5S là gì ? Hướng dẫn áp dụng quy trình 5S từ A-Z

Hiện nay, Tiêu chuẩn 5S được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng tại nơi làm việc và đang dần phổ biến tại Việt Nam bởi khả năng giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc cũng như giảm lãng phí chi phí. Phương pháp này được phát triển tại Nhật Bản và được sử dụng thành công mang mại môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, xử lý công việc có hệ thống hơn. 

1. 5S là gì?

5S là một hệ thống tổ chức không gian để công việc có thể được thực hiện một cách đúng đắn, hiệu quả và an toàn.

Hệ thống này tập trung vào việc đặt dụng cụ làm việc vào đúng vị trí của nó và giữ cho nơi làm việc sạch sẽ, giúp mọi người thực hiện công việc dễ dàng hơn mà không lãng phí thời gian hoặc giảm các tai nạn không đáng có.

Dưới đây bảng thuật ngữ 5S trong ba thứ tiếng Nhật, Anh và tiếng Việt:

Phương pháp 5S giúp cải thiện hiệu suất làm việc và hiệu quả sản xuất, đồng thời giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và an toàn lao động. Điều này sẽ giúp các tổ chức đạt được sự cải thiện liên tục và tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn. Việc áp dụng phương pháp 5S đòi hỏi sự cam kết và sự tham gia của tất cả những người làm việc trong tổ chức. Để thành công, cần phải đào tạo nhân viên về phương pháp 5S và tạo ra một nền tảng để họ có thể đóng góp ý kiến và phản hồi cho các quy trình mới.

Phương pháp 5S

✍  Xem thêm: Đào tạo an toàn lao động 6 nhóm theo Nghị định 44/2016/NĐ-CP | Hỗ trợ cấp chứng chỉ nhanh 

2. Lịch sử hình thành phát triển tiêu chuẩn 5S

Tiêu chuẩn 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản. Ban đầu, 5S được áp dụng trong các nhà máy sản xuất ô tô của Toyota vào những năm 1960. Cụ thể, ông Taiichi Ohno, người đã phát triển phương pháp Lean Manufacturing tại Toyota, đã giới thiệu 5S như một phần của phương pháp lean manufacturing, với mục đích tăng năng suất, cải thiện chất lượng và giảm lãng phí.

Từ đó, phương pháp 5S đã trở nên phổ biến ở Nhật Bản và được áp dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp khác như dược phẩm, chế biến thực phẩm, chế tạo máy móc, v.v.

Trong những năm 1980 và 1990, các công ty Nhật Bản đang mở rộng quy mô sản xuất và mở rộng thị trường quốc tế, đã giới thiệu phương pháp 5S đến các nước khác. Trong thời gian này, 5S đã được phổ biến rộng rãi ở Châu Á, châu Âu và Bắc Mỹ.

Năm 1998, Tổ chức Tiêu chuẩn Hóa Quốc tế (ISO) đã phát hành tiêu chuẩn ISO 14001 về quản lý môi trường, trong đó có đề cập đến việc áp dụng phương pháp 5S. Từ đó, 5S đã trở thành một phương pháp quản lý phổ biến trong các công ty trên toàn cầu, đặc biệt trong các công ty quản lý chất lượng và môi trường.

Hiện nay, 5S đã trở thành một phương pháp quản lý phổ biến trong các doanh nghiệp trên toàn thế giới và được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, dịch vụ, giáo dục, chăm sóc sức khỏe,....

5S đã trở thành một phương pháp quản lý phổ biến trong các doanh nghiệp trên toàn thế giới

✍ Xem thêm: Khoá đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ | Cung cấp quy trình đánh giá mới nhất 

3. Mối quan hệ giữa 5S và Kaizen

Kaizen được biết tới là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật đã áp dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp khắp nơi trên thế giới. Tên của nó được ghép từ hai từ trong tiếng Nhật: kai - liên tục và zen - cải tiến, dịch sang thuật ngữ tiếng Anh là “ongoing improvement” nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ. Triết lý kinh doanh Kaizen đã được ứng dụng thành công ở nhiều công ty lớn tại Nhật Bản (Toyota, Canon, Honda,...) và ngày càng được tin tưởng ở các nước khác, trong đó có Việt Nam.

Giống như Kaizen, mục tiêu của 5S cũng là cải tiến quy trình làm việc, nhưng phương thức thực hiện của 5S là tăng cường tính tổ chức và hiệu quả. Nói cách khác, 5S tạo cơ sở nền tảng cho doanh nghiệp áp dụng quy trình Kaizen. Một khi hình thành hệ thống tổ chức công việc, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm các cơ hội cải tiến hơn.

✍ Xem thêm: Khóa đào tạo thực hành Kaizen với chi phí tiết kiệm cho doanh nghiệp

4. Nội dung của quy trình 5S

Khi nói đến 5S, đây là một khái niệm 5S nghe có vẻ hơi trừu tượng vào thời điểm này, nhưng trên thực tế, đó là một công cụ thực hành rất thiết thực mà mọi người tại nơi làm việc đều có thể tham gia.

5S liên quan đến việc đánh giá mọi thứ hiện diện trong một không gian, loại bỏ những gì không cần thiết, sắp xếp mọi thứ một cách hợp lý, thực hiện các nhiệm vụ dọn phòng và duy trì chu trình này.

Chúng ta hãy tìm hiểu sâu hơn về nội dung của quy trình này.

4.1 Sàng lọc

Bước đầu tiên của quy trình 5S là Sàng lọc. Đây là việc xem xét tất cả các công cụ, đồ nội thất, vật liệu, thiết bị, v.v. trong khu vực làm việc để xác định những gì cần có và những gì có thể loại bỏ. Những câu hỏi giúp thực hiện việc sàng lọc này bao gồm:

• Mục đích của dụng cụ, thiết bị này là gì?
• Dụng cụ, thiết bị này được sử dụng lần cuối khi nào?
• Nó được sử dụng thường xuyên như thế nào?
• Ai sử dụng nó?
• Nó có cần phải ở đây không?

Những câu hỏi này giúp xác định giá trị của từng dụng cụ, thiết bị. Một không gian làm việc có thể tốt hơn nếu không có những vật dụng không cần thiết hoặc những vật dụng không được sử dụng thường xuyên. Những thứ này có thể cản trở hoặc chiếm không gian.

Hãy nhớ rằng những người tốt nhất để đánh giá các vật dụng có thực sự cần thiết hay không phải là những người làm việc trong không gian đó. Họ là những người có thể trả lời những câu hỏi trên.

Khi một nhóm đã xác định rằng một số vật dụng là không cần thiết, thì có thể xem xét các giải pháp sau:

• Chuyển vật dùng cho một bộ phận khác;
• Tái chế/vứt đi/thanh lý vật dụng;
• Đưa vào lưu kho.

Đối với các vật dụng khi không thể chắc chắn về giá trị của chúng trong tương lai — ví dụ: một công cụ không được sử dụng gần đây, nhưng ai đó nghĩ rằng nó có thể cần thiết trong tương lai.

Với trường hợp này, hãy sử dụng phương pháp thẻ đỏ. Thẻ màu đỏ thường là thẻ bìa cứng hoặc nhãn dán có thể được gắn vào các mặt hàng được đề cập. Người sử dụng điền các thông tin về vật dụng như:

• Vị trí của vật dụng
• Mô tả chức năng
• Tên của người sử dụng
• Ngày gắn thẻ

Sau đó, vật dụng này sẽ được đặt trong "khu vực thẻ đỏ" cùng với các dụng cụ có cùng nghi vấn khác. Nếu sau một khoảng thời gian nhất định (có thể là một hoặc hai tháng), vật dụng đó không được sử dụng, thì đã đến lúc loại bỏ nó ra khỏi khỏi không gian làm việc. 

4.2 Sắp xếp

Sau khi loại bỏ những vật dụng không cần thiết, bước tiếp theo là tạo các nhóm để thực hiện phân loại các vật dụng còn lại. Dưới đây là những câu hỏi cần cân nhắc trong bước này:

• Những ai (hoặc khu vực) cần sử dụng những vật dụng nào?
• Khi nào các vật dụng sẽ được sử dụng?
• Những vật dụng nào được sử dụng thường xuyên nhất?
• Các vật dụng có nên được nhóm theo loại?
• Nơi nào hợp lý nhất để đặt các vật dụng này?
  • Những vị trí sẽ thuận tiện hơn cho người lao động?
  • Những vị trí sẽ cắt giảm thao tác thừa không cần thiết?
• Có cần nhiều thùng chứa hơn để giữ mọi thứ ngăn nắp không?

Ở giai đoạn này, tổ chức nên xác định cách sắp xếp nào là hợp lý nhất. Để làm được việc này, bạn sẽ cần tính đến các công việc cần làm, tần suất thực hiện, không gian cần thiết để di chuyển, v.v…

Các doanh nghiệp cũng cần dừng lại và suy nghĩ về mối quan hệ giữa tổ chức và những nỗ lực Lean lớn hơn. Cách sắp xếp nào sẽ gây ra ít lãng phí nhất?

Mẹo: Đối với 5S, hãy xem xét cụ thể cách bố trí và tổ chức của một khu vực có thể tăng/giảm thời gian chờ đợi, di chuyển và vận chuyển không cần thiết.

Sau khi loại bỏ vật dụng không cần thiết, bước tiếp theo là sắp xếp chúng

4.3 Sạch sẽ

Mọi người đều nghĩ rằng bản thân mình biết rõ công việc dọn phòng là gì, nhưng đó là một trong những công việc dễ bị bỏ qua nhất, đặc biệt là khi công việc trở nên bận rộn. Giai đoạn "Sạch sẽ" của 5S tập trung vào việc làm sạch khu vực làm việc, có nghĩa là quét dọn, lau, phủi bụi, lau bề mặt, cất công cụ và vật liệu, v.v.

Ngoài việc vệ sinh cơ bản, bước "Sạch sẽ" còn liên quan đến việc thực hiện bảo trì thường xuyên thiết bị và máy móc. Lập kế hoạch bảo trì trước thời hạn có nghĩa là tổ chức có thể nắm bắt các vấn đề và ngăn ngừa sự cố. Điều đó giúp tiết kiệm thời gian hơn và tối ưu lợi nhuận của công ty thông qua việc dự phòng trước các rủi ro gây ra gián đoạn trong công việc và sản xuất.

Việc vệ sinh "Sạch sẽ" nơi làm việc nghe có vẻ không thú vị, nhưng nó rất quan trọng. Và nó không nên chỉ được giao cho nhân viên vệ sinh. Trong 5S, mọi người có trách nhiệm dọn dẹp không gian làm việc của mình, tốt nhất là hàng ngày. Bằng cách này, nhân viên của bạn sẽ có cơ hội phát huy tinh thần tự chủ, chịu trách nhiệm trong công việc và gắn bó với công ty hơn.

4.4 Săn sóc

Sau khi hoàn thành ba bước đầu tiên của 5S, mọi thứ sẽ khá ổn. Tất cả những thứ thừa thãi đã biến mất, mọi thứ được sắp xếp ngăn nắp, không gian được dọn dẹp sạch sẽ và thiết bị hoạt động tốt.

Nhưng vấn đề ở đây là, khi 5S mới được áp dụng tại một tổ chức, thật dễ dàng để dọn dẹp và sắp xếp…và rồi từ từ để mọi thứ trở lại như cũ. "Săn sóc" là bước tiếp theo để đảm bảo tính hiệu quả của quy trình này. Tổ chức cần hệ thống hóa các hoạt động này thành thói quen chung bằng cách thực iện 5S một cách định kỳ có thể hằng tuần hoặc hằng tháng. Bên cạnh đó, là cung cấp các hưỡng dấn cho nhân viên trong công ty về việc thực hiện 5S đúng cách.

Ban đầu, mọi người có thể sẽ cần nhắc nhở để thực hiện 5S. Có thể cần dành một lượng thời gian nhỏ hàng ngày cho các nhiệm vụ 5S. Nhưng theo thời gian, các nhiệm vụ sẽ trở thành thói quen và việc thực hiện 5S sẽ trở thành một phần của công việc thường ngày,

Mẹo: Tổ chức có thể tận dụng các dấu hiệu trực quan như: bảng hiệu, nhãn, áp phích, băng đánh dấu sàn… để hướng dẫn nhân viên thực hiện theo quy trình 5S mà không cần phải nhắc nhở.

Cần áp dụng 5S thường xuyên để tạo ra thói quan cho nhân viên

4.5 Sẵn sàng

Sau khi áp dụng quy trình tiêu chuẩn 5S thành công, doanh nghiệp phải liên tục duy trì các quy trình đó và tiến hành cập nhật khi cần thiết. Từ cấp quản lý cho đến nhân viên sản xuất, kho bãi, văn phòng… đều phải tham gia công tác này. Sẵn sàng (Shitsuke) là biến 5S trở thành một chương trình dài hạn, thành một phần của văn hóa doanh nghiệp. Theo thời gian, những kết quả tích cực sẽ dần xuất hiện.

5. Thực hiện triển khai 5S vào trong tổ chức, doanh nghiệp

Đến đây, khái niệm 5S nghe qua có vẻ khá đơn giản, nhưng áp dụng trong thực tế lại vô cùng khó khăn. Doanh nghiệp cần bắt đầu với từng bước thực tế như: quyết định bộ phận và cá nhân nào sẽ tham gia, đào tạo như thế nào, sử dụng công cụ nào để hỗ trợ quá trình thực hiện. Xác định càng chi tiết sẽ giúp đẩy nhanh hiệu quả triển khai 5S.

5.1 Ai nên tham gia 5S?

Tất cả mọi người trong tổ chức nên tham gia 5S từ cấp quản lý cho đến nhân viên. Nếu không có sự tham gia đầy đủ của mọi thành viên, điều này có thể dẫn đến nhầm lẫn hoặc lộn xộn mà không ai muốn chị trách nhiệm.

Một số cá nhân sẽ đóng vai trò quan trọng hơn trong thực hiện quy trình 5S so với những người khác. Cụ thể, các điều phối viên sẽ phụ trách việc cài đặt và duy trì dán nhãn 5S, theo dõi nhiệm vụ được giao, hoặc giới thiệu nhân viên mới vào hệ thống này. Tuy nhiên, điều quan trọng là mọi người phải thay đổi tư duy theo quy trình mới, làm sao để cách làm việc này trở thành một phần công việc hàng ngày.

Điều quan trọng cần nhớ là các nhà lãnh đạo công ty nên tham gia vào 5S, đặc biệt nếu 5S là nỗ lực của toàn công ty. Khi mọi người thấy cấp trên của họ thực hiện 5S một cách nghiêm túc bằng cách tham gia vào nó, nhiều khả năng họ cũng sẽ thực hiện nó một cách nghiêm túc.

5.2 Đào tạo quy trình 5S

Bất kỳ ai tham gia vào các hoạt động 5S đều cần được đào tạo. Điều này có thể được thực hiện trong môi trường lớp học, với một đĩa DVD đào tạo và/hoặc thông qua các hoạt động thực hành.

Để nhân viên hiểu tại sao công ty bắt đầu sử dụng 5S và tại sao điều đó lại quan trọng, họ nên được cung cấp một lịch sử ngắn gọn về 5S, các bộ phận và lợi ích của nó.

Rất có thể cách thức thực hiện 5S tại một tổ chức hoặc thậm chí một bộ phận sẽ khác với những nơi khác, vì vậy các bộ phân trong công ty khi tham gia 5S lần đầu tiên có thể cần tìm ra cách tốt nhất để thực hiện các bước của 5S trong không gian làm việc của họ.

Trong mọi trường hợp, mọi người nên được đào tạo khi 5S mới bắt đầu, và sau đó bất kỳ nhân viên mới nào gia nhập sau này cũng nên được đào tạo về 5S.

5.3 Các công cụ quản lý trực quan giúp thực hiện quy trình 5S

Một khía cạnh quan trọng của phương pháp 5S là khả năng tạo nên không gian sạch sẽ và dễ dàng quản lý, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho công việc. Điều này tác động tích cực đến hiệu quả và năng suất làm việc của mỗi có nhân. Việc sử dụng các phương tiện giao tiếp trực quan như nhãn dán, đánh dấu sàn, đánh dấu kệ tủ và bảng hướng dẫn giúp sẽ tỏ ra hữu ích với mục đích nêu trên. Thêm vào đó, những công cụ này còn góp phần tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp và hiệu quả.

Những công cụ trực quan được sử dụng phổ biến trong 5S có thể kể đến như:

• Băng đánh dấu sàn: Băng đánh dấu sàn có thể được sử dụng để phác thảo các ô làm việc, đánh dấu các vị trí đặt thiết bị, hoặc làm nổi bật các mối nguy hiểm. Loại băng này có nhiều màu sắc và hoa văn khác nhau, và có thể được sử dụng trên kệ, bàn làm việc, tủ cũng như những bề mặt khác.
• Nhãn và Dấu hiệu: Doanh nghiệp khi thực hiện quy trình 5S có thể sử dụng văn bản, màu sắc và biểu tượng để truyền tải thông tin cần thiết (ví dụ: trong ngăn kéo có chứa gì, các mối nguy hiểm cần phòng tránh, hoặc nơi cất giữ vật dụng…).

Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng một số hoặc toàn bộ các công cụ trực quan này. Tất cả đều giúp đạt được mục tiêu: “Một nơi cho mọi thứ, và mọi thứ ở đúng vị trí của nó”. Ngoài ra, chúng còn giúp bạn xác định rõ ràng mọi thứ thuộc về đâu, tránh tình trạng đồ đạc lộn xộn ngổn ngang.

Góc làm việc hiệu quả khi áp dụng phương pháp 5s

6. Lợi ích khi áp dụng thành công tiêu chuẩn 5S

Phương pháp 5S là một trong những phương pháp quản lý và tối ưu hóa nơi làm việc hiệu quả nhất được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Việc áp dụng phương pháp 5S mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tăng năng suất: Khi mọi thứ được sắp xếp và tổ chức hợp lý, công việc của nhân viên sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, từ đó giúp tăng năng suất lao động. Ngoài ra, khi các dụng cụ, thiết bị, nguyên vật liệu được sắp xếp và lưu trữ một cách hợp lý, thời gian tìm kiếm và lấy ra chúng sẽ giảm xuống, từ đó giúp tăng năng suất lao động.

• Cải thiện chất lượng sản phẩm: Phương pháp 5S giúp loại bỏ các lỗi liên quan đến việc sử dụng sai hoặc không chính xác các dụng cụ, thiết bị và nguyên vật liệu, từ đó giúp cải thiện chất lượng sản phẩm.

• Giảm chi phí: Việc tìm kiếm và lấy ra các dụng cụ, thiết bị, nguyên vật liệu mất thời gian và có thể dẫn đến mất mát hoặc hư hỏng. Việc áp dụng phương pháp 5S giúp giảm thiểu chi phí thời gian và tài nguyên và giúp tăng khả năng tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

• Tăng tính tổ chức và quản lý: Khi tất cả các vật dụng, công cụ, thiết bị được sắp xếp và tổ chức hợp lý, doanh nghiệp sẽ có một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và khoa học hơn. Điều này giúp tăng tính tổ chức và khả năng quản lý của doanh nghiệp.

• Giúp tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn: Phương pháp 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và khoa học hơn, từ đó tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn cho nhân viên. Một môi trường làm việc tốt hơn giúp tăng tính hài lòng và trách nhiệm của nhân viên, giúp cải thiện tinh thần làm việc và giảm stress trong công việc.

• Tăng tính an toàn trong nơi làm việc: Khi các vật dụng, công cụ, thiết bị được sắp xếp và tổ chức hợp lý, môi trường làm việc sẽ trở nên an toàn hơn. Việc loại bỏ các vật dụng, công cụ, thiết bị không cần thiết giúp giảm nguy cơ tai nạn lao động.

• Tăng sự tự hào của nhân viên: Khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp 5S, nơi làm việc trở nên sạch sẽ, gọn gàng và khoa học hơn. Nhân viên sẽ cảm thấy tự hào khi làm việc trong một môi trường sạch sẽ, gọn gàng và hiệu quả hơn.

• Tăng tính linh hoạt và sự thay đổi: Khi các vật dụng, công cụ, thiết bị được sắp xếp và tổ chức hợp lý, công việc trở nên linh hoạt hơn. Doanh nghiệp có thể thay đổi cấu trúc và quy trình làm việc một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn để phù hợp với nhu cầu kinh doanh thay đổi của doanh nghiệp.

• Tăng tính đoàn kết trong nhóm làm việc: Khi mọi người trong nhóm đều có ý thức và chấp hành đúng quy tắc 5S, sự đoàn kết trong nhóm làm việc sẽ tăng lên. Việc đóng góp vào việc sắp xếp và tổ chức nơi làm việc giúp nhân viên cảm thấy họ là một phần quan trọng của tổ chức và thúc đẩy sự tham gia và chia sẻ ý kiến của nhân viên.

Vinacontrol CE hỗ trợ đào tạo thực hành 5S trên toàn quốc 

✍  Xem thêm: Đào tạo thực hành 5S hiệu quả | Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Kết luận

Tóm lại, phương pháp 5S là một phương pháp quản lý hiệu quả và tối ưu hóa tổ chức và quản lý nơi làm việc. Nó giúp tăng năng suất, cải thiện chất lượng sản phẩm, tăng tính tổ chức và khả năng quản lý, đồng thời giúp tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn cho tất cả những người làm việc trong tổ chức. Việc áp dụng phương pháp 5S đòi hỏi sự cam kết và tham gia của tất cả nhân viên và cần được đào tạo và phát triển liên tục để đảm bảo hiệu quả và thành công của phương pháp này. Để được tư vấn áp dụng thực hành 5S hiệu quả, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Vinacontrol CE qua Hotline 1800.6083 email vnce@vnce.vn để được hỗ trợ tốt nhất!