Công bố hợp quy | Doanh nghiệp đã công bố trước 25/5/2026 cần lưu ý gì?

Trong bối cảnh yêu cầu quản lý chất lượng ngày càng chặt chẽ, công bố hợp quy trở thành nghĩa vụ pháp lý không thể bỏ qua đối với doanh nghiệp. Theo Thông tư số 14/2026/TT-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ, chính thức có hiệu lực từ ngày 25/5/2026, công bố hợp quy là việc tổ chức, cá nhân tự công bố sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng — nhằm bảo đảm an toàn cho người tiêu dùng và minh bạch hóa thị trường.

1. Công bố hợp quy là gì?

Công bố hợp quy là việc tổ chức, cá nhân tự công bố sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Để thực hiện công bố hợp quy, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá chứng nhận hợp quy theo quy chuẩn quốc gia mà Nhà nước đã ban hành.

• Quy chuẩn kỹ thuật là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khoẻ con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích và an ninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu khác;
• Chứng nhận hợp quy là việc xác nhận đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.
• Đối tượng của công bố hợp quy là sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường hoặc các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội được quy định trong quy chuẩn kỹ thuật quốc gia do các Bộ quản lý ngành, lĩnh vực ban hành hoặc được quy định trong quy chuẩn kỹ thuật địa phương do Ủy ban nhân tỉnh, thành phố ban hành. Công bố hợp quy là hoạt động bắt buộc.

Đảm bảo chất lượng sản phẩm bằng việc công bố hợp quy sản phẩm

2. Trình tự thủ tục công bố hợp quy như thế nào?

Trình tự công bố hợp quy được quy định cụ thể tại Điều 13 của Thông tư 14/2026/TT-BKHCN, bao gồm các bước sau:

► Bước 1: Lập bản đăng ký công bố hợp quy

• Tổ chức, cá nhân điền thông tin vào bản đăng ký công bố hợp quy theo mẫu tại Phụ lục IV kèm theo Thông tư. Tổ chức, cá nhân có trách nhiệm xác định và liệt kê đầy đủ các quy chuẩn kỹ thuật tương ứng bắt buộc phải áp dụng cho đối tượng công bố.
• Người chịu trách nhiệm về đối tượng công bố phải ký xác nhận vào bản đăng ký này

► Bước 2: Thực hiện đăng ký công bố qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng và nhận mã số xác nhận đã hoàn thành đăng ký.

Sau khi hoàn tất đăng ký, tổ chức và cá nhân phải có trách nhiệm duy trì sự phù hợp, sử dụng dấu hợp quy trước khi đưa sản phẩm ra thị trường và lưu giữ hồ sơ công bố để phục vụ việc kiểm tra, thanh tra

Vinacontrol CE chứng nhận và công bố hợp quy sản phẩm hàng hóa 

✍ Xem thêm: Điều cần lưu ý khi thực hiện chứng nhận hợp quy 

3. Hồ sơ đăng ký công bố hợp quy sản phẩm 

Theo Thông tư số 14/2026/TT-BKHCN, hồ sơ đăng ký công bố hợp quy sản phẩm được chia thành hai phần: các tài liệu nộp khi đăng ký trực tuyến và bộ hồ sơ lưu giữ tại cơ sở để phục vụ kiểm tra.

3.1 Tài liệu nộp kèm theo khi thực hiện đăng ký trực tuyến

Khi thực hiện đăng ký công bố hợp quy qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng, tổ chức, cá nhân cần đính kèm các tài liệu điện tử sau:

• Trường hợp dựa trên kết quả chứng nhận của tổ chức chứng nhận: Bản điện tử của Giấy chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật tương ứng do tổ chức chứng nhận hợp quy cấp. 

• Trường hợp dựa trên kết quả tự đánh giá: Báo cáo tự đánh giá hợp quy (theo mẫu tại Phụ lục V) và Bản điện tử kết quả thử nghiệm phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật của tổ chức thử nghiệm được chỉ định hoặc công nhận

3.2 Hồ sơ lập và lưu giữ tại tổ chức, cá nhân

Tổ chức, cá nhân có trách nhiệm lập và lưu giữ hồ sơ công bố hợp quy để phục vụ việc kiểm tra, thanh tra của cơ quan quản lý nhà nước. Thành phần hồ sơ bao gồm:

A. Đối với công bố dựa trên kết quả chứng nhận:

• Bản chính giấy chứng nhận hợp quy.
• Hồ sơ chứng nhận của tổ chức chứng nhận hợp quy thực hiện.
• Bản đăng ký công bố hợp quy và thông tin xác nhận đã hoàn thành đăng ký trên Cơ sở dữ liệu quốc gia.

B. Đối với công bố dựa trên kết quả tự đánh giá:

• Bản đăng ký công bố hợp quy và thông tin xác nhận đã đăng ký thành công
• Bản chính hồ sơ tự đánh giá giám sát, bao gồm các nội dung chi tiết: Mô tả chung về sản phẩm, thông tin sản xuất, kết quả thử nghiệm, kế hoạch kiểm soát chất lượng và báo cáo tự đánh giá.

Lưu ý: Tổ chức, cá nhân phải thực hiện công bố lại nếu có bất kỳ sự thay đổi nào về nội dung của quy chuẩn kỹ thuật hoặc thay đổi về tính năng, công dụng, đặc điểm của sản phẩm đã công bố

Mẫu giấy chứng nhận hợp quy vật liệu xây dựng tại Việt Nam 

✍ Xem thêm: Những điều cần biết về mẫu giấy chứng nhận hợp quy 

Mẫu giấy chứng nhận hợp quy khăn giấy, giấy vệ sinh

4. Doanh nghiệp đã công bố trước 25/5/2026 cần lưu ý gì?

Khi Thông tư 14/2026/TT-BKHCN chính thức có hiệu lực, một trong những mối quan tâm lớn nhất của doanh nghiệp là liệu các giấy tờ, hồ sơ công bố hợp quy đã thực hiện trước đó có còn giá trị hay không. Để giải đáp vấn đề này, Điều 17 của Thông tư đã quy định rõ các điều khoản chuyển tiếp nhằm đảm bảo tính liên tục và giảm bớt gánh nặng thủ tục cho doanh nghiệp, cụ thể như sau:

• Tiếp tục sử dụng kết quả cũ: Các tổ chức, cá nhân đã hoàn tất đánh giá sự phù hợp, công bố hợp chuẩn hoặc công bố hợp quy trước ngày 25/5/2026 hoàn toàn không phải lo lắng — giấy chứng nhận và dấu hợp quy hiện có vẫn được công nhận và tiếp tục có giá trị sử dụng theo đúng quy định.
• Thời hạn hiệu lực được duy trì: Quyền lợi này được bảo toàn cho đến khi hết thời hạn ghi trên giấy chứng nhận hợp chuẩn hoặc giấy chứng nhận hợp quy. Doanh nghiệp không cần thực hiện bất kỳ thao tác nào để "chuyển đổi" sang quy định mới trong thời gian này.
• Không phải thực hiện lại thủ tục: Đây là điểm quan trọng nhất: trong suốt thời gian giấy chứng nhận còn hiệu lực, doanh nghiệp không bắt buộc phải thông báo lại bản công bố hợp chuẩn hay đăng ký lại bản công bố hợp quy theo quy trình mới của Thông tư 14/2026/TT-BKHCN.

Lưu ý: Quy định chuyển tiếp này áp dụng cho tất cả doanh nghiệp đã thực hiện công bố theo Thông tư 28/2012/TT-BKHCN và các văn bản sửa đổi trước đó. Khi giấy chứng nhận hết hạn, doanh nghiệp mới cần thực hiện lại đầy đủ theo quy trình mới.

Kết luận

Với những thông tin về hoạt động công bố hợp quy sản phầm hàng hóa phần nào giúp ích được Quý doanh nghiệp trên con đường công bố chất lượng sản phầm hàng hóa trên thị trường. Vinacontrol CE lấy làm vinh hạnh khi được đồng hành cũng doanh nghiệp, chúng tôi là 1 tổ chức đánh giá chứng nhận hàng đầu tại Việt Nam. Với hệ thống chi nhánh trải dài khắp cả nước cùng hệ thống phòng thí nghiệm đạt chuẩn theo tiêu chuẩn quốc gia. Hơn hết khi thực hiện chứng nhận sản phẩm tại Vinacontrol CE luôn được hỗ trợ về thủ tục lẫn chi phí tiết kiệm nhất, nhanh chóng nhất.Quý doanh nghiệp có bất cứ thắc mắc hay yêu cầu về dịch vụ công bố hợp quy liên hệ với chúng tôi qua hotline miễn phí 1800.6083, email vnce@vnce.vn hoặc để lại thông tin liên hệ để được hỗ trợ.