5S là gì ? Quy trình thực hiện 5S tại doanh nghiệp

Hiện nay, Tiêu chuẩn 5S được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng tại nơi làm việc và đang dần phổ biến tại Việt Nam bởi khả năng giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc cũng như giảm lãng phí chi phí. Phương pháp này được phát triển tại Nhật Bản và được sử dụng thành công mang mại môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, xử lý công việc có hệ thống hơn. 

1. Tìm hiểu 5S là gì?

5S là một phương pháp quản lý hiệu quả và tối ưu hóa tổ chức và quản lý nơi làm việc. Phương pháp này được phát triển từ Nhật Bản và được áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới trong các tổ chức sản xuất và dịch vụ.

5S là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật:

1. Seiri (Sắp xếp): Tổ chức, phân loại và tách các vật dụng không cần thiết khỏi không gian làm việc. Bằng cách loại bỏ những thứ không cần thiết, người lao động có thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn.

2. Seiton (Sắp sếp): Điều chỉnh không gian làm việc để nó trở nên sạch sẽ, tiện lợi và có tổ chức hơn. Tất cả những thứ cần thiết được sắp xếp theo một cách thức tiện lợi và dễ sử dụng.

3. Seiso (Sạch sẽ): Bảo dưỡng và vệ sinh khu vực làm việc để giữ nó luôn sạch sẽ, gọn gàng và an toàn. Điều này sẽ giúp tăng năng suất và cải thiện chất lượng sản phẩm.

4. Seiketsu (Tiêu chuẩn): Thiết lập các tiêu chuẩn và quy trình để đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện theo cách đồng nhất và hiệu quả nhất. Việc này sẽ giúp đảm bảo rằng toàn bộ tổ chức đều thực hiện các quy trình tương tự và giảm thiểu các sai sót.

5. Shitsuke (Kỷ luật): Đưa các quy trình và tiêu chuẩn vào hành động, đảm bảo rằng tất cả mọi người trong tổ chức đều tuân thủ và thực hiện chúng một cách liên tục. Việc này giúp đảm bảo rằng các quy trình được thực hiện đúng cách và duy trì được chất lượng của sản phẩm.

Phương pháp 5S giúp cải thiện hiệu suất làm việc và hiệu quả sản xuất, đồng thời giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và an toàn lao động. Điều này sẽ giúp các tổ chức đạt được sự cải thiện liên tục và tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn. Việc áp dụng phương pháp 5S đòi hỏi sự cam kết và sự tham gia của tất cả những người làm việc trong tổ chức. Để thành công, cần phải đào tạo nhân viên về phương pháp 5S và tạo ra một nền tảng để họ có thể đóng góp ý kiến và phản hồi cho các quy trình mới.

Phương pháp 5S

✍  Xem thêm: Đào tạo an toàn lao động 6 nhóm theo Nghị định 44/2016/NĐ-CP | Hỗ trợ cấp chứng chỉ nhanh 

2. Lịch sử hình thành phát triển tiêu chuẩn 5S

Tiêu chuẩn 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản. Ban đầu, 5S được áp dụng trong các nhà máy sản xuất ô tô của Toyota vào những năm 1960. Cụ thể, ông Taiichi Ohno, người đã phát triển phương pháp Lean Manufacturing tại Toyota, đã giới thiệu 5S như một phần của phương pháp lean manufacturing, với mục đích tăng năng suất, cải thiện chất lượng và giảm lãng phí.

Từ đó, phương pháp 5S đã trở nên phổ biến ở Nhật Bản và được áp dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp khác như dược phẩm, chế biến thực phẩm, chế tạo máy móc, v.v.

Trong những năm 1980 và 1990, các công ty Nhật Bản đang mở rộng quy mô sản xuất và mở rộng thị trường quốc tế, đã giới thiệu phương pháp 5S đến các nước khác. Trong thời gian này, 5S đã được phổ biến rộng rãi ở Châu Á, châu Âu và Bắc Mỹ.

Năm 1998, Tổ chức Tiêu chuẩn Hóa Quốc tế (ISO) đã phát hành tiêu chuẩn ISO 14001 về quản lý môi trường, trong đó có đề cập đến việc áp dụng phương pháp 5S. Từ đó, 5S đã trở thành một phương pháp quản lý phổ biến trong các công ty trên toàn cầu, đặc biệt trong các công ty quản lý chất lượng và môi trường.

Hiện nay, 5S đã trở thành một phương pháp quản lý phổ biến trong các doanh nghiệp trên toàn thế giới và được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, dịch vụ, giáo dục, chăm sóc sức khỏe,....

5S đã trở thành một phương pháp quản lý phổ biến trong các doanh nghiệp trên toàn thế giới

3. Quy trình thực hiện 5S vào trong doanh nghiệp như thế nào?

Quy trình thực hiện 5S trong doanh nghiệp có thể được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Sắp xếp (Seiri - Sort)

Tiến hành loại bỏ các vật dụng, thiết bị không cần thiết, hỏng hóc hoặc không sử dụng đến. Loại bỏ các đồ dùng lỗi thời hoặc không còn hữu ích. Các vật dụng cần được sắp xếp vào nơi phù hợp, tạo nên một môi trường làm việc đúng chức năng.

Bước 2: Sắp xếp (Seiton - Set in order)

Sắp xếp các đồ dùng, vật dụng còn lại vào vị trí phù hợp, tạo ra một không gian làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng và tiện lợi.

Bước 3: Sạch sẽ (Seiso - Shine)

Làm sạch toàn bộ khu vực làm việc, các thiết bị, vật dụng và phương tiện làm việc. Xóa bỏ các bụi bẩn, chất thải và tạp chất không cần thiết. Sử dụng các dụng cụ làm sạch thích hợp để tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ.

Bước 4: Tiêu chuẩn hóa (Seiketsu - Standardize)

Thiết lập các tiêu chuẩn và quy trình làm việc, phù hợp với tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp. Các quy trình, tiêu chuẩn phải được cập nhật thường xuyên để phù hợp với các yêu cầu mới của doanh nghiệp.

Bước 5: Kỷ luật (Shitsuke - Sustain)

Đảm bảo duy trì quá trình 5S trong doanh nghiệp. Tạo nên một phong cách làm việc, nơi mọi người chấp hành các quy tắc 5S và duy trì một môi trường làm việc ngăn nắp và sạch sẽ.

Tuy nhiên, để thực hiện quy trình 5S, doanh nghiệp cần có một kế hoạch chi tiết và đúng đắn, các bước 5S phải được thực hiện tuần tự và đầy đủ để đạt được hiệu quả tốt nhất. Do đó, quá trình 5S cần được quản lý chặt chẽ và thường xuyên đánh giá, cải tiến để đảm bảo được. 

Góc làm việc hiệu quả khi áp dụng phương pháp 5s

4. Lợi ích khi áp dụng thành công tiêu chuẩn 5S

Phương pháp 5S là một trong những phương pháp quản lý và tối ưu hóa nơi làm việc hiệu quả nhất được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Việc áp dụng phương pháp 5S mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tăng năng suất: Khi mọi thứ được sắp xếp và tổ chức hợp lý, công việc của nhân viên sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, từ đó giúp tăng năng suất lao động. Ngoài ra, khi các dụng cụ, thiết bị, nguyên vật liệu được sắp xếp và lưu trữ một cách hợp lý, thời gian tìm kiếm và lấy ra chúng sẽ giảm xuống, từ đó giúp tăng năng suất lao động.

• Cải thiện chất lượng sản phẩm: Phương pháp 5S giúp loại bỏ các lỗi liên quan đến việc sử dụng sai hoặc không chính xác các dụng cụ, thiết bị và nguyên vật liệu, từ đó giúp cải thiện chất lượng sản phẩm.

• Giảm chi phí: Việc tìm kiếm và lấy ra các dụng cụ, thiết bị, nguyên vật liệu mất thời gian và có thể dẫn đến mất mát hoặc hư hỏng. Việc áp dụng phương pháp 5S giúp giảm thiểu chi phí thời gian và tài nguyên và giúp tăng khả năng tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

• Tăng tính tổ chức và quản lý: Khi tất cả các vật dụng, công cụ, thiết bị được sắp xếp và tổ chức hợp lý, doanh nghiệp sẽ có một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và khoa học hơn. Điều này giúp tăng tính tổ chức và khả năng quản lý của doanh nghiệp.

• Giúp tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn: Phương pháp 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và khoa học hơn, từ đó tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn cho nhân viên. Một môi trường làm việc tốt hơn giúp tăng tính hài lòng và trách nhiệm của nhân viên, giúp cải thiện tinh thần làm việc và giảm stress trong công việc.

• Tăng tính an toàn trong nơi làm việc: Khi các vật dụng, công cụ, thiết bị được sắp xếp và tổ chức hợp lý, môi trường làm việc sẽ trở nên an toàn hơn. Việc loại bỏ các vật dụng, công cụ, thiết bị không cần thiết giúp giảm nguy cơ tai nạn lao động.

• Tăng sự tự hào của nhân viên: Khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp 5S, nơi làm việc trở nên sạch sẽ, gọn gàng và khoa học hơn. Nhân viên sẽ cảm thấy tự hào khi làm việc trong một môi trường sạch sẽ, gọn gàng và hiệu quả hơn.

• Tăng tính linh hoạt và sự thay đổi: Khi các vật dụng, công cụ, thiết bị được sắp xếp và tổ chức hợp lý, công việc trở nên linh hoạt hơn. Doanh nghiệp có thể thay đổi cấu trúc và quy trình làm việc một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn để phù hợp với nhu cầu kinh doanh thay đổi của doanh nghiệp.

• Tăng tính đoàn kết trong nhóm làm việc: Khi mọi người trong nhóm đều có ý thức và chấp hành đúng quy tắc 5S, sự đoàn kết trong nhóm làm việc sẽ tăng lên. Việc đóng góp vào việc sắp xếp và tổ chức nơi làm việc giúp nhân viên cảm thấy họ là một phần quan trọng của tổ chức và thúc đẩy sự tham gia và chia sẻ ý kiến của nhân viên.

Vinacontrol CE hỗ trợ đào tạo thực hành 5S trên toàn quốc 

✍  Xem thêm: Đào tạo thực hành 5S hiệu quả | Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Kết luận

Tóm lại, phương pháp 5S là một phương pháp quản lý hiệu quả và tối ưu hóa tổ chức và quản lý nơi làm việc. Nó giúp tăng năng suất, cải thiện chất lượng sản phẩm, tăng tính tổ chức và khả năng quản lý, đồng thời giúp tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn cho tất cả những người làm việc trong tổ chức. Việc áp dụng phương pháp 5S đòi hỏi sự cam kết và tham gia của tất cả nhân viên và cần được đào tạo và phát triển liên tục để đảm bảo hiệu quả và thành công của phương pháp này. Để được tư vấn áp dụng thực hành 5S hiệu quả, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Vinacontrol CE qua Hotline 1800.6083 email vnce@vnce.vn để được hỗ trợ tốt nhất!