Kế hoạch sản xuất là gì? 6 bước xây dựng kế hoạch hiệu quả

Ngày nay, trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc quản lý sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự hiệu quả và thành công của doanh nghiệp. Kế hoạch sản xuất không chỉ giúp quản lý tài nguyên một cách hiệu quả mà còn định hình chiến lược phát triển và cạnh tranh của doanh nghiệp. Dưới đây là thông tin tổng quan về "Kế Hoạch Sản Xuất là Gì?" cùng với 6 bước quan trọng để xây dựng kế hoạch sản xuất hiệu quả.

1. Kế hoạch sản xuất là gì?

Kế hoạch sản xuất được định nghĩa là những bước lên kế hoạch cho quá trình sản xuất cụ thể, bao gồm những hoạt động như lên ý tưởng, thành lập và dựa vào các dữ liệu đã có sẵn để xây dựng được một kế hoạch chỉn chu, chi tiết cho một dự án của doanh nghiệp. Dựa theo kế hoạch sản xuất này, chủ doanh nghiệp sẽ nắm được những bước tiến hành của quy trình sản xuất, bắt đầu từ khâu cung ứng đầu vào đầu tiên cho đến khâu phục vụ khách hàng ở bước cuối cùng.

Kế hoạch sản xuất giúp doanh nghiệp quản lý tài nguyên một cách hiệu quả

✍  Xem thêm: Chu trình PDCA là gì? Tư vấn xây dựng và áp dụng PDCA tại doanh nghiệp

2. Lợi ích khi doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất

Kế hoạch sản xuất mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong sản xuất nên việc lên kế hoạch chi tiết cho các dự án sản xuất như vậy rất được khuyến khích. Cụ thể, một số công dụng đáng kể mà một kế hoạch sản xuất chỉn chu có thể mang lại như:

• Sử dụng nguồn lực hiệu quả: Kế hoạch sản xuất thường được lập ra với mục đích chính đó là giúp cho việc phân công, quản lý nguồn nhân lực của công ty, sự hoạt động của hệ thống máy móc và quy trình sản xuất được tiến hành nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí ở mức tối ưu nhất.
• Thiết lập các mục tiêu của doanh nghiệp: Việc lên kế hoạch sản xuất cũng giúp thành lập những mục tiêu và thách thức sớm để toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp phấn đấu đạt được. Lợi ích của thiết lập mục tiêu như vậy sẽ giúp doanh nghiệp so sánh được kết quả thực tế đạt được với kết quả được dự báo. Doanh nghiệp cần phân tích sự khác biệt này để đưa ra được các hành động khắc phục kịp thời trong những tình huống đặc biệt như chi phí cao hơn hoặc doanh thu thấp hơn.
• Quản lý rủi ro: Đây là yếu tố cần thiết cho sự thành công của doanh nghiệp. Công ty cần kiểm soát tốt sự cạnh tranh và môi trường kinh tế xung quanh họ. Việc thiết lập được kế hoạch sản xuất giúp người quản lý hình dung được những rủi ro có thể xảy ra để lên kế hoạch dự phòng để phòng tránh.
• Xây dựng nhóm và hợp tác: Lập kế hoạch sản xuất còn giúp thúc đẩy quá trình xây dựng nhóm và gia tăng tinh thần hợp tác. Điều này giúp nhân viên có trách nhiệm làm việc hơn, tăng năng suất lao động tối đa.
• Tạo lợi thế cạnh tranh: Khi doanh nghiệp biết được điểm yếu, điểm mạnh của tổ chức và có được cái nhìn thực tế thông qua nội dung cụ thể trong kế hoạch sản xuất thì sẽ giúp hệ thống sản xuất phát huy tối đa các điểm mạnh đó, dễ dàng nắm được cơ hội trong quá trình cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên thị trường.

Kế hoạch sản xuất mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong sản xuất

✍  Xem thêm: Sổ tay quản lý chất lượng có ý nghĩa quan trọng thế nào trong quy trình sản xuất 

3. Quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp

Bạn chưa biết cách lập kế hoạch sản xuất như thế nào cho hiệu quả? Hãy thử lập kế hoạch theo 6 bước dưới đây và công việc của bạn hàng ngày sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Bước 1. Lập danh sách các công việc cần làm trong ngày, tuần, tháng, năm.

Việc lên danh sách các công việc cần làm giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về các công việc. Bạn cần lên danh sách và sắp xếp công việc một cách kỹ lưỡng trong ngày, tuần, tháng, năm. Công việc được sắp xếp rõ ràng bao nhiêu thì mức độ hoàn thành càng cao bấy nhiêu.

Bước 2. Đưa ra các mục tiêu tương ứng.

Sau khi lên danh sách các công viêc, bạn cần thiết lập các mục tiêu tương ứng với từng hạng mục công việc. Nên nhớ mục tiêu phải vừa phải, phù hợp với khả năng thực tế, không quá thấp hay quá cao.

Bước 3. Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc.

Bạn nên sắp xếp công việc theo trình tự ưu tiên, công việc nào khẩn cấp thì làm trước, công việc nào ít khẩn cấp thì làm sau. Việc sắp xếp trình tự ưu tiên giúp bạn hoàn thành các công việc đúng thời hạn và tiết kiệm thời gian.

Bước 4. Tập trung thực hiện kế hoạch.

Sự tập trung giúp bạn làm việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, sự tập trung không phải là bạn cứ chú tâm làm việc này mà bỏ bê việc khác. Nhưng ở đây, bạn phải biết kết hợp thực hiện các công việc để tạo ra sự cân bằng cũng như hiệu quả công việc.

Bước 5. Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch.

Thực tế và lý thuyết bao giờ cũng có sự khác biệt. Do đó, sẽ có những việc phát sinh mà bạn không lường trước được. Hãy dự trù một khoảng thời gian để giải quyết các việc phát sinh để không xảy ra tình trạng không mong muốn.

Bước 6. Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch.

Một kế hoạch thành công bao giờ cũng phải kiểm tra tiến độ hoàn thành công việc. Phải liên tục theo dõi, kiểm tra và đối chiếu kết quả để có những bước tiếp theo phù hợp hơn.

Quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp

✍  Xem thêm: Xây dựng hệ thống an toàn vệ sinh thực phẩm theo ISO 22000 | Tư vấn chứng nhận

4. Các cách lập kế hoạch sản xuất hiệu quả

Hiện nay, có nhiều cách lập kế hoạch sản xuất khác nhau, tương ứng phù hợp với những hình thức sản xuất khác nhau của doanh nghiệp. Do đó, tùy theo mục tiêu sản xuất mà doanh nghiệp cần có sự lựa chọn đúng đắn về phương án lập kế hoạch để đạt được thành công như mong đợi. Cụ thể, doanh nghiệp nên tham khảo một số phương thức thiết lập kế hoạch sản xuất phổ biến như sau:

Phương pháp công việc

Phương pháp công việc thường được ứng dụng trong quá trình sản xuất ra một sản phẩm duy nhất cùng với một kế hoạch sản xuất được xây dựng. Phương án này thích hợp dùng trong những cơ sở sản xuất có quy mô nhỏ trên thị trường. Đặc biệt, khi một sản phẩm hoặc một dịch vụ tồn tại những yêu cầu và có thể có các tùy chỉnh sau đó thì đây chính là lựa chọn hợp lý.

Phương pháp sản xuất hàng khối

Phương pháp sản xuất hàng khối còn có tên gọi khác là sản xuất hàng loạt. Cách lập kế hoạch sản xuất theo giải pháp này sẽ bao gồm khâu sản xuất hàng hóa theo nhóm, thay vì sản xuất liên tục hoặc sản xuất riêng lẻ. Nếu doanh nghiệp của bạn áp dụng quy trình sản xuất theo quy mô lớn thì đây chính là lựa chọn không thể hợp lý hơn.

Phương pháp dòng chảy

Phương pháp dòng chảy được biết đến là mô hình sản xuất dựa theo nhu cầu sử dụng của khách hàng trên thị trường nhằm mục đích giảm thiểu tối đa thời gian thực hiện sản xuất bằng cách tăng tốc dây chuyền sản xuất. Quá trình sản xuất sẽ chỉ theo những đơn đặt hàng nhận được và sẽ không dừng lại cho đến khi tất cả các thành phẩm được sản xuất thành công. Thông qua việc sử dụng hệ thống máy móc, ngoài việc giúp tối ưu các tác vụ thủ công thì thời gian chờ đợi cũng được giảm thiểu tối đa.

Phương pháp gia công

Phương pháp gia công có nghĩa là doanh nghiệp sẽ sử dụng một dây chuyền lắp ráp với nhiều loại máy móc hiện đại, tiên tiến có các công dụng khác nhau để hoàn thành những mục tiêu riêng biệt được lên kế hoạch rõ ràng trước đó. Sau cùng, tất cả các thành phần sẽ được ghép lại với nhau để tạo thành sản phẩm hoàn thiện cuối cùng.

 Các cách lập kế hoạch sản xuất hiệu quả

5. Kỹ năng của một nhà lập kế hoạch sản xuất

• Kỹ năng nhận biết các nguồn lực trong công tác lập kế hoạch sản xuất
• Nắm rõ các phương pháp lập kế hoạch sản xuất hiệu quả.
• Hoạch định nhu cầu vật tư.
• Kỹ năng ứng dụng các phương pháp sắp xếp thứ tự gia công.
• Kỹ năng ứng dụng sơ đồ Gantt, Sơ đồ Pert trong lập kế hoạch.
• Kỹ năng triển khai, giám sát sản xuất.

Ngoài ra, để lập kế hoạch, nhà quản trị sản xuất cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận tiếp thị, bán hàng. Bạn cần nắm rõ các dữ liệu về:

• Dự báo tiêu thụ hàng hóa từ bộ phận bán hàng.
• Đơn đặt hàng.
• Lịch giao hàng.
• Tồn kho thành phẩm, bán thành phẩm, sản xuất dở dang.
• Nguồn lực con người: Thông tin nhân sự, nhân công tham gia sản xuất.
• Nguồn lực máy móc: Công suất từng khâu sản xuất, năng lực sản xuất và kế hoạch bảo trì máy móc, thiết bị.

Kỹ năng của một nhà lập kế hoạch sản xuất

✍  Xem thêm: Quy trình xử lý khiếu nại từ khách hàng | Những nội dung cần chú ý

6. Những yếu tố ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch sản xuất

Quá trình lập kế hoạch sản xuất là một quá trình phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải xem xét và đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố ảnh hưởng. Các yếu tố này có thể được chia thành hai nhóm chính:

Các yếu tố bên trong doanh nghiệp:

• Mục tiêu của doanh nghiệp: Mục tiêu sản xuất có thể là tối đa hóa lợi nhuận, tối đa hóa doanh thu, đáp ứng nhu cầu thị trường,... Tùy theo mục tiêu sản xuất mà doanh nghiệp sẽ có những kế hoạch sản xuất khác nhau.
• Nguồn lực của doanh nghiệp: Tài chính, nhân lực, máy móc thiết bị, nhà xưởng, nguyên vật liệu,... Các nguồn lực này là nền tảng để doanh nghiệp thực hiện kế hoạch sản xuất.
• Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp: Nếu cơ cấu tổ chức hợp lý, việc thực hiện kế hoạch sản xuất sẽ trở nên thuận lợi hơn.
• Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp: Xác định các sản phẩm/ dịch vụ mà doanh nghiệp sẽ sản xuất, thị trường mục tiêu,... Từ đó, doanh nghiệp sẽ có những kế hoạch sản xuất phù hợp.

Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp:

• Tình hình thị trường: Xu hướng tiêu dùng, giá cả thị trường,... để có kế hoạch sản xuất phù hợp.
• Tình hình cạnh tranh: Xem xét cách thức hoạt động của đối thủ để có những kế hoạch sản xuất hiệu quả, tạo ra lợi thế cạnh tranh.
• Các yếu tố kinh tế - xã hội: Các yếu tố kinh tế - xã hội như lạm phát, lãi suất, tỷ giá hối đoái,... cũng có thể ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch sản xuất.

Quá trình lập kế hoạch sản xuất đòi hỏi doanh nghiệp phải xem xét và đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố ảnh hưởng

✍  Xem thêm: Quản trị doanh nghiệp là gì? Làm thế nào để quản trị hiệu quả

7. Công cụ lập kế hoạch sản xuất

Các doanh nghiệp dựa vào nhiều công cụ khác nhau để xây dựng kế hoạch sản xuất và theo dõi tiến độ, từ các công cụ trực quan hóa đến phần mềm phức tạp tự động hóa nhiều bước liên quan. Các công cụ điển hình bao gồm:

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là dòng thời gian trực quan chi tiết về tất cả các nhiệm vụ được lên lịch cho một công việc cụ thể. Nó cho phép các nhà quản trị xác định thời gian bắt đầu và kết thúc của công việc, quan sát sự chồng chéo giữa các công việc và đánh giá tiến độ dự án.

Lập kế hoạch sản xuất bao gồm việc điều phối, lập kế hoạch cho nhiều nhiệm vụ và biểu đồ Gantt thể hiện trực quan thời điểm mỗi nhiệm vụ sẽ diễn ra và thời gian thực hiện. Tuy nhiên, việc tạo và cập nhật biểu đồ Gantt thủ công với mục đích phản ánh lịch trình sản xuất phức tạp, luôn thay đổi có thể là một công việc tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra lỗi.

Bảng tính

Nhiều công ty nhỏ thường bắt đầu bằng cách theo dõi các kế hoạch sản xuất đơn giản bằng bảng tính. Bảng tính có thể giúp các nhà quản lý sản xuất thuận tiện trong việc tính toán và cập nhật thông tin liên quan đến kế hoạch sản xuất. Nó cung cấp khả năng tự động tính toán, tổng hợp dữ liệu và xử lý các biểu đồ, đồ thị để hỗ trợ quyết định. Tuy nhiên, đối với hầu hết các công ty, sự phức tạp vốn có của việc lập kế hoạch sản xuất nhanh chóng vượt xa khả năng của phần mềm bảng tính.

Phần mềm lập kế hoạch sản xuất

Lập kế hoạch sản xuất bao gồm nhiều hoạt động, bao gồm dự báo, quản lý chuỗi cung ứng, theo dõi hàng tồn kho và lập kế hoạch công việc. Thông tin về kế hoạch sản xuất cần được cập nhật thường xuyên với bộ phận kinh doanh, bộ phận Marketing và cả bộ phận tài chính. Do đó, nhiều công ty sử dụng bộ ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), trong đó bao gồm phần mềm lập kế hoạch sản xuất và cung cấp giải pháp để quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh.

Các doanh nghiệp dựa vào nhiều công cụ khác nhau để xây dựng kế hoạch sản xuất

Trên đây là toàn bộ thông tin về hoạt động lập kế hoạch sản xuất. Vinacontrol CE hy vọng với bài viết này, Quý doanh nghiệp có thể tiến hành các kế hoạch sản xuất thuận lợi và tối ưu nhất.