Hướng dẫn chuyển đổi sang ISO 9001:2026 | Chi tiết

Các tổ chức đang được chứng nhận theo ISO 9001:2015 sẽ có thời gian 3 năm để chuyển đổi sang ISO 9001:2026. Để duy trì hiệu lực chứng nhận và đáp ứng các yêu cầu mới của tiêu chuẩn, doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống quản lý chất lượng và xây dựng lộ trình chuyển đổi phù hợp. 

1. ISO 9001:2026 thay đổi gì so với ISO 9001:2015?

ISO 9001:2026 kế thừa nền tảng của ISO 9001:2015, đồng thời làm rõ và tăng cường một số yêu cầu nhằm phù hợp hơn với thực tiễn quản lý chất lượng hiện nay. 

• Tăng cường vai trò của lãnh đạo: Nhấn mạnh trách nhiệm của lãnh đạo trong việc xây dựng văn hóa chất lượng và tạo điều kiện để nhân sự chủ động tham gia vào hệ thống quản lý.
• Gắn kết chặt chẽ hơn với chiến lược kinh doanh: Chính sách chất lượng được liên kết với bối cảnh, định hướng và mục tiêu của tổ chức, qua đó hỗ trợ hiệu quả hoạt động kinh doanh.
• Làm rõ rủi ro và cơ hội: Phân biệt rõ hơn giữa rủi ro và cơ hội, giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó với rủi ro và tận dụng các cơ hội phù hợp.
• Đề cao vai trò của nhân sự: Chú trọng hơn đến nhận thức, trách nhiệm và sự tham gia của nhân sự trong việc duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
• Bổ sung Phụ lục A: Cung cấp thêm nội dung giải thích nhằm làm rõ các khái niệm, thuật ngữ và ý định của các yêu cầu trong tiêu chuẩn.

ISO 9001:2026 bổ sung và làm rõ các yêu cầu quản lý chất lượng trong bối cảnh chuyển đổi số, quản lý tri thức và khả năng thích ứng của tổ chức

✍ Xem thêm: Quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001 | Hướng dẫn từ A-Z

2. Thời hạn chuyển đổi ISO 9001:2015 sang ISO 9001:2026

► Thời gian chuyển đổi đối với doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp đang sở hữu chứng nhận ISO 9001:2015, có thể tham khảo các mốc chuyển đổi sau:

• Giấy chứng nhận được cấp trước ngày ISO 9001:2026 ban hành: Giấy chứng nhận ISO 9001:2015 vẫn có giá trị đến hết thời hạn ghi trên giấy chứng nhận. Doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi sang ISO 9001:2026 trong kỳ đánh giá giám sát hoặc chứng nhận lại.

• Giấy chứng nhận được cấp từ ngày 30/9/2029: Hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp sẽ được chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2026.

► Thời gian chuyển đổi đối với tổ chức chứng nhận

Văn phòng Công nhận Chất lượng Quốc gia (CNCLQG) đã thông báo các mốc thời gian thực hiện chuyển đổi ISO 9001:2015 sang phiên bản ISO 9001:2026 đối với các tổ chức chứng nhận, cụ thể:

• 16/9/2026: ISO 9001:2026 chính thức được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành, thay thế ISO 9001:2015.

• 15/10/2026: Văn phòng CNCLQG bắt đầu tiếp nhận đánh giá, công nhận cho các tổ chức chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2026.

• Trước 30/6/2027: Các tổ chức chứng nhận nộp bản tuyên bố chuyển đổi (theo mẫu đính kèm) về Văn phòng CNCLQG.

• 30/9/2027: Văn phòng CNCLQG sẽ dừng các loại hình đánh giá (đánh giá mới, đánh giá lại, đánh giá mở rộng và đánh giá giám sát) cho tổ chức chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015.

• 30/9/2029: Việc công nhận các tổ chức chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 sẽ hết hiệu lực.

Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chuyển đổi ISO 9001:2026 phù hợp với thực tế và đáp ứng thời hạn chuyển đổi

✍ Xem thêm: So sánh ISO 9001 và ISO 22000 | 7 tiêu chí phân biệt

3. Quy trình chuyển đổi sang ISO 9001:2026 chi tiết

Để chuyển đổi ISO 9001:2015 sang ISO 9001:2026 hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước thực hiện sau: 

► Bước 1: Xác định những thay đổi của ISO 9001:2026

Xem xét các điểm thay đổi giữa ISO 9001:2026 và ISO 9001:2015, đồng thời xác định những yêu cầu có liên quan và cần được cập nhật trong hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp.

► Bước 2: Phân tích khoảng cách (Gap Analysis)

Thực hiện phân tích khoảng cách để đánh giá mức độ đáp ứng của hệ thống quản lý chất lượng hiện tại so với các yêu cầu của ISO 9001:2026. Qua đó, giúp doanh nghiệp xác định những nội dung đã phù hợp, những điểm còn thiếu và các vấn đề cần cải tiến.

► Bước 3: Củng cố phương pháp tiếp cận

Thực hiện rà soát, điều chỉnh các quy trình, tài liệu theo yêu cầu của phiên bản mới. 

Hoạt động này cũng tạo cơ hội để doanh nghiệp đơn giản hóa, tinh gọn quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành của hệ thống quản lý chất lượng hiện tại.

► Bước 4: Nâng cao nhận thức và sự gắn kết của nhân sự

Đảm bảo lãnh đạo, cán bộ, nhân sự chuyên trách và người lao động hiểu rõ những thay đổi của ISO 9001:2026. Mỗi nhân sự cần nắm rõ trách nhiệm của mình và vai trò trong việc duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng tại doanh nghiệp.

► Bước 5: Xây dựng kế hoạch chuyển đổi

Doanh nghiệp đã được chứng nhận ISO 9001 cần phối hợp với tổ chức chứng nhận để thống nhất lộ trình và thời điểm chuyển đổi phù hợp. Trường hợp chưa có nhu cầu chứng nhận, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng các yêu cầu của ISO 9001:2026 làm cơ sở để rà soát và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.

Phân tích khoảng cách giúp doanh nghiệp xác định những điểm cần thay đổi, cải tiến để đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001:2026

✍ Xem thêm: Hướng dẫn tích hợp ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 | Chi tiết

4. Lợi ích khi doanh nghiệp chuyển đổi sang ISO 9001:2026

Chuyển đổi ISO 9001:2015 sang ISO 9001:2026 không chỉ giúp duy trì hiệu lực chứng nhận mà còn là cơ hội để doanh nghiệp rà soát, cập nhật và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng phù hợp hơn với yêu cầu hoạt động hiện tại. 

• Duy trì hiệu lực của giấy chứng nhận ISO 9001
• Tối ưu hóa quy trình vận hành
• Nâng cao năng lực cạnh tranh 
• Tăng khả năng thích ứng với xu thế phát triển mới
• Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp và gắn kết nhân sự

Chuyển đổi ISO 9001:2015 sang ISO 9001:2026 là cơ hội giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực ứng phó với các thách thức trong chuỗi cung ứng

✍ Xem thêm: Quy trình cấp giấy chứng nhận ISO 9001 | 3 Nội dung cần lưu ý

5. FAQ - Câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp chuyển đổi sang ISO 9001:2026

5.1 Doanh nghiệp có bắt buộc phải áp dụng ISO 9001:2026 không?

Không. Về bản chất, việc áp dụng ISO 9001:2026 mang tính tự nguyện, tùy thuộc vào nhu cầu tối ưu bộ máy của doanh nghiệp hoặc yêu cầu từ đối tác, khách hàng và thị trường.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đang sở hữu chứng nhận ISO 9001:2015 và muốn tiếp tục duy trì giá trị của chứng nhận này thì việc nâng cấp và chuyển đổi sang phiên bản ISO 9001:2026 trong thời hạn quy định là bắt buộc.

5.2 Doanh nghiệp cần bao lâu để chuyển đổi sang ISO 9001:2026

Thời gian thực hiện chuyển đổi của từng doanh nghiệp không cố định. Doanh nghiệp nên căn cứ vào kết quả phân tích khoảng cách, mức độ đáp ứng của hệ thống quản lý chất lượng hiện tại, quy mô, nguồn lực… của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý hoàn tất quá trình chuyển đổi trước ngày 30/9/2029.

5.3 Doanh nghiệp có phải thay đổi toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng hiện tại không?

Không. ISO 9001:2026 được xây dựng trên nền tảng kế thừa các nguyên tắc cốt lõi của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015. Vì vậy, doanh nghiệp không cần xây dựng lại toàn bộ hệ thống từ đầu mà nên rà soát, đánh giá mức độ đáp ứng và cập nhật những nội dung cần thiết.

Hy vọng những thông tin trên có thể là nguồn tham khảo hữu ích để doanh nghiệp chủ động chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi ISO 9001:2015 sang ISO 9001:2026. Mọi yêu cầu về dịch vụ chứng nhận ISO 9001 và các dịch vụ khác của Vinacontrol CE, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Hotline miễn phí 1800.6083, email vnce@vnce.vn hoặc chat ngay với chuyên viên để được hỗ trợ!