Mã vạch là gì? Các bước đăng ký số mã vạch

Theo quy định pháp luật, việc đăng ký mã vạch là không bắt buộc tuy nhiên đối với trường hợp doanh nghiệp có sử dụng mã số mã vạch để in trên sản phẩm của mình thì doanh nghiệp buộc phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Nghị định 119/2017/NĐ-CP quy định xử phạt hành chính trong trường hợp doanh nghiệp không tiến hành đăng ký mà sử dụng mã vạch. Vì vậy sau đây là một số nội dung nghiên cứu Vinacontrol CE cung cấp nhằm hỗ trợ Quý doanh nghiệp nắm bắt các thông tin cụ thể về mã vạch cũng như tiến hành thủ tục đăng ký số mã vạch tốt nhất.

1. Mã vạch là gì?

Mã vạch hay số mã vạch (barcode) là hình ảnh bao gồm các vạch đen (mã vạch) cùng dãy số (mã quốc gia, mã doanh nghiệp, mã mặt hàng, mã kiểm tra) tương ứng tượng trưng, thể hiện các thông tin liên quan và đại diện riêng biệt cho từng sản phẩm của doanh nghiệp. Mã số vạch được dán trên bao bì sản phẩm hàng hóa. Mỗi loại sản phẩm khác nhau về tính chất, số lượng, bao gói,… đều được chọn những mã số khác nhau và khi sản phẩm được cải tiến (tức có sự thay đổi các thông số cách đóng gói, trọng lượng,..) thì đều cần được cấp mã vạch mới. 

Mỗi mã số của một hàng hóa là con số duy nhất đặc trưng cho hàng hóa. Mỗi một hàng hóa được nhận diện bởi mỗi một mã số và dãy số này chỉ tương ứng với duy nhất loại hàng hóa đó. Bản thân mã số chỉ là một dãy số đại diện và không liên quan đến đặc điểm, tính chất, chất lượng của hàng hóa. Mã số quốc gia của Việt Nam là 893.

Cấu trúc cơ bản của một mã số mã vạch 

✍ Xem thêm: Đăng ký nhãn hiệu sản phẩm | Hướng dẫn thủ tục chi tiết

2. Mã vạch được sử dụng và đăng ký phổ biến hiện nay

Dưới đây là thông tin một số loại mã vạch Quý bạn đọc có thể nghiên cứu chi tiết:

Ở Việt Nam Có 2 loại mã số EAN thường gặp đó là EAN-13 và EAN-8 (Mã số rút gọn):

• Mã số EAN-13 gồm 13 con số có cấu tạo như sau: từ trái sang phải. Mã quốc gia: hai hoặc ba con số đầu. Mã doanh nghiệp: có thể gồm từ bốn, năm hoặc sáu con số. Mã sản phẩm: có thể là năm, bốn, hoặc ba con số tùy thuộc vào mã doanh nghiệp, Số cuối cùng là số kiểm tra.
• Mã số EAN-8 (Mã số rút gọn) là dãy gồm 8 chữ số quy định cho vật phẩm (sản phẩm) có kích thước nhỏ, gồm mã quốc gia, số phân định vật phẩm và một số kiểm tra.

Ngoài ra đối với một số công ty tại Mỹ và Canada thường ưu tiên sử dụng loại mã UPC. Mã UPC cũng tương tự như mã EAN nhưng thay vì có 13 số thì mã UPC chỉ có 12 số. Mã số này vẫn được tổ chức Mã số mã vạch quốc tế công nhận nhưng không được sử dụng phổ biến.

Hình ảnh  các loại mã vạch được sử dụng phổ biến hiện nay

3. Thủ tục đăng ký số mã vạch cho sản phẩm

► Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch

Theo quy định tại Nghị Định 74/2018/NĐ-CP, Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch doanh nghiệp cần chuẩn bị gồm:

• Bản đăng ký mã số mã vạch (theo mẫu);
• Bảng kê danh mục sản phẩm đăng ký mã số mã vạch;
• Giấy ủy quyền;
• Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Số lượng hồ sơ: 02 bộ

► Bước 2: Kê khai hồ sơ qua hệ thống cổng thông tin.

Người nộp hồ sơ kê khai thông tin và đăng ký tài khoản mã số mã vạch của đơn vị qua Cổng thông tin điện tử.

► Bước 3: Nộp hồ sơ.

Doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ tại Văn phòng GS1 Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Doanh nghiệp lưu ý nộp lệ phí đăng ký và duy trì Mã số mã vạch năm đầu tiên (Thông tư 232/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cấp mã số mã vạch)

• Hình thức nộp hồ sơ: Chuyển phát hoặc nộp trực tiếp
• Hình thức nộp phí: Chuyển khoản hoặc tiền mặt

► Bước 4: Nhận mã số mã vạch theo thông báo tạm thời.

Sau khi Doanh nghiệp nộp hồ sơ thực hiện nộp hồ sơ và phí đầy đủ thì Văn phòng GS1 Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ thông báo mã số mã vạch theo thông báo tạm thời qua hệ thống Cổng thông tin và Email để doanh nghiệp có thông tin mã số mã vạch thể hiện trên sản phẩm. Thời hạn xử lý trong vòng 5-7 ngày làm việc.

► Bước 5: Kê khai thông tin sản phẩm.

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục kê khai thông tin sản phẩm trên tài khoản của đơn vị trên Cổng thông tin điện tử. Mã số mã vạch của sản phẩm sau khi điền đầy đủ thông tin cần được phát hành và công bố trên hệ thống.

Lưu ý: Hệ thống có thể tự động tạo mã số mã vạch cho sản phẩm sau khi doanh nghiệp thực hiện điền đầy đủ thông tin.

► Bước 6: Nhận Giấy chứng nhận mã số mã vạch.

Sau khoảng 1 tháng kể từ ngày được cấp mã số mã vạch theo thông báo tạm thời, Doanh nghiệp đến Văn phòng GS1 để nhận bản gốc Giấy chứng nhận mã số mã vạch.

Sản phẩm có mã vạch hỗ trợ khách hàng tìm hiểu thông tin sản phẩm và tin tưởng nhãn hiệu mình lựa chọn

✍ Xem thêm: Chứng nhận OCOP là gì? 5 Nội dung cần biết về OCOP

4. Tại sao doanh nghiệp phải đăng ký số mã vạch?

Nghị định 119/2017/NĐ-CP quy định xử phạt hành chính trong trường hợp doanh nghiệp không tiến hành đăng ký mà sử dụng mã vạch. Theo đó, trong trường hợp doanh nghiệp có sử dụng mã số mã vạch để in trên sản phẩm của mình thì doanh nghiệp buộc phải đăng ký số mã vạch với cơ quan có thẩm quyền.

Bên cạnh đó, Với sản phẩm được đăng ký mã vạch, doanh nghiệp sẽ nhận được các lợi ích sau:

• Tăng năng suất hoạt động bởi nhanh chóng tính tiền, làm hóa đơn phục vụ khách hàng;
• Tiết kiệm hơn khi sử dụng ít nhân lực và tốn ít thời gian trong khâu kiểm kê, tính toán;
• Nhờ mã vạch có thể phân biệt chính xác các loại hàng hóa dễ gây nhầm lẫn hay khó phân biệt khi tính giá, từ đó phục vụ khách hàng tốt hơn;
• Người tiêu dùng có thể kiểm tra để biết được thông tin xuất xứ hàng hóa, từ đó tạo lòng tin và sự yên tâm hơn khi khách hàng chọn lựa;
• MSMV được đăng ký còn giúp phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa sản phẩm;
• Phục vụ cho hoạt động trao đổi dữ liệu điện tử (EDI).

Doanh nghiệp quản lý sản phẩm hiệu quả hơn khi sử dụng mã vạch cho sản phẩm

Có thể thấy mã vạch có ý nghĩa và giá trị lớn đối với sản phẩm khi nhờ có nó, doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích hơn. Đăng ký mã vạch không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nhất các sản phẩm mà còn hỗ trợ khách hàng tiếp cận, nhận biết các sản phẩm của doanh nghiệp một cách tốt nhất.

*Đây là bài cung cấp thông tin Vinacontrol CE không hỗ trợ dịch vụ này.