Hồ sơ dự thầu gồm những giấy tờ nào? Phân biệt với hồ sơ năng lực

Hồ sơ dự thầu là tài liệu quan trọng để doanh nghiệp tham gia đấu thầu và xin được trúng thầu các gói thầu. Việc nộp đầy đủ, chính xác và kịp thời hồ sơ dự thầu là một trong những yếu tố quan trọng để doanh nghiệp có thể có cơ hội trúng thầu. Dưới đây là các thông tin về giấy tờ cần có trong hồ sơ dự thầu và điểm khác biệt với hồ sơ năng lực doanh nghiệp.

 

1. Hồ sơ dự thầu là gì?

Khoản 31 Điều 4 Luật Đấu thầu đưa ra khái niệm hồ sơ dự thầu như sau:

Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.

Nói dễ hiểu, Hồ sơ dự thầu là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư cung cấp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Về cơ bản, bộ hồ sơ dự thầu gồm 2 túi hồ sơ: Hồ sơ đề xuất về kỹ thuật (HSĐXKT) và Hồ sơ đề xuất về tài chính (HSĐXTC).

Hồ sơ dự thầu là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư cung cấp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu

Hồ sơ dự thầu là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư cung cấp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu

✍  Xem thêm: Chứng nhận ISO 9001 | Tư vấn cấp chứng chỉ chất lượng hiệu quả cho doanh nghiệp dự thầu

2. Hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh gồm những giấy tờ nào?

2.1 Quy định về hồ sơ dự thầu

Hiện nay chưa có văn bản pháp luật cụ thể điều chỉnh về quy phạm các thành phần của một bộ hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh.c.

Trên cơ sở tại khoản 29 Điều 4 Luật Đấu thầu thì:

Hồ sơ mời thầu (HSMT) là toàn bộ tài liệu sử dụng cho đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu nhà đầu tư. Do đó, theo Điều 18 Nghị định 63/104/NĐ-CP, hồ sơ dự thầu được thành lập sẽ gồm có các giấy tờ cơ bản theo yêu cầu của từng gói thầu trong các lĩnh vực khác nhau.

2.2 Thành phần hồ sơ dự thầu tại một số lĩnh vực cụ thể

Dưới đây là thông tin các giấy tờ cần chuẩn bị khi làm hồ sơ dự thầu tại một số lĩnh vực phổ biến

Lĩnh vực dự thầu

Thành phần hồ sơ dự thầu

Đối với các gói thầu xây lắp/ Đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa

Theo hướng dẫn về việc lập hồ sơ mời thầu xây lắp quy định tại Thông tư 03/2015/TT-BKHĐT, các giấy tờ cần có trong hồ sơ dự thầu mà nhà thầu cần chuẩn bị gồm:

  • Đơn dự thầu (theo mẫu);
  • Thỏa thuận liên danh, nếu đây là trường hợp nhà thầu liên danh;
  • Bảo đảm dự thầu;
  • Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu;
  • Các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của người sẽ ký vào đơn dự thầu;
  • Các tài liệu, chứng cứ để chứng minh năng lực cũng như kinh nghiệm của nhà thầu;
  • Đề xuất kỹ thuật đối với gói thầu;
  •  Đề xuất về giá và các bảng biểu;
  • Đề xuất phương án kỹ thuật thay thế;
  • Các tài liệu khác theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, bảng dữ liệu đấu thầu.

Đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa

Theo Thông tư 05/2015/TT-BKHĐT, các tài liệu cần có trong hồ sơ dự thầu đối với gói thầu mua sắm hàng hóa cũng được thực hiện như gói thầu xây lắp nêu trên.

Đối với gói thầu về dịch vụ tư vấn

Căn cứ Thông tư 01/2015/TT-BKHĐT có thể xác định, hồ sơ dự thầu đối với gói thầu dịch vụ tư vấn sẽ bao gồm: Hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính. Trong đó:

- Hồ sơ đề xuất kỹ thuật gồmCác tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu;

- Tài liệu chứng minh năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu;

  • Đề xuất kỹ thuật đối với gói thầu của nhà thầu;
  • Đơn dự thầu (theo mẫu);
  • Giấy ủy quyền nếu trường hợp đại diện theo pháp luật của nhà thầu ủy quyền cho người khác tham gia đấu thầu;
  • Văn bản thỏa thuận liên danh, nếu nhà thầu tham gia dự thầu với tư cách nhà thầu liên danh;
  • Văn bản về Cơ cấu, tổ chức, kinh nghiệm của nhà thầu.
  • Giải pháp và phương pháp luận tổng quát để thực hiện dịch vụ tư vấn do nhà thầu đề xuất;
  • Danh sách chuyên gia tham gia thực hiện dịch vụ tư vấn trong gói thầu này;
  • Lý lịch của những chuyên gia tư vấn tham gia vào gói thầu này;
  • Văn bản xác định tiến độ thực hiện công việc;
  • Nội dung khác được nêu tại Bảng dữ liệu đấu thầu.

- Hồ sơ đề xuất tài chính, gồm các giấy tờ:

  • Đơn dự thầu (theo mẫu);
  • Văn bản tổng hợp chi phí thực hiện gói thầu;
  • Thù lao cho chuyên gia tư vấn tham gia vào gói thầu;
  • Nội dung bảng phân tích các chi phí thù lao cho chuyên gia;
  • Chi phí khác cho chuyên gia.

Đối với các gói thầu dịch vụ phi tư vấn

Căn cứ Mục 12 Chương I Phần thứ nhất Thông tư 14/2016/TT-BKHĐT thì hồ sơ dự thầu đối với gói thầu dịch vụ phi tư vấn cũng được thực hiện theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, nhưng về cơ bản, cũng bao gồm những giấy tờ trong hồ sơ dự thầu của gói thầu xây lắp.

Đối với các dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư

Đối với các loại hình dự án này, nhà thầu sẽ chuẩn bị hồ sơ dự thầu theo nội dung quy định cụ thể của hồ sơ mời thầu, tuy nhiên, căn cứ theo Thông tư 15/2016/TT-BKHĐT, hồ sơ dự thầu sẽ bao gồm Hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất về tài chính. Trong đó:

- Hồ sơ đề xuất kỹ thuật: Trong hồ sơ này sẽ bao gồm tất cả những hồ sơ tài chính, pháp lý, năng lực và kinh nghiệm cũng như đề xuất của nhà đầu tư trên cơ sở xác định những tiêu chí của hồ sơ mời thầu, cụ thể gồm:

  • Đơn dự thầu;
  • Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của người ký đơn dự thầu;
  • Giấy ủy quyền (nếu cần thiết);
  • Thỏa thuận liên danh (nếu có sự thay đổi liên danh);
  • Bảo đảm dự thầu;
  • Các tài liệu cập nhật, xác định năng lực và kinh nghiệm của nhà đầu tư;
  • Đề xuất kỹ thuật;

- Hồ sơ đề xuất tài chính, gồm các giấy tờ chủ yếu như:

  • Đơn dự thầu;
  • Đề xuất về tài chính đối với gói thầu;
  • Bảng biểu thông tin hồ sơ dự thầu.

✍  Xem thêm: Huấn luyện an toàn lao động 6 nhóm | Cấp thẻ an toàn hoàn thiện hồ sơ năng lực

2.3 Hướng dẫn các bước làm hồ sơ dự thầu

► Bước 1: Đọc kỹ hồ sơ mời thầu và bản vẽ kỹ thuật thi công

Cần đọc kỹ hồ sơ mời thầu nhằm nắm rõ được công nghệ thi công mà chủ đầu tư đề ra, cần phải nắm chắc  “điều kiện tiên quyết” mà hồ sơ mời thầu đề ra, thiếu 1 trong các điều kiện này thì hồ sơ dự thầu sẽ bị loại ngay lập tức.

► Bước 2: Làm y nguyên các biểu mẫu theo hồ sơ dự thầu

Lưu ý không được sót biểu mẫu nào nếu thiếu sót hay là làm sai các biểu mẫu thì hồ sơ dự thầu của bạn sẽ bị loại ngay.

► Bước 3: Trình bày hồ sơ dự thầu theo mẫu

Một hồ sơ mời thầu thường có 3 phần: Năng lực (Năng lực dành cho gói thầu và năng lực công ty); Biện pháp thi công; Giá dự thầu.

Lưu ý: Làm y nguyên không được thay đổi nội dung, hình thức của các biểu mẫu trong hồ sơ mời thầu yêu cầu, không được làm thiếu một biểu mẫu nào mà HSMT yêu cầu phải có.

Một hồ sơ mời thầu thường có 3 phần: Năng lực (Năng lực dành cho gói thầu và năng lực công ty); Biện pháp thi công; Giá dự thầu

Một hồ sơ mời thầu thường có 3 phần: Năng lực công ty; Biện pháp thi công; Giá dự thầu

3. Cách nộp hồ sơ đấu thầu qua mạng

Tham dự thầu qua mạng thời gian gần đây đang được đẩy mạnh thực hiện qua mạng và cũng là lộ trình tất yếu bắt buộc đấu thầu qua mạng (đấu thầu online) 100% đến năm 2025. Dưới đây là các bước nộp hồ sơ dự thầu qua mạng Bạn đọc có thể tìm hiểu.

 Bước 1: Đăng nhập và Hệ thống đấu thầu quốc gia, tìm đến gói thầu có ý định nộp hồ sơ dự thầu.

 Bước 2: Tại bước nộp thầu, cần khai báo các webform (nhập các biểu mẫu Đề xuất kỹ thuật và các biểu mẫu Đề xuất tài chính).

 Bước 3: Sau khi đã hoàn thành khai báo các webform thì tiến hành Upload các file quan trọng như Bảo lãnh dự thầu, đề xuất kỹ thuật, các file tài liệu đính kèm để chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu (nếu có).

 Bước 4: Kiểm tra lại 1 lần nữa toàn bộ các khai báo và file đã upload, hoặc kiểm tra các khai báo trước và để bước upload các file để bước cuối cùng trước khi nhấn nút nộp hồ sơ dự thầu. lưu ý chỉ nộp thầu thành công khi có thông báo hiển thị của hệ thống.

Cách nộp hồ sơ dự thầu qua mạng

Cách nộp hồ sơ dự thầu qua mạng 

✍  Xem thêm: Chứng nhận ISO 14001 | Tư vấn chứng nhận chi phí tối ưu

4. Phân biệt hồ sơ dự thầu với hồ sơ năng lực doanh nghiệp

Hồ sơ năng lực công ty là ấn phẩm tối quan trọng để doanh nghiệp sử dụng trong các dự án đấu thầu. Nếu như trước kia, chỉ có các công ty xây dựng, bất động sản mới chú ý đến hồ sơ năng lực thì ngày nay, bất kể lĩnh vực ngành nghề nào doanh nghiệp cũng cần và nên thiết kế hồ sơ năng lực cho riêng mình và coi nó là tài liệu marketing/ bộ công cụ hỗ trợ bán hàng.

Một bản hồ sơ năng lực doanh nghiệp được chuẩn bị tốt sẽ giúp truyền tải một cách nhanh nhất và dễ dàng nhất tên tuổi, hình ảnh và những thông tin quan trọng về công ty đến khách hàng, đối tác tiềm năng, giới truyền thông và công chúng.

Dưới đây là một số điểm khác nhau để phân biệt hồ sơ dự thầu với hồ sơ năng lực doanh nghiệp mà bạn đọc có thể tham khảo tốt nhất.

 

Hồ sơ dự thầu

Hồ sơ năng lực

Theo mục đích sử dụng

Hồ sơ dự thầu sử dụng để tham gia đấu thầu dự án.

Hồ sơ năng lực sử dụng để giới thiệu, truyền tải tên tuổi, và các thông tin quan trọng về công ty.

Theo nội dung

Hồ sơ dự thầu: Nội dung của hồ sơ dự thầu bao gồm các nội dung về năng lực gói thầu, năng lực công ty, biện pháp thi công, giá dự thầu

Hồ sơ năng lực bao gồm các nội dung: Tầm nhìn sứ mệnh (Giá trị cốt lõi), thông điệp/cam kết của người đại diện theo pháp luật công ty, giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp, các lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm dịch vụ; giới thiệu văn hóa công ty; lịch sử hình thành phát triển; thành tựu đạt được;…

Nội dung về năng lực công ty là nội dung không bắt buộc phải có trong hồ sơ dự thầu, tùy theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

Theo cách thức lập hồ sơ

Để lập được hồ sơ dự thầu phải đọc kỹ bản vẽ thi công, làm y nguyên và đầy đủ các biểu mẫu theo hồ sơ mời thầu gửi kèm, các nội dung về biện pháp thi công, giá phải dựa vào yêu cầu của hồ sơ mời thầu để xây dựng.

Để lập được hồ sơ năng lực thì phải nắm được các thông tin cơ bản về công ty, đồng thời có các tài liệu về pháp lý, tình trạng kinh doanh…của công ty.

Hình thức và nội dung của hồ sơ năng lực tùy thuộc vào quá trình hình thành và hoạt động của doanh nghiệp và ý chí của người lập hồ sơ. Thông thường, mỗi doanh nghiệp sẽ có một form mẫu chuẩn của hồ sơ năng lực.

Theo cách thức nộp hồ sơ

Nộp đúng theo hướng dẫn và yêu cầu trong hồ sơ mời thầu.

Không có quy định bắt buộc về cách thức nộp.

 

Hồ sơ dự thầu là một phần không thể thiếu trong quá trình tham gia đấu thầu, đặc biệt là trong các gói thầu lớn và quan trọng. Hồ sơ dự thầu bao gồm nhiều giấy tờ quan trọng nhằm chứng minh khả năng và năng lực của nhà thầu tham gia đấu thầu. Qua bài viết này, Vinacontrol CE hy vọng đã giúp bạn đọc có cái nhìn tổng quan về hồ sơ dự thầu nói riêng và hoạt động hoạt động đấu thầu nói chung. Mọi yêu cầu cần hỗ trợ về dịch vụ của Vinacontrol CE, Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Hotline 1800.6083 email vnce@vnce.vn để được hỗ trợ tốt nhất!

Tin khác

CFS là gì? Các định nghĩa và hướng dẫn đăng ký giấy lưu hành tự do CFS

Thông thường CFS được biết đến với các tầng nghĩa liên quan đến địa điểm,...

HSE là gì? Tầm quan trọng của HSE tại doanh nghiệp

HSE là viết tắt của Health – Safety – Environment. Dịch ra tiếng Việt...

SOP là gì? Hướng dẫn xây dựng quy trình chuẩn

SOP (Standard Operating Procedure) được hiểu là quy trình thao tác chuẩn. Đó...

Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh hóa chất | Thủ tục đăng ký giấy phép

Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh hóa chất là giấy phép do cơ quan quản...

Nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học công nghệ | Thủ tục – Quy trình

Nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học công nghệ là quá trình đánh giá kết quả...

Hiệu chuẩn thiết bị | 5 nội dung quan trọng cần lưu ý

Hiệu chuẩn thiết bị là một khâu quan trọng trong quá trình đảm bảo độ chính...

Kiểm định thử tải Container như thế nào? Hướng dẫn chi tiết

Kiểm tra container là hoạt động tiến hành kiểm tra, đánh giá chất lượng của...

83 tiêu chí chất lượng bệnh viện | Bộ Y tế ban hành mới nhất

83 tiêu chí chất lượng bệnh viện được xây dựng và ban hành được xem là bộ...

Kiểm định máy cắt điện | Thủ tục nhanh gọn - Hỗ trợ toàn quốc

Kiểm định máy cắt điện là hoạt động kỹ thuật nhằm đánh giá tình trạng kỹ...

Kiểm định cáp điện uy tín | An toàn tin cậy – Hỗ trợ toàn quốc

Kiểm định cáp điện là hoạt động kỹ thuật nhằm đánh giá mức độ an toàn của cáp...