dưới đây để xây dựng sổ tay ISO 9001, cụ thể có những mục sau:

• Thứ nhất, Giới thiệu về tiêu chuẩn ISO 9001:2015
• Thứ hai, Thuật ngữ và định nghĩa
• Thứ ba, Bối cảnh của tổ chức
• Thứ tư, Sự lãnh đạo
• Thứ năm, Hoạch định
• Thứ sáu, Hỗ trợ
• Thứ bảy, Vận hành
• Thứ tám, Đánh giá kết quả hoạt động
• Thứ chín, Cải tiến
• Thứ mười, Hồ sơ và tài liệu kèm theo

Tham khảo một số mẫu sổ tay chất lượng sau:

Dưới đây là một đoạn mẫu cho Sổ tay Chất lượng của công ty sản xuất và thương mại thiết bị y tế.

Trên đây là các thông tin cơ bản về sổ tay chất lượng theo ISO 9001, Vinacontrol CE hy vọng qua nội dung trên, Quý doanh nghiệp đã nắm rõ các định nghĩa, lợi ích, nội dung cần thiết của một sổ tay chất lượng từ đó thực hiện quản lý chất lượng hiệu quả nhất. Mọi yêu cầu thông tin Quý khách hàng vui lòng liên hệ chúng tôi qua hotline miễn cước 1800.6083 ; email vnce@vnce.vn hoặc để lại thông tin liên lạc để được hỗ trợ.