Mã số DUNS là gì? Đăng ký DUNS như thế nào?

Trong thời đại toàn cầu hóa, việc khẳng định vị thế và uy tín trên thị trường quốc tế là điều cần thiết với mỗi doanh nghiệp. Một trong những yếu tố hỗ trợ hiệu quả chính là mã số DUNS – công cụ nhận diện doanh nghiệp được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu. Vậy, mã số DUNS là gì, tại sao doanh nghiệp cần nó và quy trình đăng ký như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

*Đây là bài viết cung cấp thông tin, Vinacontrol CE không hỗ trợ dịch vụ này!

1. Mã số DUNS là gì?

1.1 Mã số DUNS

Mã số DUNS là ký hiệu viết tắt của Data Universal numbering System. Đây là một dãy số gồm 9 chữ số, được sử dụng làm mã số nhận dạng cho một doanh nghiệp duy nhất, tại một địa chỉ cụ thể. Mỗi một công ty đăng ký sẽ có một mã số DUNS khác nhau, không trùng lặp. Mã số DUNS ngày nay được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới và là công cụ hữu ích để kiểm tra danh tính, sự uy tín tài chính của một công ty.

Mã số DUNS được cấp bởi Tập đoàn Dun & Bradstreet (D&B), sau khi thông tin doanh nghiệp bạn đã được Tập đoàn này xác minh. DUNS sẽ được công nhận trên toàn cầu với nhiều tên gọi khác nhau như: DUNS, D-U-N-S, mã DUNS, mã số DUNS, DUNS number, mã số doanh nghiệp toàn cầu, D-U-N-S Registered Seal, D-U-N-S® Registered™,…

Khi đã được cấp mã số DUNS, doanh nghiệp sẽ dễ dàng thực hiện các giao dịch xuất khẩu hàng hóa sang thị trường Mỹ hay các thị trường quốc tế khác. Đây sẽ là cơ sở để công ty đối tác có thể kiểm tra và xác nhận thông tin doanh nghiệp bạn, cũng như giúp doanh nghiệp bạn gia tăng sự tin cậy và tín nhiệm toàn cầu.

Tóm lại, bạn đọc có thể hình dung DUNS giống như mã số ĐKKD, hay căn cước công dân có giá trị toàn cầu, dùng để xác thực thông tin doanh nghiệp trước khi thực hiện các giao dịch xuất khẩu hàng hóa vậy.

Lưu ý: Mã số DUNS là để xác minh thông tin doanh nghiệp. Nó không thay thế cho chứng chỉ FDA. Khi đăng ký chứng chỉ FDA hoặc gia hạn FDA, doanh nghiệp bắt buộc phải cung cấp mã số DUNS.

Không phải doanh nghiệp xuất khẩu nào cũng cần đăng ký mã số DUNS. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn phát triển kinh doanh ở thị trường nước ngoài cũng như xây dựng uy tín với khách hàng và đối tác thì mã số DUNS là điều cần làm để thuận lợi trong kinh doanh quốc tế.

Mã số DUNS là ký hiệu viết tắt của Data Universal numbering System

1.2 Cấu trúc mã số DUNS

Dưới đây là một ví dụ về mã số DUNS

DUNS Number: 555374516 (Mã số DUNS 1 chi nhánh ở HCM của FPT). Mỗi vị trí riêng biệt, như chi nhánh hay trụ sở chính,… của một doanh nghiệp sẽ được cấp một mã số DUNS.

DUNS là 1 dãy số gồm có 9 chữ số, dãy số này là duy nhất. Mỗi doanh nghiệp sẽ được cấp 1 mã DUNS khác nhau, không có sự trùng lặp.

Ngoài ra doanh nghiệp bạn sẽ được cấp và sử dụng con dấu D-U-N-S® Registered™. Nhằm chứng minh độ tin cậy và tín nhiệm cao, giúp doanh nghiệp có được nhiều cơ hội kinh doanh trên thị trường quốc tế.

Giấy chứng nhận D-U-N-S® Registered™ được cung cấp bởi Dun & Bradstreet toàn cầu: Giấy chứng nhận DUNS khẳng định cho mã số DUNS và con dấu DUNS của doanh nghiệp là hoàn toàn đáng tin cậy.

1.3 Mã số DUNS có thời hạn không?

Mã số DUNS là vô thời hạn, mã số này sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt hành trình kinh doanh của mình.

✍ Xem thêm: Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế ISO | 8 thông tin cần biết 

2. Tại sao doanh nghiệp cần có mã số DUNS?

► Đảm bảo xác thực thông tin doanh nghiệp chính xác

Khi được cấp mã số DUNS, chứng tỏ các thông tin của doanh nghiệp đã được xác thực, kiểm chứng bởi tập đoàn D&B.

FDA đã công nhận mã số DUNS là cơ sở để nhận dạng nhà nhập khẩu. Việc nhận dạnh các nhà nhập khẩu qua mã số DUNS, sẽ giúp FDA thực hiện hiệu quả, giám sát việc tuân thủ và thực thi các yêu cầu của FSVP, từ đó giúp đảm bảo rằng thực phẩm nhập khẩu đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn của Hoa Kỳ.

Ngày nay, mã số DUNS được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu và được khuyến khích cũng như bắt buộc bởi 200 tổ chức chính phủ, các hiệp hội thương mại trên thế giới.

► Tạo dựng niềm tin trên thị trường quốc tế

Mã số DUNS là được công nhận trên toàn cầu, để xác định và truy cập thông tin về doanh nghiệp. Điều đó giúp doanh nghiệp khẳng định niềm tin và nâng cao sự tín nhiệm trên thị trường. Đây cũng được xem như là cơ sở để tạo uy tín với khách hàng, đối tác và các bên cho vay khác của doanh nghiệp.

► Tiềm năng mở rộng hợp tác kinh doanh

Mã DUNS là tiêu chuẩn quan trọng để thẩm định doanh nghiệp, thường được các đối tác kinh doanh tiềm năng tham chiếu để khẳng định độ tin cậy đối với doanh nghiệp.

Khi có mã số DUNS, doanh nghiệp sẽ có cơ hội được biết đến nhiều hơn và có nhiều cơ hội để hợp tác quốc tế, làm việc với các doanh nghiệp khác ở cả trong và ngoài nước, các tổ chức chính phủ trên phạm vi toàn cầu.

✍ Xem thêm: ISO 9001 là gì? Đối tượng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 

3. Quy trình đăng ký mã số DUNS

Cách đăng ký số DUNS tại Việt Nam gồm 7 bước sau: 

► Bước 1: Liên hệ với CRIF D&B

Khách hàng có thể liên hệ với CRIF D&B để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.

Khách hàng điền đầy đủ những thông tin cần thiết, sau đó bấm “Đăng ký” để được nhân viên của CRIF D&B Việt Nam tư vấn tận tình.

► Bước 2: Xác nhận doanh nghiệp đã có mã DUNS chưa

Khi nhận được thông báo về nhu cầu muốn đăng ký mã số DUNS, CRIF D&B Việt Nam sẽ tiến hành kiểm tra xem doanh nghiệp quý khách đã có mã DUNS hay chưa. 

Quý khách cũng có thể tự tra cứu mã số DUNS xem doanh nghiệp mình đã có mã D-U-N-S® Registered™  trên website của DUNS.

Sau khi có kết quả thì CRIF D&B Việt Nam sẽ xác nhận với quý khách:

• Trường hợp 1: Nếu doanh nghiệp đã có mã số DUNS thì CRIF D&B Việt Nam sẽ xác nhận lại thông tin với doanh nghiệp xem có đúng với thông tin đăng ký DUNS trước đó không.
• Trường hợp 2: Nếu doanh nghiệp chưa có mã số DUNS thì CRIF D&B Việt Nam sẽ tiến hành thu thập thông tin cần thiết của doanh nghiệp để đăng ký.

► Bước 3: Doanh nghiệp cung cấp thông tin

Để tham gia DUNS, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ những thông tin sau:

• Tên hợp pháp của công ty
• Hình thức giao dịch, kinh doanh hoặc tên khác của doanh nghiệp (tên viết tắt)
• Địa chỉ cụ thể của công ty và mã Zip (mã Zip là mã để các đơn vị bưu chính xác định địa chỉ của doanh nghiệp)
• Địa chỉ gửi thư của công ty và mã Zip (nếu địa chỉ nhận các bưu phẩm gửi đến khác với địa chỉ công ty đăng ký)
• Số điện thoại công ty
• Ngày thành lập công ty (ngày cấp lần đầu và nếu có sự thay đổi thông tin trên đăng ký kinh doanh thì là ngày cấp gần nhất)
• Số lượng nhân viên hiện tại
• Các thông tin về giám đốc điều hành/ giám đốc đại diện
• Sản phẩm và lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp
• Tên và địa chỉ công ty mẹ, các công ty con, chi nhánh của doanh nghiệp.

►  Bước 4: Tiến hành xác thực thông tin doanh nghiệp

Khi đã nhận được thông tin do doanh nghiệp cung cấp, CRIF D&B Việt Nam sẽ tiến hành xác thực các thông tin đã được cung cấp. Việc này nhằm đảm bảo mọi thông tin đều đầy đủ, chính xác và công ty đủ tiêu chuẩn để thực hiện giao dịch quốc tế. 

►  Bước 5: Xác thực thông tin với trụ sở và lấy mã DUNS

CRIF D&B Việt Nam sẽ tiến hành xác thực thông tin với kho thông tin của trụ sở D&B Mỹ. Sau đó, nếu không có vấn đề nào phát sinh, CRIF D&B Việt Nam sẽ thực hiện lấy mã DUNS cho doanh nghiệp.

►  Bước 6: Cung cấp mã DUNS cho doanh nghiệp

Sau khi thông tin của doanh nghiệp đã được xác thực, D&B toàn cầu sẽ cung cấp mã DUNS, con dấu D-U-N-S® Registered™, giấy chứng nhận D-U-N-S® Registered™. 

►  Bước 7: Kích hoạt mã số DUNS

CRIF D&B Việt Nam sẽ hỗ trợ quý khách hàng kích hoạt mã số DUNS qua qua email của doanh nghiệp. Tất cả quy trình đăng ký này được diễn ra trong khoảng thời gian từ 5 - 7 ngày làm việc.

Quá trình đăng ký mã số DUNS sẽ mất một vài ngày nhưng thời gian doanh nghiệp Việt Nam nhận được mã số DUNS có thể kéo dài đến 30 ngày. Nếu doanh nghiệp muốn nhanh hơn thì việc lựa chọn dịch vụ đăng ký mã số DUNS là cần thiết.

Quy trình đăng ký mã số DUNS

✍ Xem thêm: Giải pháp tối ưu chi phí trong doanh nghiệp | Bạn cần biết 

4. Hồ sơ đăng ký số DUNS

Khi đăng ký mã số DUNS thành công, thông tin của doanh nghiệp sẽ được hiển thị trên hệ thống cơ sở dữ liệu trực tuyến toàn cầu của D&B. Các thông tin bao gồm:

• Về công ty: Những thông tin giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp. 
• Thông tin doanh nghiệp: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số Fax, địa chỉ website, email, lĩnh vực xuất, nhập khẩu.
• Thông tin đăng ký: Ngành nghề đăng ký kinh doanh, mã SIC, loại hình doanh nghiệp, năm thành lập, số vốn đăng ký, người đại diện pháp luật của công ty.
• Thông tin D&B: Dã DUNS của doanh nghiệp (1 dãy số gồm 9 chữ số)
• Người đại diện công ty: Họ tên người đại diện cho doanh nghiệp trên hồ sơ pháp lý.
• Thông tin kinh doanh: Doanh thu hàng năm, thông tin liên kết, thứ tự xếp hạng trong ngành so với trên thị trường.
• Sản phẩm và thương hiệu: Những sản phẩm và thương hiệu mà doanh nghiệp đang sở hữu.
• Giải thưởng: Những giải thưởng mà doanh nghiệp vinh dự đạt được được vinh danh bởi những tổ chức uy tín trên thế giới.
• Ảnh công ty: Hình ảnh tiêu biểu về trụ sở làm việc của doanh nghiệp.

Tất cả những thông tin trên cũng sẽ được lưu trữ và hiển thị trên hệ thống toàn cầu của D&B, nơi có 225 triệu hồ sơ của các công ty trên toàn thế giới và hàng triệu lượt truy cập mỗi ngày. 

Trên đây là toàn bộ thông tin doanh nghiệp cần nắm rõ khi tiến hành đăng ký mã số DUNS. Hy vọng với những thông tin này, Quý doanh nghiệp sẽ có mã số DUNS hiệu quả và nhanh chóng.