Kaizen là gì? Tìm hiểu nguyên tắc, đặc điểm, lợi ích của Kaizen

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, cải tiến liên tục là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì và nâng cao sức cạnh tranh. Một trong những phương pháp cải tiến hiệu quả nhất được áp dụng rộng rãi trên toàn cầu là Kaizen. Vậy Kaizen là gì? Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu về nguyên tắc, đặc điểm, lợi ích và quy trình áp dụng Kaizen tại doanh nghiệp.

1. Kaizen là gì?

Kaizen (改善) là một thuật ngữ tiếng Nhật, nghĩa là "cải tiến liên tục". Đây là một triết lý quản lý tập trung vào việc thực hiện các cải tiến nhỏ nhưng liên tục nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc. Kaizen không chỉ áp dụng trong sản xuất mà còn trong mọi khía cạnh của doanh nghiệp, từ quản lý nhân sự, dịch vụ khách hàng đến quy trình làm việc.

Phương pháp Kaizen có thể bắt nguồn từ sau Thế chiến thứ 2, khi Nhật Bản tiến hành công cuộc cải cách kinh tế. Bắt đầu khi Tập đoàn ô tô Toyota triển khai Hệ thống đề xuất ý tưởng vào năm 1951, những thay đổi đã giúp chất lượng sản phẩm cũng như năng suất lao động cao hơn, góp phần đáng kể vào sự phát triển của Toyota lúc bấy giờ.

Tháng 9 năm 1955, các nhà điều hành Nhật Bản chính thức bắt đầu sang thăm Hoa Kỳ như một trong những sáng kiến ​​của Trung tâm Japan Productivity. Việc tích hợp cách thức kinh doanh của Mỹ cùng với cách tiếp cận nhân bản hóa, nó cuối cùng đã thúc đẩy các doanh nghiệp Nhật Bản vào khả năng cạnh tranh trên toàn thế giới. Những năm 1980, nhà tư vấn quản lý Masaaki Imai đã làm việc với Taiichi Ohno nhằm truyền bá thông điệp về Hệ thống sản xuất Toyota, đây là kết quả của nhiều năm cải tiến liên tục.

Được coi là cha đẻ của Kaizen, Masaaki Imai đã giới thiệu Kaizen trên toàn cầu như một phương pháp quản lý có hệ thống trong Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success (1986). Ngày nay, các tổ chức thuộc các ngành khác nhau áp dụng Kaizen như một phần giá trị cốt lõi của họ và thực hành cải tiến liên tục hàng ngày với các khái niệm từ Six Sigma và Lean. Nó cũng được sử dụng với các khung phân tích khác như SWOT.

Kaizen (改善) là một thuật ngữ tiếng Nhật, nghĩa là "cải tiến liên tục"

✍  Xem thêm: Đào tạo an toàn lao động 6 nhóm theo Nghị  định 44/2016/NĐ-CP | Tiết kiệm 

2. Các đặc điểm của Kaizen

Theo như khái niệm đã đề cập ở trên, Kaizen bao gồm các đặc điểm chính sau:

• Là một quá trình thực hiện cải tiến liên tục tại nơi làm việc.

• Tập trung vào mục tiêu nâng cao năng suất lao động, thỏa mãn các yêu cầu từ khách hàng song song với việc giảm lãng phí (chi phí, thời gian,...).

• Được triển khai với sự tham gia của tất cả các thành viên và ban lãnh đạo trong doanh nghiệp. 

• Yêu cầu cao về các hoạt động nhóm.

• Công cụ hữu hiệu khi thực hiện triết lý Kaizen là thu thập, phân tích dữ liệu.

Kaizen yêu cầu cao về các hoạt động nhóm

✍  Xem thêm: Chứng nhận ISO 45001 hệ thống quản lý an toàn sức khoẻ nghề nghiệp | Tư vấn A-Z

3. Những lợi ích của Kaizen

Việc áp dụng Kaizen mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tăng năng suất: Qua việc cải tiến quy trình, Kaizen giúp giảm thời gian lãng phí và nâng cao hiệu suất làm việc.

• Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Các cải tiến nhỏ nhưng liên tục giúp phát hiện và khắc phục các lỗi sai nhanh chóng, từ đó nâng cao chất lượng, tăng giá trị thương hiệu và tạo lợi thế cạnh trạnh cho doanh nghiệp .

• Giảm chi phí: Bằng cách tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu lãng phí, Kaizen giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí sản xuất và vận hành.

• Tăng cường sự hài lòng của nhân viên: Khi nhân viên thấy ý kiến của mình được lắng nghe và đóng góp vào cải tiến, họ sẽ cảm thấy gắn bó hơn với công việc và công ty. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp ngày một tốt hơn

Những lợi ích cho doanh nghiệp khi áp dụng Kaizen 

✍  Xem thêm: Quan trắc môi trường lao động | Hỗ trợ toàn quốc - Chi phí thấp

4. Các nguyên tắc cốt lõi của triết lý Kaizen

Khi triển khai Kaizen, dù ở quy mô nào và thời đại nào, bạn cũng cần tuân theo 10 nguyên tắc bất biến làm nên thương hiệu của Kaizen:

• Nguyên tắc 1. Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng: Về nguyên tắc, các sản phẩm / dịch vụ cần được định hướng theo thị trường và phải đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng. Bởi vậy, Kaizen cần nhắm tới mục đích cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, gia tăng lợi ích sản phẩm mang lại và loại bỏ tất cả các hoạt động không phục vụ người dùng cuối.

• Nguyên tắc 2. Không ngừng cải tiến: Khách hàng chắc chắn có nhu cầu cao hơn về sản phẩm / dịch vụ trong tương lai (tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã, chi phí,…). Bởi vậy, khái niệm “hoàn thành” không có nghĩa là kết thúc công việc, mà doanh nghiệp sẽ cần cải tiến liên tục. Chắc chắn việc cải tiến một sản phẩm cũ Một chiến lược cải tiến sản phẩm tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả hơn rất nhiều so với sản xuất sản phẩm mới.

• Nguyên tắc 3. Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”: Cá nhân có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao; trong trường hợp mắc sai lầm thì được quy trách nhiệm đúng đắn. Từng cá nhân phát huy tối đa năng lực để cùng nhau sửa lỗi, làm việc vì mục đích chung của tập thể, không đổ lỗi cho những lý do không chính đáng.

• Nguyên tắc 4. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở: Nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, dám chỉ ra các điểm yếu và yêu cầu giúp đỡ từ đồng nghiệp và cấp trên. Có mạng lưới thông tin nội bộ để nhân viên nhanh chóng cập nhật tin tức, thuận tiện chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm.

• Nguyên tắc 5. Khuyến khích làm việc nhóm (teamwork): Với Kaizen, doanh nghiệp xây dựng cấu trúc nhân sự theo định hướng thành lập các đội nhóm làm việc hiệu quả. Trong đó, team-leader cần có năng lực lãnh đạo, thành viên cần nỗ lực phối hợp và trau dồi bản thân.

• Nguyên tắc 6. Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng dự án: Nguồn nhân lực để làm dự án được chắt lọc từ các bộ phận, phòng ban trong công ty, khi cần thiết có thể tận dụng nguồn lực từ bên ngoài.

• Nguyên tắc 7. Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn: Doanh nghiệp đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp bao gồm cả nhân viên và các cấp quản lý. Đây là cách để xây dựng EVP doanh nghiệp, tạo dựng niềm tin, lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài của nhân viên.

• Nguyên tắc 8. Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác: Nhân sự cần có sự tự nguyện thích nghi và tuân theo các nghi lễ, luật lệ của xã hội; chấp nhận hi sinh quyền lợi cá nhân để đồng nhất với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty; và đặt lợi ích công việc lên trên hết, luôn tự soi xét để kiềm chế điểm yếu của cá nhân.

• Nguyên tắc 9. Thông tin đến mọi nhân viên: Nhân viên không thể đạt được kết quả cao trong công việc nếu không thấu hiểu tình hình hiện tại của công ty, nên cần duy trì việc chia sẻ thông tin thường xuyên, minh bạch.

• Nguyên tắc 10. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc: Kết hợp nhiều biện pháp như đào tạo nội bộ, phân quyền cụ thể, phát huy khả năng chủ động và tự quyết định của từng cá nhân, công nhận thành tích và khen thưởng kịp thời,…

10 nguyên tắc cốt lõi của triết lý Kaizen

✍  Xem thêm: Đào tạo thực hành 5S Kaizen tại doanh nghiệp | Chuyên nghiệp - Hiệu quả 

5. Quy trình cải tiến Kaizen tại doanh nghiệp

► Bước 1: Tìm hiểu hiện trạng của doanh nghiệp và xác định mục tiêu Kaizen

Trước khi áp dụng Kaizen, doanh nghiệp cần sáng suốt đánh giá tình trạng thực tế của doanh nghiệp để thống nhất một mục tiêu Kaizen, tránh việc thực hiện dở dang bởi các lỗi như quá sức, không đủ nguồn lực, lệch hướng vấn đề,… Kaizen không yêu cầu vốn đầu tư lớn nhưng đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực dài hạn của doanh nghiệp từ các cấp từ CEO cho tới nhân viên. Hãy chuẩn bị nền tảng tinh thần cho công ty của bạn trước khi đưa ra quyết định tiếp theo.

Bạn có thể áp dụng thử nghiệm Kaizen từ một điểm nhất định, sau đó mở rộng đến đội nhóm, phòng ban rồi tiến tới quy mô toàn doanh nghiệp.

► Bước 2: Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đang gặp phải

Sau khi đánh giá doanh nghiệp, hãy ngồi lại với nhau để xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề bạn đang gặp phải. Ví dụ, tại thời điểm hiện tại tồn kho hàng hoá rất nhiều, lý do là gì? Lỗi do quy trình phân phối hay do chất lượng sản phẩm? Các con số thống kê và dữ liệu thu thập trong khoảng thời gian đủ dài sẽ trả lời giúp bạn. Đừng quên thu thập phản hồi rộng rãi từ tất cả nhân viên để có được cái nhìn tổng quan hơn. 

► Bước 3: Xác định giải pháp tốt nhất cho vấn đề

Lỗi ở đâu thì thực hiện cải tiến ở đó. Một khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, đây là bước cùng nhau đề xuất giải pháp. Hãy khuyến khích nhân viên đưa ra các giải pháp sáng tạo hoặc thậm chí là bất kỳ ý tưởng nào. Chọn một giải pháp khả thi nhất để thiết lập kế hoạch thực hiện, tốt nhất là gắn liền với các chỉ tiêu đánh giá đo lường được.

► Bước 4: Thực hiện giải pháp Kaizen

Đây là lúc bạn thực hiện Kaizen theo kế hoạch đã lập. Doanh nghiệp có thể áp dụng các chương trình thí điểm hoặc thực hiện các bước nhỏ khác để thử nghiệm giải pháp trước rồi mới chính thức áp dụng trong doanh nghiệp. Xuyên suốt quá trình thực hiện, các cấp quản lý và người có liên quan phải thường xuyên thu thập thông tin và kiểm tra, giám sát.

► Bước 5: Phân tích kết quả thực hiện giải pháp

Từ các thông tin và dữ liệu thu thập được trong quá trình thực hiện, hãy xác định kết quả của giải pháp Kaizen và đánh giá mức độ thành công so với hiện trạng ban đầu. Đa số giải pháp Kaizen sẽ mang lại ảnh hưởng tích cực.

► Bước 6: Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp

Trong quá trình xác nhận kết quả, có thể doanh nghiệp sẽ nhận ra một vài nhược điểm của giải pháp hoặc một vài yếu tố có thể làm tốt hơn. Cần nhanh chóng sửa chữa những điểm này để “kaizen” chính Kaizen của bạn. Hãy kiên nhẫn rút kinh nghiệm qua các lần thực hiện khác nhau.

► Bước 7: Lặp lại chu trình Kaizen đã chuẩn hóa

Khi xác nhận đã có được giải pháp Kaizen phù hợp, đây là lúc doanh nghiệp thực hiện lặp lại chu trình từ bước 1, để một lần nữa xác định các vấn đề mới nảy sinh và tìm ra giải pháp.

Quy trình cải tiến Kaizen tại doanh nghiệp

Kết luận

Kaizen không chỉ là một phương pháp quản lý mà còn là một triết lý sống, nhấn mạnh vào sự cải tiến không ngừng và tôn trọng con người. Bằng cách áp dụng Kaizen, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất làm việc, chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời tạo ra môi trường làm việc tích cực và sáng tạo. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Kaizen và cách áp dụng nó trong doanh nghiệp của mình.