Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện DDS theo PEFC ST 2002-1:2024

Từ ngày 29/06/2023, Quy định mới của Liên minh châu Âu về sản xuất hàng hoá không gây mất rừng  – EUDR (European Union Deforestation Regulation, EU 2023/1115) – chính thức có hiệu lực. Quy định này tác động trực tiếp đến doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu các mặt hàng gỗ, cao su, cà phê, ca cao, dầu cọ, đậu nành và thịt bò vào EU.

Để đáp ứng, mọi doanh nghiệp phải thiết lập và thực hiện DDS (Due Diligence System – Hệ thống Thẩm định trách nhiệm) để chứng minh sản phẩm không liên quan đến phá rừng sau ngày 31/12/2020, đồng thời tuân thủ pháp luật sở tại và minh bạch về nguồn gốc. Trong bài viết này, Vinacontrol CE sẽ hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện DDS theo EUDR một cách chi tiết.

1. DDS (Due Diligence System) trong EUDR là gì?

"DDS (viết tắt của từ Due Diligence System) là tập hợp các biện pháp, quy trình nhằm thu thập thông tin, đánh giá rủi ro và giảm thiểu rủi ro để đảm bảo sản phẩm không đến từ nguồn gốc tranh cãi hoặc vi phạm pháp luật, đồng thời tuân thủ yêu cầu EUDR.”

03 trụ cột chính của DDS:

• Thu thập thông tin (Information Collection).]
• Đánh giá rủi ro (Risk Assessment).
• Giảm thiểu rủi ro (Risk Mitigation).

Ngoài ra, trong vận hành thực tế còn có:

• Mối quan ngại có căn cứ (substantiated concerns).
• Báo cáo/khai báo đầu ra theo CoC và các WI/SOP liên quan

DDS là công cụ quản trị rủi ro pháp lý và thương mại, giúp doanh nghiệp giảm thiểu khả năng bị EU từ chối hàng, phạt tài chính hoặc mất uy tín với đối tác.

✍  Xem thêm: EUDR là gì? Doanh nghiệp nhỏ bao giờ phải áp dụng

2. Đối tượng doanh nghiệp cần áp dụng DDS

Tùy theo vị trí của doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng (nhà nhập khẩu, xuất khẩu hay thương nhân phân phối trong EU) và quy mô hoạt động (SME hoặc Non-SME), mức độ yêu cầu sẽ khác nhau. Cụ thể:

• Operator (Nhà nhập khẩu / xuất khẩu): Doanh nghiệp đặt hàng hóa lần đầu vào thị trường EU hoặc xuất khẩu trực tiếp từ EU thì bắt buộc phải thực hiện DDS đầy đủ.
• Trader (Thương nhân / Nhà phân phối trong chuỗi EU): SME trader không phải nộp tuyên bố, nhưng phải lưu giữ reference number từ nhà cung cấp tối thiểu 5 năm và cung cấp khi được yêu cầu. Đối với Non-SME trader phải có DDS và công bố báo cáo.
• SME vs Non-SME: SME (doanh nghiệp vừa và nhỏ): có yêu cầu đơn giản hơn nhưng vẫn cần lưu giữ hồ sơ, dữ liệu và Non-SME: bắt buộc lập hệ thống quản lý, bổ nhiệm nhân sự tuân thủ, có kiểm toán độc lập

✍  Xem thêm: Quản trị rủi ro là gì? Hướng dẫn 7 bước kiểm soát rủi ro chuẩn

3. Yêu cầu hệ thống Phân loại claim trong DDS

3.1. Yêu cầu hệ thống quản lý

• Mở rộng phạm vi CoC để áp dụng mô-đun PEFC ST 2002-1:2024 (EUDR DDS)
• Có thủ tục quản lý rủi ro bằng văn bản , SOP/WI kèm theo, tổ chức lưu giữ hồ sơ DDS.
• Với non-SME: bổ nhiệm cán bộ tuân thủ EUDR, vận hành kiểm toán độc lập, báo cáo công khai

3.2. Phân loại vật liệu trong chuỗi cung ứng

Các loại vật liệu trong chuỗi cung ứng có thể được phân chia thành 3 nhóm chính dựa trên việc đã đi qua hệ thống thẩm định (DDS) và kết nối với EU:

3.3. Claim PEFC-EUDR (tuyên bố tuân thủ)

Trong EUDR, “Claim” có nghĩa là tuyên bố chinh thực mà doanh nghiệp gắn trên nhãn, chứng từ, báo cáo để thể hiện sản phẩm đã được kiểm soát theo CoC + DDS nhằm đáp ứng EUDR. Claim không phải là “chứng chỉ” do bên thứ ba cấp.

Nguyên tắc: Claim “PEFC-EUDR” luôn đi kèm với claim PEFC CoC/ST 2001 (giấy phép nhãn, Label Generator, cách thể hiện).

Các dạng claim phổ biến:

• PEFC-EUDR 100% PEFC Origin – 100% nguyên liệu có nguồn gốc từ rừng được chứng nhận PEFC.
• PEFC-EUDR X% PEFC Certified – Một tỷ lệ (X%) nguyên liệu được chứng nhận PEFC.
• PEFC-EUDR PEFC Controlled Sources – Nguyên liệu từ nguồn đã được kiểm soát, không rủi ro, nhưng chưa đạt chứng nhận PEFC đầy đủ.

Claim giúp khách hàng EU dễ dàng nhận biết rằng sản phẩm đã được kiểm soát theo DDS và tuân thủ EUDR.

✍  Xem thêm: Phân biệt FSC và PEFC – Sự giống và khác nhau cần biết?

4. Quy trình DDS thực hành theo module 2002-1:2024 & CoC

Bước 1. Mở rộng phạm vi chứng chỉ CoC

Doanh nghiệp phải làm việc với tổ chức chứng nhận để cập nhật phạm vi chứng chỉ CoC theo chuẩn PEFC ST 2002-1:2024

Bước 2. Thu thập thông tin (Information Collection)

Bộ dữ liệu bắt buộc gồm:

• Mô tả sản phẩm & loại nguyên liệu (bao gồm tên khoa học với gỗ).
• Quốc gia và tọa độ địa lý chính xác (≥ 6 chữ số thập phân; polygon với lô >4 ha).
• Thời gian khai thác/thu hoạch.
• Thông tin nhà cung cấp & khách hàng kế tiếp.
• Bằng chứng pháp lý (quyền sử dụng đất, giấy phép khai thác, nghĩa vụ môi trường – xã hội – thuế).
• Bằng chứng “deforestation-free” (không mất rừng sau 31/12/2020).

Bước 3. Đánh giá rủi ro (Risk Assessment)

Đánh giá theo cấp nguồn gốc & chuỗi cung ứng; sử dụng SOP/WI và chỉ số tham chiếu (CPI/WJP, EPI, CITES, luật/quy hoạch…) để kết luận rủi ro không đáng kể / đáng kể.

Bước 4. Giảm thiểu rủi ro (Risk Mitigation)

Áp dụng biện pháp phù hợp với cấp rủi ro: yêu cầu thêm GPS/pháp lý, kiểm tra tại chỗ, kiểm toán độc lập theo kế hoạch lấy mẫu phù hợp (ví dụ thực hành có thể dùng cách tiếp cận √n), tới khi rủi ro còn lại không đáng kể. (“√n” là ví dụ thực hành, không phải điều khoản bắt buộc trong tài liệu chuẩn).

Bước 5. Nộp Tuyên bố DDS

Operator & Non-SME trader nộp DDS Statement qua EU Information System; hệ thống sẽ cấp reference number cho lô hàng. (Yêu cầu của EUDR; module 2002-1:2024 mô tả nội dung/luồng nộp ở mức khung).

Bước 6. Báo cáo & công bố

Theo EUDR, Non-SME phải công bố báo cáo DDS hằng năm (website/báo cáo bền vững). SME không bắt buộc nhưng nên công bố để tăng tín nhiệm.

Bước 7. Không đưa ra thị trường

Nếu vẫn còn rủi ro đáng kể hoặc chưa có Tuyên bố DDS hợp lệ → không được đưa ra thị trường EU. (Tinh thần “no placement” nằm trong EUDR; quy trình kiểm soát rủi ro/SC trong DDS giúp đảm bảo điều này.)

Bước 8. Xử lý “mối quan ngại có căn cứ”

EUDR quy định: nếu cơ quan có thẩm quyền, tổ chức xã hội dân sự, hoặc bên liên quan đưa ra bằng chứng/quan ngại hợp lý rằng một sản phẩm có thể vi phạm :

1. Tiếp nhận và ghi nhận quan ngại vào hồ sơ DDS.
2. Đánh giá lại rủi ro của lô hàng hoặc chuỗi cung ứng liên quan.
3. Thực hiện biện pháp giảm thiểu bổ sung (yêu cầu thêm bằng chứng, kiểm toán độc lập).
4. Báo cáo kết quả xử lý trong hồ sơ DDS, sẵn sàng cho cơ quan EU kiểm tra.

Bước 9. Thời hạn tuân thủ

• Operator & Non-SME trader: từ 30/12/2024
• SME trader: từ 30/06/2025 (lùi 6 tháng)
• SME operator: vẫn phải nộp DDS từ 30/12/2024 (Các mốc là của EUDR, không nằm trong ST 2002/2002-1.)

Doanh nghiệp Việt cần tìm hiểu và áp dụng sớm EUDR

Bước 10. Báo cáo công khai hàng năm

Non-SME công bố: số lô vào EU, tỷ lệ low/standard/high risk, biện pháp giảm thiểu (kiểm toán…), kết quả loại trừ…; SME khuyến khích công bố.

EUDR đã có hiệu lực và các mốc áp dụng đang đến rất gần. Vì vậy, DDS không còn là “tùy chọn” với các doanh nghiệp có vai trò chịu trách nhiệm theo quy định (đặc biệt là operator và non-SME trader). Bài viết này đã đưa ra khung hiểu đúng (DDS, claim ≠ chứng chỉ), cách phân loại vật liệu, quy trình thực hành theo CoC + module PEFC ST 2002-1:2024, cùng nghĩa vụ báo cáo/“no placement” của EUDR. Mục tiêu cuối cùng là: chứng minh rủi ro còn lại không đáng kể, minh bạch nguồn gốc, và xuất khẩu bền vững vào EU.

Hãy liên hệ với Vinacontrol CE để được hỗ trợ dịch vụ chứng nhận PEFC

Thông tin liên hệ: Công ty CP Chứng nhận và Kiểm định Vinacontrol

• Trụ sở Hà Nội: số 41 Nguyễn Thượng Hiền - phường Hai Bà Trưng - TP. Hà Nội
• Chi nhánh Đà Nẵng: 66 Lô A6-A8 đường 30 tháng 4 – phường Hoa Cường - TP. Đà Nẵng.
• Chi nhánh Hồ Chí Minh: 435 Hoàng Văn Thụ - phường Tân Sơn Nhất - TP. Hồ Chí Minh
• Hotline: 1800.6083 Email: vnce@vnce.vn