Hướng dẫn lập hồ sơ vệ sinh môi trường lao động đúng chuẩn 2025

Hồ sơ vệ sinh môi trường lao động không chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn là công cụ quản lý quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát các yếu tố nguy cơ tại nơi làm việc. Từ bụi, tiếng ồn đến vi khí hậu hay hóa chất, mọi điều kiện tiếp xúc đều cần được đánh giá, ghi nhận và lưu trữ theo quy định. Với hàng loạt văn bản hướng dẫn cụ thể như Luật ATVSLĐ, Nghị định 44 và Thông tư 19, việc lập hồ sơ đúng chuẩn là điều mà bất kỳ đơn vị sử dụng lao động nào cũng phải nắm rõ và thực hiện đầy đủ.

1. Định nghĩa và căn cứ pháp lý

1.1 Hồ sơ vệ sinh môi trường lao động là gì?

Theo Điều 10 Thông tư 19/2016/TT-BYT, hồ sơ vệ sinh môi trường lao động là tập hợp các tài liệu phản ánh điều kiện lao động tại nơi làm việc, bao gồm kết quả quan trắc môi trường, các yếu tố có hại và biện pháp cải thiện.

Hồ sơ bao gồm:

• Danh sách vị trí làm việc, nghề nghiệp có yếu tố nguy cơ
• Kết quả quan trắc môi trường lao động: vi khí hậu, bụi, khí độc, tiếng ồn, v.v.
• Biện pháp can thiệp hoặc cải thiện điều kiện làm việc
• Phiếu phân loại mức độ nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm
• Tài liệu huấn luyện vệ sinh lao động, bệnh nghề nghiệp

Hồ sơ vệ sinh môi trường phải được lưu giữ tối thiểu 10 năm tại doanh nghiệp

Đây là căn cứ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định về vệ sinh công nghiệp, đảm bảo an toàn nơi làm việc và phòng chống bệnh nghề nghiệp.

1.2 Căn cứ pháp lý về việc lập hồ sơ vệ sinh môi trường lao động

Việc xây dựng, lập và lưu trữ hồ sơ vệ sinh môi trường lao động là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định tại các văn bản pháp luật sau:

• Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015: Doanh nghiệp phải kiểm soát yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại tại nơi làm việc và tổ chức quan trắc môi trường định kỳ.

• Nghị định 44/2016/NĐ-CP: Quy định về nguyên tắc, nội dung, tần suất và kế hoạch thực hiện quan trắc môi trường lao động.

• Thông tư 19/2016/TT-BYT: Hướng dẫn chi tiết về nội dung, phương pháp, mẫu biểu và trách nhiệm lập và lưu giữ hồ sơ vệ sinh môi trường lao động.

✍  Xem thêm: Dịch vụ quan trắc môi trường lao động | Uy tín - Minh bạch

2. Ai cần lập hồ sơ và lập trong trường hợp nào?

2.1 Đối tượng bắt buộc

Theo Điều 18 Luật ATVSLĐ và Điều 7 Thông tư 19/2016/TT-BYT:

• Tất cả doanh nghiệp, cơ sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ có sử dụng lao động
• Đặc biệt các ngành có yếu tố độc hại như hóa chất, khai khoáng, dệt may, y tế, thực phẩm, xây dựng

2.2 Trường hợp cần lập hoặc cập nhật hồ sơ vệ sinh lao động

• Khi bắt đầu hoạt động sản xuất, xây dựng nhà máy mới
• Khi thay đổi mặt bằng, công nghệ, quy trình sản xuất
• Khi có yêu cầu từ cơ quan nhà nước hoặc đoàn kiểm tra

2.3 Tần suất quan trắc và cập nhật hồ sơ

Theo Điều 35 Nghị định 44/2016/NĐ-CP: "Quan trắc môi trường lao động được thực hiện định kỳ ít nhất 01 lần/năm đối với các yếu tố có hại có giới hạn tiếp xúc cho phép và khi có sự thay đổi lớn về công nghệ, quy trình sản xuất, điều kiện làm việc hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền."

Doanh nghiệp cần thực hiện quan trắc môi trường lao động định kỳ ít nhất 01 lần/năm

✍  Xem thêm: Thủ tục và chi phí quan trắc môi trường lao động | 3 cách tối ưu chi phí hiệu quả

3. Mẫu hồ sơ vệ sinh môi trường lao động mới nhất 2025

Dưới đây là đoạn giới thiệu chi tiết hơn bạn có thể sử dụng cho nội dung Mẫu hồ sơ vệ sinh môi trường lao động mới nhất 2025

✍  Xem thêm: 7 yếu tố cấn kiểm tra trong quan trắc môi trường lao động | Doanh nghiệp cần biết

4. Quy trình lập hồ sơ vệ sinh môi trường lao động

Bước 1: Khảo sát và xác định yếu tố có hại tại nơi làm việc

• Căn cứ Điều 7 và Điều 10 Thông tư 19/2016/TT-BYT, doanh nghiệp phải xác định đầy đủ các yếu tố có hại tại nơi làm việc như: vi khí hậu, bụi, tiếng ồn, rung, hơi khí độc, vi sinh vật, ánh sáng...
• Mỗi vị trí làm việc phải được mô tả rõ đặc điểm, điều kiện lao động và nguy cơ tiềm ẩn.

Bước 2: Tổ chức quan trắc môi trường lao động

• Theo Điều 9 Thông tư 19/2016/TT-BYT, chỉ những tổ chức được Bộ Y tế hoặc Sở Y tế cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện quan trắc mới được thực hiện.

• Quan trắc phải được tiến hành tại vị trí lao động điển hình, trong điều kiện vận hành sản xuất bình thường (không quan trắc trong thời gian máy nghỉ, bảo trì).

Bước 3: Lập báo cáo và xây dựng hồ sơ

• Căn cứ Điều 10 Thông tư 19, hồ sơ phải bao gồm: báo cáo kết quả quan trắc, phiếu phân loại yếu tố nguy cơ, biện pháp can thiệp nếu yếu tố vượt ngưỡng cho phép.
• Hồ sơ cần thể hiện rõ các biện pháp đã hoặc sẽ áp dụng nhằm cải thiện điều kiện làm việc và kiểm soát nguy cơ.

Bước 4: Lưu trữ hồ sơ vệ sinh môi trường lao động

• Theo Điều 13 Thông tư 19/2016/TT-BYT, toàn bộ hồ sơ phải được lưu trữ tại doanh nghiệp tối thiểu 10 năm.
• Hồ sơ phải được cập nhật định kỳ, sắp xếp khoa học và sẵn sàng cung cấp khi có yêu cầu từ đoàn kiểm tra, thanh tra lao động hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

✍  Xem thêm: Thử nghiệm thiết bị bảo hộ lao động | Hồ sơ đơn giản – Thủ tục nhanh gọn

5. Mức xử phạt nếu không lập hồ sơ vệ sinh môi trường lao động

Theo Khoản 1 Điều 21 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có hành vi không lập hồ sơ vệ sinh môi trường lao động đối với các yếu tố có hại, phòng chống bệnh nghề nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính như sau:

• Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với cá nhân;
• Phạt từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với tổ chức, do mức phạt đối với tổ chức bằng 2 lần mức phạt của cá nhân (theo Khoản 1 Điều 6 cùng nghị định).

Mức phạt tuy không lớn, nhưng hậu quả pháp lý và uy tín doanh nghiệp phải gánh chịu có thể nghiêm trọng hơn nhiều. Việc không lập hồ sơ đầy đủ khiến doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng thiếu minh chứng pháp lý khi thanh tra, có thể bị đánh giá là thiếu trách nhiệm với người lao động, ảnh hưởng đến kết quả đấu thầu, hợp đồng và hình ảnh thương hiệu.

Việc không lập hồ sợ vệ sinh môi trường lao động là biểu hiện của sự lơ là trong công tác bảo vệ sức khỏe và môi trường làm việc 

6. Giải đáp nhanh một số câu hỏi thường gặp (Q&A)

Câu 1: Doanh nghiệp nhỏ (dưới 10 lao động) có bắt buộc lập hồ sơ không?

CÓ. Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 và Thông tư 19/2016/TT-BYT không miễn trừ theo quy mô lao động. Bất kỳ tổ chức, cá nhân sử dụng lao động nào cũng phải thực hiện đầy đủ trách nhiệm đánh giá, kiểm soát yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại và lập hồ sơ vệ sinh môi trường lao động.

Câu 2: Hồ sơ vệ sinh môi trường lao động có phải nộp định kỳ cho cơ quan nhà nước không?

KHÔNG. Theo Điều 10 và Điều 13 Thông tư 19/2016/TT-BYT, hồ sơ được lưu tại doanh nghiệp tối thiểu 10 năm và không cần nộp định kỳ. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải cung cấp khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý, thanh tra, kiểm tra hoặc công đoàn.

Câu 3: Có thể thuê tổ chức bên ngoài lập hồ sơ thay không?

CÓ. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thuê tổ chức bên ngoài thực hiện việc quan trắc và lập hồ sơ vệ sinh môi trường lao động, miễn là tổ chức đó có đủ điều kiện theo quy định tại Nghị định 44/2016/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 140/2018/NĐ-CP).

Câu 4: Nếu môi trường làm việc không có yếu tố độc hại, có cần lập hồ sơ không?

CÓ. Việc lập hồ sơ vẫn bắt buộc để chứng minh điều kiện lao động là an toàn và phù hợp. Kết quả quan trắc thể hiện "không có yếu tố vượt ngưỡng" chính là căn cứ bảo vệ doanh nghiệp khi xảy ra tranh chấp hoặc bị thanh tra.

Câu 5: Nếu chỉ có lao động văn phòng thì có phải lập hồ sơ không?

CÓ. Lao động văn phòng vẫn có thể tiếp xúc với yếu tố vi khí hậu, ánh sáng, tiếng ồn, màn hình máy tính,... Các yếu tố này vẫn cần được đánh giá theo đúng quy định tại Thông tư 19/2016/TT-BYT.

Việc lập hồ sơ vệ sinh môi trường lao động là một yêu cầu pháp lý bắt buộc, đồng thời là cơ sở quan trọng để bảo vệ sức khỏe người lao động và nâng cao tính tuân thủ của doanh nghiệp. Mọi doanh nghiệp nên chủ động thực hiện hoặc hợp tác với các tổ chức đủ điều kiện để bảo đảm chất lượng hồ sơ, tránh bị xử phạt và nâng cao uy tín pháp lý.

Mọi yêu cầu về dịch vụ quan trắc môi trường lao động, Quý khách hàng vui lòng liên hệ chúng tôi qua Hotline 1800.6083 email vnce@vnce.vn để được hỗ trợ dịch vụ nhanh và tốt nhất!