SOP là gì? Hướng dẫn xây dựng quy trình chuẩn

Quy trình chuẩn SOP (Standard Operating Procedure) là một tài liệu quan trọng được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm y tế, sản xuất, kinh doanh và nhiều lĩnh vực khác. Nó định nghĩa các quy trình cụ thể, bao gồm các bước và phương pháp tiêu chuẩn để thực hiện một hoạt động cụ thể. Để bạn đọc có cái nhìn tổng quan về SOP, Vinacontrol CE sẽ cung cấp các thông tin liên quan sau.

1. SOP là gì?

SOP (Standard Operating Procedure) được hiểu là quy trình thao tác chuẩn. Đó là một hệ thống các quy trình và các bước được thiết kế để hướng dẫn nhân viên và cải thiện hiệu suất của họ. Nó bao gồm các quy định, hướng dẫn và hình thức kiểm tra và đánh giá để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quy trình hoạt động. Các quy trình trong SOP được thiết kế để đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và tuân thủ các quy định pháp luật và quy định nội bộ của tổ chức.

Khi làm đúng chuẩn SOP, mọi thứ sẽ trở nên chuyên nghiệp và nhanh chóng hơn. Sử dụng SOP để đào tạo nhân viên mới giúp tiết kiệm thời gian rất hiệu quả. Ngoài ra, việc sử dụng SOP sẽ giúp họ làm quen với công việc mới, môi trường mới nhanh hơn. Đây được xem là một trong những yếu tố được coi là tiên quyết trong mọi hoạt động phát triển doanh nghiệp.

SOP có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, từ sản xuất đến y tế và dịch vụ khách hàng. Ví dụ, trong lĩnh vực y tế, SOP có thể hướng dẫn nhân viên y tế cách thực hiện các thủ tục khám bệnh, phẫu thuật, điều trị và chăm sóc bệnh nhân để đảm bảo tính an toàn và hiệu quả.

SOP (Standard Operating Procedure) được hiểu là quy trình thao tác chuẩn

✍ Xem thêm: Tư vấn chứng nhận ISO 9001 | Hỗ trợ xây dựng quy trình chất lượng 

2. Tư vấn xây dựng quy trình chuẩn SOP

Một quy trình vận hành tiêu chuẩn hiệu quả phải giải thích rõ ràng các bước cần thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ nào đó. Đồng thời thể hiện cho nhân viên thấy được những rủi ro có thể xảy ra khi thực hiện quy trình.

Hướng dẫn ứng dụng SOP nên ngắn gọn và dễ hiểu, tập trung vào những gì cần phải làm. Sau khi viết xong, cần phân tích và cập nhật định kỳ theo 6 - 12 tháng để đảm bảo SOP vẫn phù hợp với các tiêu chuẩn và yêu cầu của tổ chức. Ngoài ra, nếu có bất kỳ thay đổi nào cũng nên được ghi lại.

Trước khi viết SOP, các nhà quản trị nên thực hiện đánh giá rủi ro tất cả các bước trong quy trình. Nhằm xác định bất kỳ trở ngại nào có thể phát sinh. Các vấn đề cần được làm rõ trong quy trình thao tác chuẩn SOP bao gồm:

• Ai thực hiện vai trò gì?
• Mỗi vai trò cần làm những gì?
• Mục tiêu hoặc kết quả công việc phải đạt được của từng người là gì?
• Những gì cần thực hiện đã được giải thích rõ ràng hay chưa?

Để khai thác tối đa lợi ích từ SOP, các tổ chức nên lập danh sách tất cả quy trình kinh doanh của họ. Các nhà quản lý nên thảo luận về trách nhiệm, công việc của nhân viên để đảm bảo tất cả đều nằm trong tầm kiểm soát.

Bước 1: Xác định mục tiêu của SOP

Bước đầu tiên để viết quy trình vận hành tiêu chuẩn là xác định mục tiêu của nhiệm vụ và hiểu lý do tại sao phải cần đến SOP.

Bước 2: Xác định phạm vi của SOP

Sau khi xác định mục đích của SOP, cần phải xác định phạm vi của SOP để đảm bảo rằng nó áp dụng cho những hoạt động cụ thể.

Bước 3: Xác định hình dạng SOP 

Tiếp theo, bạn phải quyết định loại định dạng nào muốn sử dụng cho SOP. Đôi khi, một tổ chức sẽ có một mẫu SOP trước được cung cấp. Nếu không bạn sẽ phải thiết kế riêng. Tham khảo một số ví dụ:

• Flowchart or workflow diagram: Được sử dụng để hiển thị các quy trình với các kết quả không thể đoán trước được.
• Simple steps: Thường được viết dưới dạng danh sách gạch đầu dòng hoặc đánh số, bao gồm các tài liệu như hướng dẫn an toàn. Mẫu SOP này khá đơn giản, ngắn gọn và dễ làm theo.
• Hierarchical steps: Cũng được viết dưới dạng danh sách viên gạch đầu dòng hoặc được đánh số. Nhưng sẽ phức tạp hơn. Mẫu SOP này bao gồm một danh sách được đánh số các bước chính theo sau đó tài liệu/ nội dung cụ thể hơn.

Bước 4: Xác định các yếu tố phụ thuộc trong SOP

Bước thứ ba là xác định các yếu tố phụ thuộc và quyết định cách kết hợp chúng vào SOP mới. Hoặc để tối ưu hơn bạn có thể thêm quy trình vận hành tiêu chuẩn mới vào một quy trình hiện có.

Tiếp theo, cần xác định đối tượng đang hướng đến để có cách viết SOP phù hợp. Ví dụ, một SOP được viết cho nhân viên cũ sẽ khác với SOP đào tạo nhân viên mới. Một khi tất cả các yếu tố kể trên được xác định rõ ràng, các nhà quản trị có thể bắt đầu viết SOP.

Bước 5: Xác định và thực hiện các bước cùng quy trình

Xác định các bước và quy trình cần thiết để thực hiện các hoạt động được đề ra trong phạm vi của SOP. Đảm bảo rằng các bước và quy trình này là chi tiết và đầy đủ để đảm bảo tính chính xác và đồng nhất.

Thực hiện các bước và quy trình được xác định trong SOP và đảm bảo tính đầy đủ và chính xác.

Bước 6: Kiểm tra và đánh giá hiệu quả của SOP

Sau khi thực hiện các bước và quy trình trong SOP, cần kiểm tra và đánh giá hiệu quả của nó. Nếu cần thiết, có thể điều chỉnh và cập nhật SOP để đảm bảo tính hiệu quả.

Bước 7: Phê duyệt và công bố SOP

Trước khi triển khai, SOP cần được phê duyệt bởi các cấp quản lý và được công bố cho tất cả các nhân viên liên quan. Điều này đảm bảo rằng tất cả mọi người trong tổ chức đều hiểu và tuân thủ các quy định được đưa ra trong SOP.

Bước 8: Cập nhật và bảo trì SOP

Để đảm bảo tính hiệu quả và đồng nhất, cần thường xuyên cập nhật và bảo trì SOP để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với các thay đổi của tổ chức.

Một số điểm các nhà quản trị cần lưu ý khi viết SOP

• Tất cả các công việc đều bắt buộc phải có SOP 
• Trình bày nội dung cụ thể, dễ hiểu để nhân viên dễ dàng làm theo
• Các SOP phải được xem xét kỹ lưỡng và phê duyệt trước khi ban hành
• Hình thức và nội dung của quy trình chuẩn SOP có thể thay đổi linh hoạt tùy vào từng phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp

8 bước triển khai SOP

✍ Xem thêm: Đào tạo Kaizen 5S | Thực hiện chu trình cải tiến hiệu quả tại tổ chức

3. Hướng dẫn vận hành SOP hiệu quả

Người quản lý là người trực tiếp hướng dẫn và truyền đạt quy trình SOP cho cấp dưới. Vì vậy, người quản lý cần nắm rõ các quy trình công việc, kiểm soát chặt chẽ công việc, kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện. Đồng thời, nhà quản lý cần biết lắng nghe ý kiến ​​của nhân viên về những vấn đề phát sinh hoặc chưa phù hợp để không ngừng cải tiến và hoàn thiện quy trình SOP.

Nhân viên là đối tượng trực tiếp làm việc và chịu trách nhiệm tuân theo các quy trình SCP tiêu chuẩn dưới sự hướng dẫn của cấp trên. Vì vậy, họ phải có ý thức tự giác hoàn thành tốt công việc được giao, không làm sai nhiệm vụ của mình. Đồng thời, nhân viên có thể góp ý, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ cũng như giúp công việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng nhân viên không phải là người thiết lập quy trình SOP, vì vậy họ không thể tự ý tạo hoặc thay đổi quy trình hiện có. Mọi thay đổi phải xin ý kiến, đề xuất và được sự đồng ý của cấp trên trước khi thực hiện. Đặc biệt, nhân viên cần lắng nghe ý kiến ​​khách quan của khách hàng để góp ý cải tiến quy trình SOP hiệu quả hơn.

Người quản lý cần trực tiếp hướng dẫn và truyền đạt quy trình SOP cho cấp dưới

4. Phân biệt một số định nghĩa SOP phổ biến

SOP được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau nhằm mục đích trợ giúp quá trình sản xuất hay cung ứng dịch vụ theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật đảm bảo chất lượng. Bao gồm các khái niệm sau.

Trên đây là những thông tin về quy trình chuẩn SOP. Việc xây dựng quy trình chuẩn SOP là một quá trình đòi hỏi tính cẩn thận và chi tiết. Tuy nhiên, việc đầu tư thời gian và tài nguyên để xây dựng quy trình chuẩn SOP sẽ mang lại lợi ích lớn cho tổ chức doanh nghiệp, giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả của hoạt động của tổ chức. Mọi yêu cầu về dịch vụ của Vinacontrol CE, Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Hotline 1800.6083 email vnce@vnce.vn hoặc chat ngay với chuyên viên của chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất!