7 Nguyên tắc trong quản lý chất lượng ISO 9001

Nhiều tổ chức doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 và đạt được nhiều thành tựu, cải tiến đáng kể. Tuy nhiên một số doanh nghiệp do không nắm rõ các nguyên tắc nên chưa thể áp dụng triệt để tiêu chuẩn ISO vào hoạt động quản lý chất lượng của mình. Quản lý chất lượng ISO 9001 có tất cả 7 nguyên tắc. Sau đây Vinacontrol CE xin cung cấp các thông tin để Quý doanh nghiệp vận dụng cũng như đạt được nhiều thành công hơn nữa.

 

1. 7 Nguyên tắc quản lý chất lượng ISO 9001:2015

Đầu tiên để điều hành thành công một tổ chức thì cá nhân cần định hướng và kiểm soát tổ chức theo một hệ thống rõ ràng. Có thể đạt được thành công nhờ áp dụng và duy trì một hệ thống quản lý được thiết kế để cải tiến liên tục kết quả thực hiện trong khi vẫn lưu ý đến các nhu cầu của các bên quan tâm. Sau đây là bảy nguyên tắc của quản lý mà các nhà điều hành cần nắm rõ để có thể sử dụng nhằm dẫn dắt tổ chức đạt được kết quả hoạt động cao hơn.

7 công cụ trong quản lý chất lượng ISO 9001

7 công cụ trong quản lý chất lượng ISO 9001

 

Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng.

Mọi tổ chức điều phụ thuộc vào khách hàng của mình và do đó cần hiểu các nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng, đáp ứng các yêu cầu và cố gắng vượt cao hơn sự mong đợi của họ.

Khách hàng là sự sống của mọi tổ chức. Tất cả các tổ chức đều cung cấp một cái gì đó cho khách hàng. Khách hàng không chỉ là người mua mà là bất cứ cá nhân hay tổ chức nào nhận sản phẩm hay dịch vụ. Tập trung vào khách hàng có nghĩa là tập trung năng lực để thỏa mãn khách hàng và hiểu rằng tất cả các lợi nhuận hoặc mất mát đều đến từ sự thỏa mãn của khách hàng.

Theo đó, Tổ chức cần hoạt động như một quá trình để biến các nhu cầu của khách hàng thành sự thỏa mãn của họ. Điều đó có nghĩa là tất cả các quá trình đều phải tập trung vào khách hàng, mọi thành viên của tổ chức phải tập trung vào khách hàng. Trước khi quyết định, cá nhân phải tự hỏi là “khách hàng muốn gì?”. Tập trung vào khách hàng cũng có nghĩa là thỏa mãn các nhu cầu hơn là các mong muốn.

tất cả các lợi nhuận hoặc mất mát đều đến từ sự thỏa mãn của khách hàng

Tất cả các lợi nhuận hoặc mất mát đều đến từ sự thỏa mãn của khách hàng

 

Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo

Lãnh đạo thiết lập sự thống nhất đồng bộ giữa mục đích, đường lối và môi trường nội bộ trong doanh nghiệp. Hoạt động chất lượng sẽ mất hiệu quả nếu không có sự cam kết của lãnh đạo. Lãnh đạo phải có tầm nhìn cao, xây dựng những giá trị rõ ràng, cụ thể và định hướng vào khách hàng. Lãnh đạo phải chỉ đạo và tham gia xây dựng chiến lược, hệ thống và và các biện pháp huy động sự tham gia và tính sáng tạo của mỗi nhân viên để xây dựng, nâng cao năng lực của doanh nghiệp và đạt kết quả tốt nhất có thể.

Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người

Việc huy động mọi người tham gia đầy đủ sẽ giúp cho việc sử dụng được năng lực của họ vì lợi ích của tổ chức. Nguyên tắc này có nghĩa là quản lý phải tập hợp các nguồn lực về kiến thức, khuyến khích sự hợp tác, tận dụng kỹ năng của tất cả mọi người. Nó cũng có nghĩa là lãnh đạo phải có những cuộc thảo luận mở – không phải đóng, trừ khi đó là những vấn đề liên quan đến bí mật kinh doanh. Quản lí bảo thủ dẫn đến sự hoài nghi trong lực lượng lao động.

Lãnh đạo phải được thấy là đang hành động với tính chính trực và đó là cách thức để mọi người tham gia.

 

Con người là yếu tố quan trọng nhất trong mọi hoạt động quản lý tại tổ chức

Con người là yếu tố quan trọng nhất trong mọi hoạt động quản lý tại tổ chức

 

Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình

Kết quả mong muốn sẽ đạt được một cách hiệu quả khi các nguồn lực và các hoạt động có liên quan được quản lý như một quá trình.

 Quá trình là tập hợp các hoạt động có liên quan lẫn nhau hoặc tương tác để biến đầu vào thành đầu ra

Mọi việc đều là quá trình vì nó lấy các đầu vào và chuyển đổi thành các đầu ra. Với một tổ chức các đầu vào được thêm các giá trị. Vì thế, các quá trình có động lực – chúng làm việc cho sự việc xảy ra. Một quá trình có hiệu lực khi các kết quả đầu ra phù hợp với các mục đích của tổ chức. Các việc liên quan đến con người hoặc máy móc được trang bị, kết hợp với các nguồn lực khác tạo nên một chuỗi các nhiệm vụ để sản xuất ra đầu ra. Cho dù nhiệm vụ có đơn giản thế nào đi nữa, luôn có một lí do hay mục tiêu để làm nó, sử dụng và tiêu tốn các nguồn lực, một trình tự các hoạt động, các quyết định liên quan đến sự chính xác, sự phán đoán tính đầy đủ, và một đầu ra được mong đợi. Tổ chức tồn tại là để đáp ứng các yêu cầu khách hàng và các bên quan tâm, do đó, các quá trình của tổ chức cũng phải phục vụ cho các nhu cầu của tất cả các bên. Một quá trình mà sản sinh ra rác thì cũng giống như một quá trình lãng phí nguồn lực. Do đó, các quá trình phải được quản lí một cách hiệu quả theo các yêu cầu đối với sản phẩm đầu ra. Các tiếp cận theo quá trình để quản lí do đó không đơn giản là việc chuyển các đầu vào thành đầu ra mà để quản lí tất cả các quá trình nhằm đáp ứng các yêu cầu:

  • Xác định rõ các mục đích, mục tiêu này thông qua việc thực hiện các nguồn lực có sử dụng các nguồn lực.
  • Các sản phẩm đầu ra đáp ứng nhu cầu của các bên quan tâm.
  • Đo lường, xem xét và cải tiến liên tục tính hiệu lực, hiệu quả của quá trình.

 

Kết quả mong muốn sẽ đạt được một cách hiệu quả khi các nguồn lực và các hoạt động có liên quan được quản lý như một quá trình.

Kết quả mong muốn sẽ đạt được một cách hiệu quả khi được quản lý như một quá trình

 

Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống đối với quản lý

Việc xác định, hiểu và quản lý các quá trình có liên quan lẫn nhau như một hệ thống sẽ đem lại hiệu lực và hiệu quả của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.

Một hệ thống là một tập hợp các ý tưởng, các nguyên tắc và các nguyên lý hoặc một chuỗi các hoạt động mà để sản xuất ra các sản phẩm cụ thể. Để trở thành một chuỗi, các hoạt động phải làm việc với nhau trong nguyên tắc chuẩn mực.

Thực hiện một cách tiếp cận theo hệ thống đối với quản lý nghĩa là quản lý tổ chức như một hệ thống các quá trình mà các quá trình đó thích hợp với nhau, các đầu vào và đầu ra được liên kết, các nguồn lực dùng cho các quá trình, hiệu suất được theo dõi…

Điều này giúp xem hệ thống một cách rõ ràng và ngụ ý rằng hệ thống là động chứ không tĩnh. Hệ thống không phải là tập hợp các nhân tố, các thủ tục và nhiệm vụ ngẫu nhiên mà là một tập hợp các quá trình có liên quan có tương tác. Cách tiếp cận theo hệ thống cho thấy rằng các hành vi của bất cứ thành phần nào của hệ thống cũng có ảnh hưởng đến hành vi của toàn bộ hệ thống. Thậm chí nếu các quá trình riêng lẻ được thực hiện rất tốt, nhưng lại không tương tác với nhau, thì hệ thống tổng thể cũng không thể vận hành tốt được.

 

Cần tiếp cận vấn đề theo hệ thống rõ ràng để đạt hiệu quả cao nhất

Cần tiếp cận vấn đề theo hệ thống rõ ràng để đạt hiệu quả cao nhất

 

Nguyên tắc 06: Cải tiến liên tục

Cải tiến liên tục các kết quả thực hiện phải là mục tiêu thường trực của tổ chức

 Cải tiến liên tục là hoạt động lặp lại để nâng cao khả năng thực hiện các yêu cầu

Điều này có nghĩa là mọi người trong tổ chức phải liên tục đặt câu hỏi về thành tích để liên tục tìm cách giảm sự biến đổi, đặt câu hỏi về phương pháp để tìm ra các cách thức làm việc tốt hơn, đặt câu hỏi về các mục tiêu để truy tìm các mục tiêu mới giúp gia tăng năng lực của tổ chức. Hiệu năng – phương pháp – mục tiêu, là ba vùng cải tiến then chốt cần thiết cho tổ chức trong việc đạt được và duy trì thành công.

Cải tiến có thể nhắm đến các đặc điểm cụ thể, các hoạt động cụ thể, các sản phẩm cụ thể, các quá trình cụ thể hoặc các tổ chức cụ thể. Khi nhắm đến các đặc tính cụ thể, thì cải tiến có thể là làm giảm sự sai khác khi đo lường …

Cải tiến liên tục nên được hiểu là sự cải tiến mà không có điểm dừng hơn là một cải tiến có quy luật và có tần số.

PDCA - Mô hình được các doanh nghiệp áp dụng cho sự cải tiến liên tục

PDCA - Mô hình được các doanh nghiệp áp dụng cho sự cải tiến liên tục

✍  Xem thêm: Chu trình PDCA là gì? 4 bước áp dụng thành công cần biết

Nguyên tắc 7: Quyết định dựa trên sự kiện

Mọi quyết định có hiệu lực dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin.

Các sự kiện được thu thập từ sự quan sát được thực hiện bởi các nhân viên có đủ khả năng và chính trực với các phương tiện đã được biết đến. Để ra các quyết định dựa trên sự kiện chúng ta cần có kỹ thuật đáng tin cận để thu thập và sử lý dữ liệu. Chúng ta cần dùng các phương pháp có giá trị để giải thích sự kiện và cho ra các thông tin cần thiết cho có khả năng để ra các quyết định.

Cần tiếp cận theo nhiều các khác nhau để ra những quyết đinh khác nhau. Đầu tiên là lựa chọn quyết định bạn muốn ra và sau đó xác định sự kiện nào bạn cần, xác định sự kiện đó được thu thập như thế nào, bằng phương pháp gì? Đánh giá rủi ro do thông tin sai lệch và giá trị mang lại để thiết lập các phương pháp đo đảm bảo tính chính trực. Phải xác định mục tiêu cho các dữ liệu được thu thập, nếu không sẽ dẫn đến lãng phí và hao tốn nguồn lực.

Ngoài 07 nguyên tắc trên, việc xây dựng mối quan hệ hợp tác cùng có lợi với người cung ứng sẽ giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích thực tế hơn.

 

Tổ chức và người cung ứng phụ thuộc lẫn nhau và mối quan hệ cùng có lợi sẽ nâng cao năng lực của cả hai bên để tạo ra giá trị.

Tổ chức và người cung ứng phụ thuộc lẫn nhau và mối quan hệ cùng có lợi sẽ nâng cao năng lực của cả hai bên để tạo ra giá trị.

 

Thế giới đang từng bước chuyên môn hóa sâu hơn và rộng hơn. Một sản phẩm thường không chỉ có một tổ chức làm từ đầu đến sản phẩm cuối cùng mà phải sử dụng có thể là nguyên liệu/ dịch vụ/ thiết bị … từ một tổ chức khác. Do đó, nếu việc hợp tác giữa hai bên tốt để trở thành liên minh chiến lược hay đối tác tin cậy có thể giúp cắt giảm việc kiểm kê, đóng gói hay tìm kiếm khách hàng mới và nhà cung cấp mới. Việc hợp tác và xây dựng tốt mối quan hệ tốt với nhà cung cấp giúp các tổ chức có thể ứng phó tốt hơn với những bất ổn trong hoạt động kinh doanh của mình.

Trên đây là thông tin về 07 nguyên tắc của quản lý chất lượng ISO 9001: 2015. Qua bài viết này, Vinacontrol CE – đơn vị đào tạo và chứng nhận ISO hàng đàu Việt Nam hy vọng Quý doanh nghiệp đã tiếp cận được các nguyên tắc. Trên cơ sở việc tuân thủ các nguyên tắc này, tin rằng doanh nghiệp sẽ tiến hành hoạt động quản lý chất lượng tại tổ chức với sự đạt hiệu quả cao và  triệt để nhất.

Quy khách hàng cần tư vấn liên quan đến hoạt động quản lý chất lượng ISO 9001 hay các dịch vụ đào tạo, chứng nhận khác liên quan đến ISO xin vui lòng liên hệ Vinacontrol CE qua Hotline: 1800.6083 Email: vnce@vnce.vn để nhận tư vấn miễn phí và báo giá chi tiết.

Tin khác

Chuỗi cung ứng là gì? 5 Thành phần tạo nên chuỗi cung ứng

Chuỗi cung ứng có ảnh hưởng  lớn đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh...

Mẫu checklist đánh giá nội bộ ISO 9001:2015

Để có thể thu thập thông tin một cách đầy đủ và chất lượng, đòi hỏi đánh giá...

Chính sách chất lượng là gì? Cách thiết lập chính sách chất lượng

Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả khi sở hữu một chính sách có chất lượng. Do...

Chất lượng dịch vụ là gì? Các tiêu chí đánh giá phải biết | Vinacotrol CE

Chất lượng dịch vụ là tập hợp các đặc tính của một đối tượng, tạo cho đối...

7 Công cụ quản lý chất lượng áp dụng toàn thế giới

7 công cụ quản lý chất lượng được sử dụng để giải quyết cũng như đưa ra các...

Quản trị chất lượng là gì?

Quản trị chất lượng là hoạt động có chức năng quản trị chung nhằm đề ra mục...

Chứng nhận hợp quy mặt nạ phòng độc - Lọc bụi

Chứng nhận hợp quy mặt nạ phòng độc là yêu cầu bắt buộc đối với mọi tổ chức...

Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ ISO | Uy Tín - Chất Lượng

Vinacontrol CE cung cấp khóa học đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ theo tiêu...

An toàn sức khỏe nghề nghiệp trong doanh nghiệp

Để có thể xây dựng an toàn sức khỏe nghề nghiệp trong doanh nghiệp thì các cá...

An toàn lao động là gì? 4 Nội dung cần biết về Luật An toàn VN

An toàn lao động là các giải pháp phòng chống tác động của các yếu tố nguy...