CFS là gì? Các định nghĩa và hướng dẫn đăng ký CFS

CFS là một phần không thể thiếu trong chuỗi cung ứng hàng hóa, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Việc sử dụng CFS giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc xếp dỡ, đóng gói và phân loại hàng hóa, đồng thời đảm bảo an toàn và độ chính xác trong việc vận chuyển hàng hóa. Dưới đây là các thông tin liên quan Vinacontrol CE đã tổng hợp về CFS mà bạn đọc có thể tham khảo tốt nhất.

1. CFS là gì?

Thông thường CFS được biết đến với các tầng nghĩa liên quan đến địa điểm, giấy tờ và chi phí, được áp dụng khi xuất nhập khẩu hàng hóa. Cụ thể như kho CFS, chi phí CFS và Giấy lưu hành tự do CFS. Dưới đây Vinacontrol CE sẽ đưa ra các thông tin liên quan đến các khái niệm trên.

CFS được biết đến với các tầng nghĩa liên quan đến địa điểm, giấy tờ và chi phí, được áp dụng khi xuất nhập khẩu hàng hóa

1.1 Kho CFS là gì

Kho CFS

✍  Xem thêm: Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu | Hồ sơ đơn giản - Thủ tục nhanh gọn

1.2 Chi phí CFS

Phí CFS là loại phí được thu khi hàng ở trong kho để chờ xếp lên container hoặc tháo dỡ từ container xuống

1.3 Giấy chứng nhận lưu hành tự do CFS

CFS (Certificate Of Free Sale - giấy chứng nhận lưu hành tự do) là loại giấy được cấp bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp cho thương nhân xuất khẩu sản phẩm, hàng hóa ghi trong CFS để chứng nhận rằng sản phẩm, hàng hóa đó được sản xuất và được phép lưu hành tự do tại nước xuất khẩu.

Quyết định số 10/2010/QĐ-TTg quy định Giấy chứng nhận lưu hành tự do đối với sản phẩm, hàng hoá xuất khẩu và nhập khẩu CFS được cấp cho sản phẩm, hàng hoá sản xuất trong nước để xuất khẩu. Sản phẩm, hàng hóa sản xuất trong nước không nhất thiết phải được bán thực tế tại nước sản xuất mà chỉ cần được phép bán, lưu hành tại thị trường này là có thể được cấp CFS. CFS thường do các cơ quan quản lý nhà nước là các Bộ quản lý chuyên ngành như Bộ Y tế, Bộ Công Thương, Bộ NN&PTNT cấp. CFS có thể được gọi bằng một số tên khác như CPP, FSC hoặc một số loại tên gọi khác.

✍  Xem thêm: Tư vấn cấp chứng nhận ISO 9001 cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu

2. Quy trình khai thác hàng xuất tại kho CFS

Quy trình khai thác hàng xuất tại kho CFS bao gồm:

► Bước 1: Xác nhận đặt hàng

Đối với mỗi một lô hàng hóa LCL khi được đưa vào kho CFS thì cần phải xác nhận được các thông tin sau:

• Thông tin chủ hàng hóa: tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu chủ hàng là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân).
• Số điện thoại của người giao dịch
• Tên của cảng dỡ hàng hóa và nơi chủ hàng muốn giao hàng
• Tổng số lô hàng lẻ của mình cùng với số lượng của từng loại kiện hàng (có thể mang tính chất hàng khác nhau), tính chất của loại hàng hóa (có phải hàng dễ vỡ hay không?).
• Đơn đặt hàng và mã của từng loại hàng hóa.
• Tên tàu vận chuyển của hãng tàu nào đó cùng với số vận chuyển.
• Thời gian bắt đầu xếp hàng hóa lên container để vận chuyển lên tàu.
• Thời gian tàu nhổ neo và khoảng thời gian tàu bắt đầu khởi hành.

► Bước 2: Tiến hành liên hệ với chủ hàng

Đơn vị gom hàng lẻ sẽ liên hệ với chủ hàng hóa về khoảng thời gian mà hàng về kho CFS nhằm chuẩn bị tâm thế cho việc nhận hàng hóa tại kho và tiến hành khai thác số lượng hàng lẻ LCL của chủ hàng.

► Bước 3: Giao hàng hóa

Chủ hàng giao hàng đến CFS chậm nhất theo thời gian cắt hàng theo thoả thuận. Kho CFS sẽ kiểm tra hàng cẩn thận trước khi nhận hàng. Nếu có các trường hợp sau thì phải có sự đồng ý của Bên thuê kho thì CFS mới được nhận (phải chụp ảnh hiện trạng hàng hoá).

Không được dán băng dính hoặc có biểu hiện dán lại kiện.

Bị hỏng hoặc trong tình trạng kém (xước, thủng, ướt…).

Thiếu mã hiệu, mã số,…(so với trong booking).

Bất kỳ một trường hợp đặc biệt nào khác xảy ra với kiện hàng.

Giao hàng đến kho muộn (Sau 05 giờ chiều thứ 7) hoặc giao tờ khai Hải Quan muộn, CFS chỉ được nhận khi đã có bản ” Yêu cầu nhận hàng muộn” của bên thuê kho và đồng ý tiếp nhận của CFS. CFS sẽ nhận hàng vào và xếp phân loại theo mác mác hàng, kích cỡ, kiểu cách hàng, màu sắc… theo hướng dẫn của Bên thuê kho là đại diện của chủ hàng. Lập bảng kê hàng hóa (theo chủng loại mẫu mã hàng).

CFS sẽ thay mặt Bên thuê kho phát hành chứng từ giao nhận cho bên giao hàng. Chứng từ giao nhận phải có chữ ký của đại diện CFS và đại diện bên giao hàng. Bên chủ hàng phải nộp xác nhận booking, packing list, giấy uỷ quyền (nếu cần) và hồ sơ hải quan khi giao hàng. Nếu nhiều lô hàng được dự kiến đóng cùng container và có một hoặc vài lô hàng phải hoãn lại, CFS phải xin ý kiến Bên thuê kho về việc vẫn tiếp tục đóng những lô hàng khác vào container để xuất hoặc hoãn lại việc đóng cả container.

► Bước 4: Đóng hàng hóa

Phía bên đại diện của chủ hàng tức bên thuê kho sẽ gửi bản hướng dẫn cách đóng hàng hóa cho CFS trước một ngày.

Bên CFS cần phải đảm bảo được năng lực, các phương tiện liên quan và đảm bảo cả nguồn nhân lực đóng hàng để kịp xuất kho đưa lên tàu vận chuyển.

Phía CFS cũng cần phải phối hợp nhịp nhàng với cơ quan hải quan và nếu cần thiết thì phải phối hợp với cả người giám sát của bên thuê kho CFS.

► Bước 5: CFS chuẩn bị vỏ container rỗng để đóng hàng

Đại diện của chủ hàng (tức là bên thuê kho) cần phải đảm bảo rằng hãng tàu có thể bố trí được vỏ container rỗng tại kho CFS để thuận lợi trong việc đóng hàng theo đúng lịch trình đã dự kiến từ trước. Đồng thời phía bên CFS sẽ tuân thủ chặt chẽ theo hướng dẫn đóng hàng của bên thuê kho về hãng tàu và bãi container (container yard – CY) để tiến hành hạ hàng.

Phía bên CFS sẽ phối hợp với hãng tàu để có thể đảm bảo có đủ vỏ container rỗng sẵn có và luôn ở trong trạng thái tốt nhất (đảm bảo chất lượng) để có thể đóng hàng.

Bên thuê kho có thể sẽ có những yêu cầu với CFS vận chuyển container từ một bãi container (CY) khác về để tiến hành đóng hàng. Nội dung cần có trong văn bản yêu cầu như sau: Số lượng vỏ container rỗng (loại container, kích thước vỏ container); chủ của vỏ container; Địa điểm nâng hoặc hạ vỏ container (Bên thuê kho sẽ phải chịu các khoản chi phí vận chuyển nâng hoặc hạ vỏ container này cho CFS).

► Bước 6: Cơ quan hải quan kiểm hóa

Chủ hàng chịu trách nhiệm hoàn thành thủ tục giấy tờ HQ kiểm hoá và giao nộp hồ sơ HQ hoàn chỉnh cho CFS khi giao hàng.

Nếu hồ sơ HQ kiểm hóa không được giao cho CFS theo đúng thời gian quy định, CFS sẽ không chịu trách nhiệm tổ chức kiểm hóa đóng ghép cho cont cũng như việc đưa cont ra tàu. Trong trường hợp này CFS phải thông báo cho bên thuê kho để book hàng đi tàu khác.

CFS có trách nhiệm tiến hành kiểm hoá cho việc đóng ghép hàng xuất. Phí kiểm hoá đã bao gồm trong phí CFS miễn là mọi giấy tờ HQ đã giao nộp kịp thời. Nếu giấy tờ hải quan chưa đủ việc kiểm hóa đóng ghép sẽ phát sinh thêm chi phí hoặc không thể hiện được do vi phạm quy trình quản lý của Hải quan.

CFS sẽ giao nộp tờ khai HQ khi đã hoàn thành thủ tục HQ kiểm hoá cho hãng tàu feeder.

► Bước 7: Tiến hành giám sát

Về phía CFS sẽ phải chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát các công đoạn như việc nhận hàng, lưu hàng vào trong kho, đóng hàng vào trong các container rỗng và xuất container ra tàu theo các chỉ dẫn của bên thuê kho.

CFS bố trí ít nhất một giao nhận để có thể nhận hàng vào kho và ít nhất là hai giao nhận khi mà đóng hàng từ kho vào trong container: một ở cửa kho và một ở cửa container (chuyển giao hàng vào hoặc ra).

Thông thường nếu chủ hàng có đơn hàng lẻ sẽ thuê dịch vụ của các đơn vị Logistics để họ làm các thủ tục ghép hàng tại kho CFS. Việc này sẽ giảm bớt công việc và chi phí của chủ hàng, thậm chí mức phí còn rẻ hơn nhiều so với việc tự làm.

Quy trình khai thác hàng xuất tại kho CFS

✍  Xem thêm: Kiểm định chất lượng hàng hóa nhập khẩu | Hỗ trợ toàn quốc 

3. Thủ tục xin cấp giấy lưu hành tự do CFS 

Trình tự các bước khi xin cấp giấy lưu hành tự do CFS bao gồm các bước sau:

Bước 1: Đăng ký hồ sơ thương nhân

Hồ sơ thương nhân bao gồm:

• Đăng ký mẫu chữ ý của người được ủy quyền ký đơn đề nghị cấp CFS và con dấu của thương nhân (theo mẫu quy định);
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của thương nhân (bản sao có dấu sao y bản chính);
• Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế (bản sao có dấu sao y bản chính);
• Danh mục các cơ sở sản xuất (nếu có) của thương nhân (theo mẫu quy định);

Bước 2: Làm hồ sơ đề nghị cấp CFS

Hồ sơ đề nghị cấp CFS bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp CFS (theo mẫu quy định) được kê khai hoàn chỉnh và hợp lệ;
• Bản sao chứng thực của bản tiêu chuẩn công bố áp dụng đối với sản phẩm, hàng hóa kèm theo cách thể hiện (trên nhãn hàng hóa hoặc trên bao bì hàng hóa, tài liệu đi kèm,...);
• Các giấy tờ khác tùy thuộc vào yêu cầu đặc thù của cơ quan cấp CFS;

Bước 3: Nộp hồ sơ đề nghị cấp CFS

Thẩm quyền quản lý CFS sản phẩm, hàng hóa nhập khẩu và cấp CFS sản phẩm, hàng hóa xuất khẩu: Bộ Y Tế; Bộ Công Thương; Bộ nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Thời hạn sử dụng tối đa của giấy chứng nhận lưu hành tự do CFS là 2 năm kể từ ngày được cấp.

Giấy lưu hành tự do CFS

✍  Xem thêm: COA là gì? Mục đích và tác dụng của giấy COA

4. Sự khác biệt giữa CY và CFS 

Container Yard – CY: CY là bãi container, thường nằm ở cảng. Các container sẽ được giữ tại đó trước khi xếp lên tàu hoặc sau khi dỡ container xuống tàu.

Container Freight Station – CFS: là trạm tập kết hàng hóa từ chủ hàng để đóng vào container. Hoặc phân phối hàng hóa từ container cho người nhận hàng, thường được đặt bên ngoài cảng. CFS thường được sử dụng với hàng hóa LCL (Less Than Container Load).

Như vậy có thể thấy, CFS là địa điểm cố định chuyên đóng hàng hoặc dỡ hàng khỏi container, còn CY là bãi dành cho các container đã đóng hàng hoàn chỉnh. Bên cạnh đó còn có một số thuật ngữ trong ngành xuất nhập khẩu:

• CY/CFS: Đây là thuật ngữ để chỉ dịch vụ giao nhận container tại địa điểm của người gửi và người nhận.
• CY/CY: chỉ là dịch vụ giao nhận nguyên container từ cảng người gửi đến cảng người nhận
• CFS/CFS: hàng lẻ, người gửi hàng mang hàng đến bãi tập kết để đóng vào container, container được di chuyển đến bãi tập kết gần người nhận và dỡ hàng, người nhận phải đến bãi tập kết để nhận hàng
• CY/CFS: nhận nguyên container từ cảng người gửi, đưa về trạm thu gom gần người nhận hàng và dỡ hàng, người nhận phải đến trạm thu gom để nhận hàng.
• CFS/CY: người gửi hàng phải mang hàng đến bãi tập kết để đóng vào container, container sẽ được giao đến cảng của người nhận.

Trên đây là toàn bộ các thông tin liên quan đến CFS. Vinacontrol CE hy vọng Quý doanh nghiệp đã hiểu rõ các khái niệm kho CFS, chi phí CFS và giấy tự do lưu hành CFS cũng như cách thức xin cấp giấy. \

*Đây là bài cung cấp thông tin Vinacontrol CE không hỗ trợ dịch vụ này.