Kế hoạch là gì? 5 bước xây dựng kế hoạch hiệu quả

Kế hoạch giúp cá nhân, tổ chức ứng phó với những yếu tố.bất định và những thay đổi của môi trường bên ngoài và bên trong. Nếu không có kế hoạch thì hành động của con người rất dễ đi đến chỗ vô mục đích và phó thác cho may rùi. Do đó, việc xây dựng một bản kế hoạch hiệu quả là vô cùng quan trọng. Nhằm giúp bạn đọc hiểu được bản chất và nắm rõ các bước xây dựng kế hoạch tốt. Vinacontrol CE sẽ cung cấp các nội dung sau.

1. Kế hoạch là gì?

Kế hoạch là một tập hợp các hướng dẫn và hoạch định chi tiết về cách để đạt được mục tiêu cụ thể hoặc thực hiện một công việc nào đó. Nó bao gồm việc:

• Xác định mục tiêu
• Phân tích tình hình hiện tại
• Xác định các bước cần thiết
• Lập lịch và phân chia công việc
• Cung cấp tài liệu hướng dẫn và các chỉ số đánh giá tiến độ

Kế hoạch có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực và mục đích khác nhau. Từ kế hoạch kinh doanh cho một doanh nghiệp, kế hoạch dự án cho một dự án xây dựng, kế hoạch học tập cho việc học tập cá nhân, đến kế hoạch du lịch cho một chuyến đi.

Một kế hoạch tốt cần phải cụ thể, khả thi, có thời gian và nguồn lực được định rõ, và phải đi kèm với các bước kiểm soát và đánh giá tiến độ để đảm bảo rằng kế hoạch được thực hiện đúng hẹn và đạt được kết quả mong muốn. Kế hoạch cũng có thể được sửa đổi và điều chỉnh khi có yếu tố bất ngờ hoặc thay đổi trên thực tiễn.

Kế hoạch có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực và mục đích khác nhau

✍ Xem thêm: Lãnh đạo là gì? Phân biệt lãnh đạo với quản lý 

2. Các loại kế hoạch trong doanh nghiệp

Có 5 loại kế hoạch trong doanh nghiệp mà bạn cần phải biết dưới đây:

2.1 Kế hoạch chiến lược

Kế hoạch chiến lược là đưa ra những mục tiêu dài hạn có phương thức thực hiện dựa trên cơ sở phân tích môi trường và vị trí tổ chức của môi trường đó. Bản kế hoạch này thường do các nhà lãnh đạo, nhà quản lý doanh nghiệp thiết kế theo những mục tiêu tổng thể của tổ chức.

2.2 Kế hoạch tác nghiệp

Đây là một kế hoạch trình bày chi tiết các chiến lược đã được cụ thể hóa nhằm giúp các doanh nghiệp biết mình phải làm thế nào để đạt được những mục tiêu đã đặt ra. Kế hoạch tác nghiệp đảm bảo tất cả nhân viên trong tổ chức điều nắm rõ các mục tiêu và xác nhận được trách nhiệm của mình trong việc thực hiện nhiệm vụ để đạt được những kết quả đã dự định trước đó.

2.3 Kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính sẽ giúp bạn xác định những công việc cần làm nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể về tài chính trong một quản thời gian nhất định, ngắn hạn hoặc dài hạn. Kế hoạch thường sẽ liệt kê thông tin về các hoạt động, nguồn lực, điều kiện và thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu đã đặt ra.

2.4 Kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh là bảng mô tả tổng thể quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nào đó. Kế hoạch này giúp bạn xác định và đánh giá việc kinh doanh đã đạt những kết quả như thế nào và tìm kiếm những triển vọng có thể phát triển trong tươi lai.

2.5 Kế hoạch Marketing

Kế hoạch Marketing hay còn gọi là kế hoạch tiếp thị thường được dùng để phác thảo các ý tưởng quyết định quảng cáo và tiếp thị. Kế hoạch này sẽ mô tả các hoạt động kinh doanh liên quan đến quá trình hoàn thành các mục tiêu tiếp thị cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định.

5 loại kế hoạch cần biết trong doanh nghiệp

✍ Xem thêm: Chiến lược kinh doanh là gì? Xây dựng chiến lược kinh doanh như nào?

3. Quy trình xây dựng kế hoạch hiệu quả

Bước 1: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc

Đầu tiên cần phải xác định rõ mục tiêu và yêu cầu công việc. Cụ thể là xác định được thời gian thực hiện, các kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm kết thúc cần làm. Mục tiêu nên được đặt cụ thể, đo lường được và có thể đạt được.

Ngoài ra, cũng cần đánh giá tình hình hiện tại để hiểu rõ các yếu tố, tài nguyên và rủi ro có liên quan đến mục tiêu của bạn. Điều này bao gồm phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) để xác định các yếu tố nội và ngoại vi ảnh hưởng đến kế hoạch.

Bước 2: Xác định nội dung công việc

Xác định nội dung của công việc chính là các bước thực hiện công việc thông qua việc xác định 3W (Ai? Ở đâu? Khi nào?):

• Địa điểm: Nơi thực hiện kế hoạch, nơi bố trí nguồn lực của kế hoạch.
• Thời gian thực hiện: Thời gian bắt đầu và kết thúc, quá trình điều chỉnh. Bên cạnh đó, bạn cần phải xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp cho từng giai đoạn.
• Đối tượng thực hiện kế hoạch: Bao gồm người thực hiện kế hoạch, người hỗ trợ, kiểm tra, giám sát, báo cáo và người chịu trách nhiệm cho kế hoạch.

Bước 3: Xác định phương thức, cách tiến hành

Xác định phương thức, cách thức tiến hành là công việc tạo ra các tài liệu hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện các công việc và hoạt động cần thiết. Bao gồm thông tin về các bước, tiêu chuẩn chất lượng và các hướng dẫn cần thiết để các thành viên thực hiện công việc một cách chính xác và hiệu quả.

Bước 4: Xác định việc thực hiện, phân bổ nguồn lực

Các yếu tố cần được xác định các phương pháp giám sát và kiểm tra các nguồn lực là:

• Nguồn nhân lực.
• Tài lực (Tiền bạc).
• Vật lực như nguyên liệu, hệ thống cung cấp, máy móc, công nghệ.

Cuối cùng là phương pháp làm việc (những nguyên tắc, quy cách tiến hành).

Bước 5: Kiểm soát và đánh giá tiến độ

Theo dõi và kiểm soát tiến độ của kế hoạch. Xác định các chỉ số tiến độ, đặt các mốc kiểm tra và đánh giá định kỳ để đảm bảo rằng kế hoạch được thực hiện đúng hẹn và điều chỉnh khi cần thiết.

Nếu phải thay đổi và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Người lập kế hoạch nên xem xét các yếu tố bất ngờ, phản hồi từ người thực hiện và các yếu tố môi trường để cải thiện kế hoạch và đạt được kết quả tốt hơn.

Quy trình này có thể được điều chỉnh và sửa đổi theo yêu cầu cụ thể của từng dự án hoặc mục tiêu. Quan trọng nhất là đảm bảo rằng kế hoạch được thiết lập một cách rõ ràng, linh hoạt và điều chỉnh khi cần thiết để đạt được kết quả mong muốn.

Đầu tiên khi xây dựng kế hoạch cần phải xác định rõ mục tiêu và yêu cầu công việc

✍ Xem thêm: Công cụ quản lý chất lượng | Hướng dẫn sử dụng 

4. Mô hình 5W 1H 2C 5M trong việc nâng cao kỹ năng lập kế hoạch

Mô hình 5W 1H 2C 5M được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay. Phương pháp này khá tiện lợi và phù hợp để thực hành kỹ năng xây dựng kế hoạch cá nhân. Mỗi người cần tự trả lời những câu hỏi như:

5 W bao gồm: Why - What - Where - When - Who

• Why (Mục tiêu công việc): Tại sao cần xây dựng kế hoạch này?
• What (Danh sách công việc): Thực hiện những nhiệm vụ nào để đạt được mục tiêu? 
• Where (Địa điểm thực hiện): Các đầu mục công việc trên sẽ được thực hiện ở đâu? Địa điểm đó có điều kiện gì hay không?
• When (Thời gian thực hiện): Mỗi nhiệm vụ sẽ được hoàn thành trong bao lâu? Khi nào thì bắt đầu?
• Who (Ai chịu trách nhiệm): Ai sẽ là người đảm trách các nhiệm vụ đã liệt kê trên? Công việc đó có cần sự giúp đỡ từ ai không?

1 H - How (Cách thức thực hiện): Thực hiện như thế nào? Bằng phương thức, tài liệu nào cho phù hợp?

2 C bao gồm: Control - Check

• Control (Phương pháp kiểm soát): Các nhiệm vụ nào cần được kiểm soát? Kiểm soát như thế nào? Tiêu chuẩn gì để đánh giá kết quả công việc?
• Check (Phương pháp kiểm tra): Những nội dung nào cần kiểm tra, kiểm tra bao lâu một lần? Lưu ý gì thực hiện kiểm tra? Cần ghi chú lại để đưa các thông tin này cho nhóm nếu kế hoạch được thực hiện theo teamwork.

5 M bao gồm: Man - Money - Material - Machine - Method

• Man (Nhân lực): Người đảm nhận nhiệm vụ có đạt tiêu chí về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng,... hay không.
• Money (Ngân sách): Chi phí cho nhiệm vụ này là bao nhiêu? Kỳ hạn giải ngân là khi nào? 
• Material (Hệ thống cung ứng): Tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng phục vụ kế hoạch nhân sự? 
• Machine (Máy móc): Các thiết bị kỹ thuật hiện tại có phù hợp với yêu cầu của nhiệm vụ không? Kỹ thuật, máy móc nào cần được áp dụng?
• Method (Phương pháp): Phương pháp vận hành nhân sự như thế nào để tối ưu?

Mô hình giúp nâng cao năng lực lập kế hoạch

5. Lập kế hoạch trong áp dụng duy trì và cải tiến ISO

Lập kế hoạch trong việc áp dụng duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO (quy trình cải tiến PDCA) có thể được thực hiện theo các bước sau:

Vinacontrol CE tư vấn kế hoạch duy trì cải tiến và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 

✍ Xem thêm: Chứng nhận ISO 9001 | Tư vấn xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng 

6. Những lợi ích khi xây dựng kế hoạch tốt

Xây dựng một kế hoạch tốt mang lại nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm:

• Có một định hướng rõ ràng. Một kế hoạch tốt giúp xác định mục tiêu và hướng dẫn cụ thể về cách đạt được mục tiêu đó. Qua đó, tạo ra một khung việc rõ ràng và giúp định hình chiến lược và hành động hiệu quả.
• Tăng hiệu suất và năng suất lao động. Bằng cách phân chia công việc thành các bước cụ thể, kế hoạch giúp tập trung vào từng nhiệm vụ và ưu tiên công việc quan trọng. Điều này giúp tăng cường hiệu quả làm việc và giảm thiểu lãng phí thời gian và nguồn lực.
• Quản lý thời gian, nguồn lực và ngân sách hiệu quả. Kế hoạch giúp phân chia thời gian và nguồn lực một cách hợp lý, tránh quá tải hoặc lãng phí nguồn lực.
• Cung cấp một khung làm việc linh hoạt cho việc đối phó với những thay đổi và tình huống bất ngờ. Bằng cách xác định mục tiêu và các bước cụ thể, kế hoạch giúp các bên thích nghi và có sự điều chỉnh tốt khi có yếu tố bất ngờ hoặc thay đổi xảy ra.
• Tạo ra một cơ sở chung cho giao tiếp và hợp tác trong nhóm làm việc. Kế hoạch giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ các mục tiêu, vai trò và trách nhiệm của mình. Từ đó tạo điều kiện cho sự phối hợp và làm việc hiệu quả.
• Đánh giá tiến độ và đạt được thành công. Kế hoạch cung cấp các chỉ số đánh giá cho phép các bên theo dõi tiến trình, xác định các vấn đề và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng hẹn và đạt được kết quả mong muốn.

Xây dựng một kế hoạch tốt mang lại nhiều lợi ích quan trọng

✍ Xem thêm: Đánh giá nội bộ là gì? Quy trình 06 bước đánh giá theo tiêu chuẩn ISO

Quy trình này giúp đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức được duy trì và cải tiến theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO. Đồng thời cung cấp một khung làm việc để theo dõi và đánh giá hiệu quả của hệ thống và đưa ra các cải tiến liên tục. Mọi yêu cầu về dịch vụ của Vinacontrol CE, Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Hotline 1800.6083 email vnce@vnce.vn để được hỗ trợ tốt nhất!