7 Nguyên tắc quản lý chất lượng ISO 9001 | PHẢI BIẾT

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được biết đến là 1 hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng phổ biến trên thế giới. Và 7 nguyên tắc quản lý chất lượng được coi là nền tảng cốt lõi xây dựng nên thành công của ISO 9001. Việc hiểu và áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của một doanh nghiệp. Bài viết này, Vinacontrol CE cung cấp thông tin chi tiết về 7 nguyên tắc cơ sở trong hệ thống quản lý chất lượng.

1. 7 Nguyên tắc quản lý chất lượng ISO 9001:2015

Đầu tiên để điều hành thành công một tổ chức thì cá nhân cần định hướng và kiểm soát tổ chức theo một hệ thống rõ ràng. Có thể đạt được thành công nhờ áp dụng và duy trì một hệ thống quản lý được thiết kế để cải tiến liên tục kết quả thực hiện trong khi vẫn lưu ý đến các nhu cầu của các bên quan tâm. Sau đây là bảy nguyên tắc của quản lý mà các nhà điều hành cần nắm rõ để có thể sử dụng nhằm dẫn dắt tổ chức đạt được kết quả hoạt động cao hơn.

7 công cụ trong quản lý chất lượng ISO 9001

✍ Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001

Nguyên tắc 1: Xây dựng ISO 9001 - Định hướng đến khách hàng 

Mọi tổ chức điều phụ thuộc vào khách hàng của mình và do đó cần hiểu các nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng, đáp ứng các yêu cầu và cố gắng vượt cao hơn sự mong đợi của họ.

Khách hàng là sự sống của mọi tổ chức. Tất cả các tổ chức đều cung cấp một cái gì đó cho khách hàng. Khách hàng không chỉ là người mua mà là bất cứ cá nhân hay tổ chức nào nhận sản phẩm hay dịch vụ. Tập trung vào khách hàng có nghĩa là tập trung năng lực để thỏa mãn khách hàng và hiểu rằng tất cả các lợi nhuận hoặc mất mát đều đến từ sự thỏa mãn của khách hàng.

Theo đó, Tổ chức cần hoạt động như một quá trình để biến các nhu cầu của khách hàng thành sự thỏa mãn của họ. Điều đó có nghĩa là tất cả các quá trình đều phải tập trung vào khách hàng, mọi thành viên của tổ chức phải tập trung vào khách hàng. Trước khi quyết định, cá nhân phải tự hỏi là “khách hàng muốn gì?”. Tập trung vào khách hàng cũng có nghĩa là thỏa mãn các nhu cầu hơn là các mong muốn.

Để có thể áp dụng hiệu quả nguyên tắc này trong thực tế, các tổ chức cần phải nghiên cứu và hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Các tổ chức có thể thực hiện các cuộc khảo sát khách hàng, phân tích đánh giá phản hồi khách hàng và thường xuyên tương tác với khách hàng để đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ của mình đáp ứng được nhu cầu của họ.

Khách hàng chính là nguyên tắc cốt lỗi nhất trong ISO 9001

✍ Xem thêm: Tư vấn Cấp giấy chứng nhận ISO 9001:2015 tiết kiệm 

Nguyên tắc 2: Cam kết từ lãnh đạo

Lãnh đạo thiết lập sự thống nhất đồng bộ giữa mục đích, đường lối và môi trường nội bộ trong doanh nghiệp. Hoạt động chất lượng sẽ mất hiệu quả nếu không có sự cam kết của lãnh đạo. Lãnh đạo phải có tầm nhìn cao, xây dựng những giá trị rõ ràng, cụ thể và định hướng vào khách hàng. Lãnh đạo phải chỉ đạo và tham gia xây dựng chiến lược, hệ thống và và các biện pháp huy động sự tham gia và tính sáng tạo của mỗi nhân viên để xây dựng, nâng cao năng lực của doanh nghiệp và đạt kết quả tốt nhất có thể.

Qua việc tham gia trực tiếp vào các hoạt động như lập kế hoạch, xem xét đánh giá hoạt động của tổ chức, ghi nhận những kết quả hoạt động của nhân viên, lãnh đạo có vai trò củng cố giá trị và khuyến khích sự sáng tạo, đi đầu ở mọi cấp trong toàn bộ tổ chức.

Dưới đây là những lợi ích hữu hiệu khi áp dụng nguyên tắc ISO 9001:

• Truyền đạt những thông tin về tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược, chính sách, quy trình làm việc cho toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp;
• Tạo dựng các giá trị cốt lõi, giá trị chung, đặc biệt là đạo đức trong kinh doanh;
• Xây dựng văn hóa nơi làm việc văn minh, luôn chia sẻ và đảm bảo công bằng, minh bạch giữa mọi bộ phận trong doanh nghiệp;
• Khuyến khích sự cam kết về chất lượng trong doanh nghiệp;
• Đảm bảo người quản lý, người lãnh đạo phải là những tấm gương tích cực, có trách nhiệm;
• Tạo điều kiện cho nhân viên có thể phát huy được vai trò, trách nhiệm của mình trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
• Truyền cảm hứng, động lực làm việc cho nhân viên. Ghi nhận đóng góp và khích lệ nhân viên khi đạt được thành tích tốt trong công việc.

Lãnh đạo cần đảm bảo mục tiêu của tổ chức được đưa ra một cách rõ ràng

✍ Xem thêm: Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 | Tư vấn miễn phí

Nguyên tắc 3: ISO 9001 - Sự tham gia của mọi người trong tổ chức

Con người là nguồn lực quý nhất của một tổ chức và sự tham gia đầy đủ với những hiểu biết và kinh nghiệm của họ rất có ích cho tổ chức. Để đạt được kết quả trong việc cải tiến chất lượng thì kỹ năng, nhiệt tình, ý thức trách nhiệm của người lao động đóng một vai trò quan trọng. Lãnh đạo tổ chức phải tạo điều kiện để mọi nhân viên có điều kiện học hỏi nâng cao kiến thức, trình độ nghiệp vụ chuyên môn, quản lý. Mỗi cương vị công tác sẽ có hành vi công việc và ứng xử phù hợp với vị trí của mình.

Con người là yếu tố quan trọng nhất trong mọi hoạt động quản lý tại tổ chức

✍ Xem thêm: Thời hạn giấy chứng nhận ISO 9001:2015 là bao lâu?

Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình

Trong mọi hoạt động từ quá trình sản xuất đến khâu quản lý chất lượng mọi kế hoạch đều phải thực hiện hay tiếp cận 1 cách cẩn thận theo một quy trình cụ thể:

 Quá trình là tập hợp các hoạt động có liên quan lẫn nhau hoặc tương tác để biến đầu vào thành đầu ra.

Với nguyên tắc này, doanh nghiệp cần phải kiểm soát toàn diện mọi quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng từ khâu đầu vào đến khâu đầu ra. Mục đích của việc làm này là đảm bảo sự nhất quán về chất lượng trong kết quả của mỗi quy trình, đáp ứng được các mục tiêu như dự kiến. Đồng thời, giúp nguồn lực được phân bố hợp lý hơn, giảm sự lãng phí trong khi hiệu suất được nâng cao. 

Dưới đây là quy trình tiếp cận mà tổ chức cần biết đến:

• Xác định mục tiêu của QMS và lập danh sách các quá trình cần thiết để đạt được nó.
• Thiết lập phạm vi áp dụng, vai trò, mục đích của mỗi quy trình.
• Phân tích, đánh giá sự tương tác giữa các quy trình để có phương án quản lý, kiểm soát phù hợp.
• Xác định các rủi ro, cơ hội có thể xảy ra khi thực thi các quy trình vào thực tế và có hành động phù hợp.
• Phân bố nguồn lực hợp lý để đảm bảo quy trình có hiệu lực và đạt được kết quả như mong đợi. Đảm bảo tính sẵn có của thông tin để phục vụ cho quá trình kiểm soát, đánh giá và cải tiến quy trình.

Kết quả mong muốn sẽ đạt được một cách hiệu quả khi được quản lý như một quá trình

✍ Xem thêm: Chứng nhận ISO 45001 tại doanh nghiệp | Hướng dẫn hệ thống quản lý an toàn sức khoẻ nghề nghiệp 

Nguyên tắc 5: Cải tiến liên tục hệ thống

Cải tiến chính là nguyên tắc thứ 5 trong hệ thống quản lý chất lượng - ISO 9001:2015. Cải tiến liên tục là mục tiêu, đồng thời cũng là phương pháp của mọi doanh nghiệp. Muốn có được khả năng cạnh tranh và mức độ chất lượng cao nhất, doanh nghiệp phải liên tục cải tiến.

Điều này có nghĩa là mọi người trong tổ chức phải liên tục đặt câu hỏi về thành tích để liên tục tìm cách giảm sự biến đổi, đặt câu hỏi về phương pháp để tìm ra các cách thức làm việc tốt hơn, đặt câu hỏi về các mục tiêu để truy tìm các mục tiêu mới giúp gia tăng năng lực của tổ chức. Hiệu năng – phương pháp – mục tiêu, là ba vùng cải tiến then chốt cần thiết cho tổ chức trong việc đạt được và duy trì thành công.

Lợi ích của nguyên tắc cải tiến liên tục trong hệ thống:

• Cải thiện được hiệu xuất quy trình, khả năng tổ chức và sự hài lòng của khách hàng;
• Tăng cường vào hoạt động kiểm tra, xác định nguyên nhân gốc rễ tiếp theo là các hoạt động phòng ngừa và khắc phục;
• Nâng cao khả năng dự đoán và phản ứng với các rủi ro;
• Nâng cao chất lượng trong hoạt động sản xuất lẫn dịch vụ khách hàng.

PDCA - Mô hình được các doanh nghiệp áp dụng cho sự cải tiến liên tục

✍  Xem thêm: Chu trình PDCA là gì? 4 bước áp dụng thành công cần biết

Nguyên tắc 6: Quyết định dựa trên sự kiện/bằng chứng

Mọi quyết định và hành động của hệ thống quản lý hoạt động kinh doanh muốn có hiệu quả phải được xây đựng dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin. Các sự kiện được thu thập từ sự quan sát được thực hiện bởi các nhân viên có đủ khả năng và chính trực với các phương tiện đã được biết đến. Để ra các quyết định dựa trên sự kiện chúng ta cần có kỹ thuật đáng tin cận để thu thập và xử lý dữ liệu. Chúng ta cần dùng các phương pháp có giá trị để giải thích sự kiện và cho ra các thông tin cần thiết cho có khả năng để ra các quyết định.

Nguyên tắc 7 - Quản lý mối quan hệ hợp tác

Các tổ chức cần tạo dựng mối quan hệ hợp tác nội bộ với bên ngoài tổ chức để đạt được mục tiêu chung. Các mối quan hệ nội bộ, tạo sự đoàn kết nội bộ, thúc đẩy sự hợp tác giữa lãnh đạo và người lao động, tạo lập các mối quan hệ mạng lưới giữa các bộ phận trong tổ chức để tăng cường sự linh hoạt và khả năng đáp ứng nhanh. Các mối quan hệ bên ngoài là những mối quan hệ với khách hàng, người cung cấp, các đối thủ cạnh tranh, các tổ chức đào tạo, các cơ quan quản lý, chính quyền địa phương… Những mối quan hệ liên quan ngày càng quan trọng, nó là những mối quan hệ chiến lược, chúng có thể giúp tổ chức thâm nhập thị trường, mở rộng thương hiệu hoặc thiết kế những sản phẩm và dịch vụ mới.

Khi việc quản lý mối quan hệ đạt được hiệu quả, doanh nghiệp cũng sẽ tới gần hơn với sự phát triển và thành công bền vững. Bởi nhà cung cấp, các đối tác là những đối tượng có thể ảnh hưởng đến hoạt động của một doanh nghiệp. Một nhà cung cấp hay một đối tác phù hợp có thể góp phần giúp doanh nghiệp quản lý chi phí và nguồn lực hiệu quả hơn để tối ưu hóa các giá trị được tạo ra.

Thế giới đang từng bước chuyên môn hóa sâu hơn và rộng hơn. Một sản phẩm thường không chỉ có một tổ chức làm từ đầu đến sản phẩm cuối cùng mà phải sử dụng có thể là nguyên liệu/ dịch vụ/ thiết bị … từ một tổ chức khác. Do đó, nếu việc hợp tác giữa hai bên tốt để trở thành liên minh chiến lược hay đối tác tin cậy có thể giúp cắt giảm việc kiểm kê, đóng gói hay tìm kiếm khách hàng mới và nhà cung cấp mới. Việc hợp tác và xây dựng tốt mối quan hệ tốt với nhà cung cấp giúp các tổ chức có thể ứng phó tốt hơn với những bất ổn trong hoạt động kinh doanh của mình.

Tổ chức và người cung ứng phụ thuộc lẫn nhau và hỗ trợ nhau cùng có lợi

✍  Xem thêm: Chứng nhận ISO 9001 như thế nào? Hỗ trợ thủ tục từ A-Z

Kết luận

Trên đây là thông tin về 07 nguyên tắc của quản lý chất lượng ISO 9001:2015. Qua bài viết này, Vinacontrol CE – đơn vị đào tạo và chứng nhận ISO hàng đầu Việt Nam hy vọng Quý doanh nghiệp đã tiếp cận được các nguyên tắc. Trên cơ sở việc tuân thủ các nguyên tắc này, tin rằng doanh nghiệp sẽ tiến hành hoạt động quản lý chất lượng tại tổ chức với sự đạt hiệu quả cao và triệt để nhất. Quý khách hàng cần tư vấn liên quan đến hoạt động quản lý chất lượng ISO 9001 hay các dịch vụ đào tạo, chứng nhận khác liên quan đến ISO xin vui lòng liên hệ Vinacontrol CE qua Hotline 1800.6083 Email: vnce@vnce.vn để nhận tư vấn miễn phí và báo giá chi tiết.