Giám định tổn thất hàng hoá | Hướng dẫn quy trình từ A-Z

Trong quá trình vận chuyển và kinh doanh hàng hóa, việc xảy ra tổn thất là điều không thể tránh khỏi, gây ảnh hưởng không nhỏ đến quyền lợi của các bên liên quan. Lúc này, giám định tổn thất hàng hóa trở thành một giải pháp quan trọng, giúp xác định nguyên nhân, mức độ thiệt hại và đưa ra hướng xử lý phù hợp. Bài viết dưới đây, Vinacontrol CE sẽ cung cấp những thông tin hữu ích về giám định tổn thất hàng hóa.

1. Giám định tổn thất hàng hoá là gì?

Giám định tổn thất hàng hóa là quá trình kiểm tra, đánh giá và xác nhận mức độ hư hỏng, mất mát hoặc tổn thất của hàng hóa trong quá trình vận chuyển, lưu kho hoặc sử dụng. Đây là một bước quan trọng trong việc xác định trách nhiệm, đền bù thiệt hại và đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan.

Quy trình giám định tổn thất thường được thực hiện bởi các tổ chức giám định độc lập, nhằm cung cấp báo cáo khách quan, chính xác, giúp doanh nghiệp giải quyết tranh chấp hoặc yêu cầu bảo hiểm một cách hiệu quả.

Việc giám định này thường được thực hiện khi tổ chức/ doanh nghiệp nhận thấy hàng hóa của nhà cung cấp bị tổn thất, hư hỏng, đổ vỡ, thiếu hụt, giảm chất lượng ở cảng hay trên đường hành trình.  

Giám định tổn thất hàng hóa

✍ Xem thêm: Giám định chẳng buộc hàng hoá | Tại sao phải giám định Lashing 

2. Mục đích của giám định tổn thất hàng hoá

Giám định tổn thất hàng hóa là cơ sở để xác định mức độ và nguyên nhân của các tổn thất. Từ đó giúp các bên có thể thực hiện giải quyết các tranh chấp/ bồi thường một cách trôi chảy khi xảy ra tình trạng hàng hóa bị tổn thất trong quá trình sản xuất và vận chuyển.

Cụ thể mục đích chính của hoạt động giám định hàng hóa tổn thất bao gồm: 

• Xác định tình trạng thực tế hàng hóa bị tổn thất: xác định hiện trạng hàng hóa còn lại (nghĩa là hàng hóa không bị hư hỏng phẩm chất); xác định số lượng và khối lượng hàng hóa tổn thất để biết mức độ tổn thất;
• Xác định nguyên nhân gây nên tổn thất (bao gồm cả nguyên nhân trực tiếp và gián tiếp);
• Đưa ra biện pháp xử lý và ngăn ngừa tổn thất lây lan (hạn chế tổn thất)/ phân bố tổn thất (khi có tổn thất chung)
• Cấp Chứng thư giám định về tổn thất để làm căn cứ đòi bồi thường

Chứng thư giám định là văn bản xác định tình trạng thực tế của hàng hóa về số lượng, chất lượng, quy cách, bao bì, giá trị hàng hóa, tổn thất, an toàn, vệ sinh và các yêu cầu khác được tổ chức giám định độc lập (bên thứ ba) cấp theo yêu cầu của bên yêu cầu giám định.

Giá trị pháp lý của chứng thư giám định:

• Chứng thư giám định chỉ có giá trị đối với hàng hóa được yêu cầu giám định;
• Chứng thư giám định có giá trị ràng buộc đối với bên yêu cầu giám định nếu bên yêu cầu giám định không chứng minh được rằng kết quả giám định không khách quan, không trung thực hoặc sai về kỹ thuật, nghiệp vụ giám định;
• Chứng thư giám định có giá trị ràng buộc trách nhiệm đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giám định về những kết quả và kết luận trong Chứng thư giám định.

Mục đích của giám định tổn thất hàng hoá

✍ Xem thêm: Giám định hàng hoá trước khi xuất hàng PSI | Hỗ trợ toàn quốc 

3. Quy trình giám định tổn thất

Bước 1: Nhận yêu cầu giám định

Khi phát hiện ra tổn thất người được bảo hiểm hoặc người phát hiện tổn thất thông báo tổn thất. 

Xác định tính chất, loại tổn thất và thông báo cho người chuyên chở và Công ty bảo hiểm hoặc đại lý của Công ty bảo hiểm

Đối với loại tổn thất rõ rệt - Appearant loss or damage (có thể xác định được bằng ngoại quan): Lập biên bản ghi nhận tổn thất tại chỗ có chữ ký xác nhận của các bên liên quan.

Đối với loại tổn thất không rõ rệt - Non-appearant loss or damage (không xác định được bằng ngoại quan nhưng theo kinh nghiệm có nghi ngờ tổn thất trong kiện hàng): thông báo tổn thất bằng cách lập biên bản tại chỗ (Thư dự kháng - Letter of reservation), mô tả hiện tượng, ghi hình toàn bộ và gửi công văn cho các bên liên quan.

Dựa trên các chứng từ thu thập được, giám định viên phân tích yêu cầu giám định, xem xét các điều kiện bảo hiểm, loại hàng hóa, phương thức đóng gói, phương tiện vận chuyển… để đánh giá sơ bộ tổn thất có được bảo hiểm hay không, có thuộc phạm vi trách nhiệm của công ty bảo hiểm không. Nếu tổn thất không được bảo hiểm hoặc có thể khẳng định ngay không thuộc trách nhiệm bảo hiểm thì phải trả lời ngay cho khách hàng để khách hàng có biện pháp thích hợp đối với hàng hóa của mình, tránh tổn thất hàng hóa phát sinh. Nếu tổn thất thuộc trách nhiệm bảo hiểm hoặc trách nhiệm bảo hiểm chưa xác định được ngay hoặc phạm vi bảo hiểm chưa rõ ràng, công ty bảo hiểm sẽ tiến hành các công việc tiếp theo.

Bước 2: Thực hiện giám định

Chủ hàng, chủ tàu có thể tự thực hiện giám định hoặc thuê công ty giám định chuyên nghiệp để thực hiện công việc. Giám định viên có trách nhiệm phối hợp với các bên liên quan để thu thập và điều tra chứng cứ.

►   Các giấy tờ cần xem xét bao gồm:

• Giấy chứng nhận bảo hiểm
• Vận đơn (B/L)
• Chi tiết đóng gói (P/L)
• Hóa đơn mua hàng (Invoice)
• Hợp đồng mua bán (Sale Contract)
• Giấy chứng nhận phẩm chất
• Biên bản hàng hóa hư hỏng, đổ vỡ do tàu gây nên
• Sơ đồ xếp hàng
• Nhật ký hàng hải
• Giấy chứng nhận kín chắc hầm tàu trước khi xếp hàng
• Giấy chứng nhận vệ sinh hầm tàu trước khi xếp hàng
• Giấy chứng nhận ôn độ, …
• Vận tải đơn
• Phiếu đóng gói hàng hóa
• Biên bản hàng hóa hư hỏng đổ vỡ do tàu gây nên
• Biên bản kết toán nhận hàng với tàu
• Kết quả dỡ hàng khỏi container
• Khiếu nại bồi thường tổn thất
• Giấy ủy quyền
• Và một số giấy tờ liên quan khác (nếu có)

►   Việc thực hiện giám định tại hiện trường được tiến hành theo trình tự:

• Lấy mẫu
• Kiểm tra phương tiện vận tải, kiểm tra tình trạng kho hàng, kiểm tra số liệu và seal chì của container (nếu có)
• Đo đạc, kiểm đếm và ghi nhận tại hồ sơ làm việc
• Xác định khối lượng, số lượng thiệt hại; Kiểm tra tình trạng chất lượng và kỹ thuật của hàng hóa tại thời điểm giám định; Chụp ảnh, ghi hình hiện trạng hàng hóa; Lập biên bản mô tả chi tiết
• Xác định mức độ tổn thất, ước tính chi phí khắc phục và biện pháp giúp làm giảm thiệt hại, đảm bảo giá trị còn lại của lô hàng hóa.

Bước 3: Lập biên bản giám định và hồ sơ giám định

Biên bản giám định phải ghi rõ: 

• Nguyên nhân gây tổn thất
• Mức độ tổn thất
• Tình trạng sắp xếp chèn lót thiết bị của tàu
• Số lượng kiện hàng
• Số thứ tự kiện hàng bị tổn thất
• Tình trạng tổn thất và bao bì hư hỏng
• Biên bản giám định phải được lập tại hiện trường nơi tiến hành giám định và có chữ ký của các bên liên quan xác nhận.

Bước 4: Thông báo kết quả, ban hành Chứng thư giám định

Đây là bước vô cùng quan trọng của hoạt động giám định bởi lẽ Chứng thư giám định chính là cơ sở để phân bổ trách nhiệm của các bên có liên quan, và là chứng cứ phục vụ giải quyết khiếu nại bồi thường sau này.

Căn cứ vào Chứng thư giám định, Công ty bảo hiểm sẽ xem xét, đối chiếu với Hợp đồng bảo hiểm để xử lý giải quyết. Trường hợp tổn thất thuộc phạm vi bảo hiểm thì Công ty bảo hiểm căn cứ vào kết quả giám định, phân bổ tổn thất, bồi thường tổn thất cho người được bảo hiểm.

Quy trình giám định tổn thất

✍ Xem thêm: Quy trình thủ tục kiểm tra chất lượng hàng hoá nhập khẩu | Tư vấn A-Z

Kết luận

Giám định tổn thất hàng hóa là giải pháp hiệu quả để bảo vệ quyền lợi, giảm thiểu thiệt hại và đảm bảo sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Lựa chọn một đơn vị giám định uy tín sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình giải quyết các vấn đề liên quan đến tổn thất hàng hóa.