Bối cảnh của tổ chức ISO 14001 | Hướng dẫn xác định từ A-Z

ISO 14001 là tiêu chuẩn quốc tế được công nhận trong quản lý môi trường, giúp các tổ chức cải thiện hiệu suất môi trường và tuân thủ các yêu cầu pháp luật. Trong tiêu chuẩn này, việc xác định bối cảnh của tổ chức là bước quan trọng đầu tiên để xây dựng một hệ thống quản lý môi trường hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm bối cảnh của tổ chức trong ISO 14001 và tầm quan trọng của nó.

1. Bối cảnh của tổ chức ISO 14001 là gì?

Bối cảnh của một tổ chức được hiểu là môi trường kinh doanh của một doanh nghiệp/ tổ chức cụ thể. Bao gồm các điều kiện bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng đến sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Hiểu được bối cảnh của tổ chức ISO 14001 sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng áp dụng thành công ISO.

Trong đó, các điều kiện bên trong thường là các yếu tố mà doanh nghiệp có thể kiểm soát được. Là cơ sở để doanh nghiệp xác định điểm mạnh cùng điểm yếu của mình.

Ngược lại, các điều kiện bên ngoài thường rất khó và gần như không thể kiểm soát. Chúng có thể là cơ hội hoặc rủi ro tiềm ẩn gây ảnh hưởng tới sự thành công, hoặc thất bại của một doanh nghiệp. 

Ví dụ về bối cảnh của tổ chức

Nếu như vẫn còn mơ hồ về bối cảnh của tổ chức, ví dụ dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khái niệm này: 

Bối cảnh của một tổ chức được hiểu là môi trường kinh doanh của một doanh nghiệp/ tổ chức

✍ Xem thêm: Doanh nghiệp nào bắt buộc phải áp dụng ISO 14001 | Tìm hiểu ngay

2. Tại sao cần xác định bối cảnh tổ chức theo ISO 14001?

Xác định bối cảnh tổ chức là bước đầu tiên và cực kỳ quan trọng trong việc triển khai hệ thống quản lý môi trường (EMS) theo ISO 14001. Dưới đây là những lý do chính giải thích tại sao việc xác định bối cảnh tổ chức lại cần thiết:

Hiểu rõ môi trường hoạt động của tổ chức

Mỗi tổ chức hoạt động trong một môi trường riêng biệt, chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố bên trong và bên ngoài. Việc xác định bối cảnh giúp tổ chức:

• Nhận diện cơ hội và rủi ro: Xác định các yếu tố có thể thúc đẩy hoặc cản trở việc đạt được mục tiêu quản lý môi trường.
• Phân tích xu hướng và tác động bên ngoài: Các yếu tố như luật pháp, công nghệ mới, hoặc kỳ vọng từ cộng đồng có thể ảnh hưởng lớn đến hệ thống quản lý.

Đảm bảo phù hợp với các bên liên quan

Mỗi tổ chức đều có các bên liên quan khác nhau, bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan quản lý và cộng đồng địa phương. Việc xác định bối cảnh giúp:

• Đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan.
• Xây dựng lòng tin và tăng cường mối quan hệ với các đối tác quan trọng.

Tuân thủ yêu cầu pháp luật và quy định

Bối cảnh của tổ chức bao gồm cả các yêu cầu pháp lý liên quan đến môi trường. Xác định chính xác bối cảnh giúp:

• Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
• Tránh rủi ro pháp lý và các khoản phạt không đáng có.

Hỗ trợ xây dựng chiến lược quản lý môi trường hiệu quả

Một hệ thống quản lý môi trường thành công cần dựa trên sự hiểu biết rõ ràng về tổ chức. Việc xác định bối cảnh giúp:

• Thiết lập mục tiêu phù hợp với chiến lược tổng thể.
• Ưu tiên các hành động cải tiến theo nguồn lực và nhu cầu thực tế.

Nâng cao hiệu quả và giá trị bền vững

Bằng cách phân tích và hiểu rõ bối cảnh, tổ chức có thể:

• Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực.
• Đạt được các mục tiêu môi trường một cách hiệu quả và tiết kiệm.
• Nâng cao uy tín và cải thiện hình ảnh trong mắt các bên liên quan.

Xác định bối cảnh của tổ chức là bước khởi đầu quan trọng để triển khai thành công ISO 14001. Điều này không chỉ giúp tổ chức nhận diện được các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống quản lý môi trường mà còn đảm bảo rằng hệ thống đó phù hợp với nhu cầu, mục tiêu và điều kiện thực tế. Từ đó, tổ chức có thể phát triển bền vững, gia tăng năng lực cạnh tranh và đáp ứng tốt các yêu cầu từ bên trong lẫn bên ngoài.

Xác định bối cảnh tổ chức ISO 14001 là bước đầu tiên và cực kỳ quan trọng

✍ Xem thêm: Chi phí chứng nhận ISO 14001 hệ thống quản lý môi trường | Giá tốt 

3. Các yếu tố cần xem xét khi xác định bối cảnh của tổ chức

3.1 Xác định các vấn đề bên trong và bên ngoài

Để hiểu được về tổ chức cùng bối cảnh của tổ chức, bản thân doanh nghiệp cần phải xác nhận rõ các yếu tố ở bên trong và bên ngoài có liên quan tới mục tiêu và có tác động hoặc bị tác động bởi hệ thống quản lý môi trường (EMS) trong doanh nghiệp. 

Cụ thể hơn, một số yếu tố bên trong cùng bên ngoài có thể ảnh hưởng tới EMS của doanh nghiệp bao gồm: 

Một số công cụ doanh nghiệp có thể áp dụng để xác định những yếu tố bên trong cùng yếu tố bên ngoài bao gồm: 

• Công cụ phân tích SWOT (Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, đe dọa). 
• Công cụ phân tích PESTLE (Chính trị, Kinh tế, Xã hội, Công nghệ, Pháp luật, Môi trường).
• Chính sách, mục tiêu cùng định hướng chiến lược của doanh nghiệp. 
• Biên bản những cuộc họp liên quan tới hoạt động quản lý môi trường của doanh nghiệp. 
• Kết quả phân tích, đánh giá hoạt động quản lý môi trường của doanh nghiệp. 
• Dữ liệu về phản hồi, khiếu nại của khách hàng. 
• ...

3.2 Xác định nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm

Không dừng lại ở việc hiểu về bối cảnh, doanh nghiệp cũng cần phải xác định được rõ nhu cầu cũng như các mong đợi của những bên quan tâm. Cụ thể hơn, tiêu chuẩn ISO 14001 yêu cầu doanh nghiệp cần phải xác định rõ: 

• Những bên quan tâm có liên quan tới EMS: khách hàng, nhà cung ứng, nhà đầu tư, các cơ quan quản lý có thẩm quyền, các tổ chức phi chính phủ về môi trường, cộng đồng, truyền thông....
• Nhu cầu, mong đợi có liên quan tới EMS của những bên quan tâm đã được xác định: các yêu cầu trong hợp đồng, hành vi tiêu dùng của khách hàng, các văn bản pháp luật, các trao đổi trực tiếp...
• Đánh giá những nhu cầu, mong đợi quan trọng cần trở thành nghĩa vụ phải tuân thủ. 

3.3 Xác định phạm vi của EMS

Theo bối cảnh của tổ chức ISO 14001, doanh nghiệp phải xác định phạm vi của hệ thống quản lý môi trường. ISO 14001, hoạt động xác định phạm vi của EMS cần phải căn cứ vào các yếu tố sau đây:

• Các yếu tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp. 
• Những nghĩa vụ cần được tuân thủ. 
• Các đơn vị, các bộ phận chức năng cùng ranh giới vật lý của doanh nghiệp.
• Các sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp cùng quy trình sản xuất, kinh doanh chúng. 
• Sự ảnh hưởng của hoạt động sản xuất, kinh doanh tới các khía cạnh của môi trường. 
• Khả năng của doanh nghiệp trong việc kiểm soát sự ảnh hưởng đó.

Sau khi xác định được phạm vi của EMS, doanh nghiệp cần phải đảm bảo mọi hoạt động, sản phẩm hay dịch vụ thuộc phạm vi này phải được đưa vào EMS. Tránh bỏ sót gây ảnh hưởng tới hiệu quả của EMS trong quá trình vận hành, áp dụng. 

Đặc biệt, phạm vi áp dụng của EMS phải được thiết lập dưới dạng văn bản và lưu trữ trong hệ thống tài liệu, hồ sơ ISO 14001. Đồng thời, doanh nghiệp cần phải đảm bảo tính sẵn có cho tài liệu về phạm vi áp dụng của EMS khi các bên quan tâm yêu cầu. 

3.4 Xây dựng hệ thống quản lý môi trường

Tiêu chuẩn ISO 14001 yêu cầu doanh nghiệp cần phải xây dựng và vận hành hệ thống quản lý môi trường một cách có hiệu lực, duy trì được hiệu quả và cải tiến liên tục. Đây chính là cơ sở để doanh nghiệp đạt được kết quả dự kiến và hướng đến sự phát triển bền vững, dài lâu.

Để làm được này, doanh nghiệp cần phải thiết lập một kế hoạch cụ thể với những quy trình phù hợp, được diễn giải một cách chi tiết, khoa học trên cơ sở những yếu tố liên quan tới bối cảnh của doanh nghiệp đã được xác định trước đó. 

Các yếu tố cần xem xét khi xác định bối cảnh của tổ chức

✍ Xem thêm: Hướng dẫn tích hợp ISO 14001 - ISO 45001 - ISO 9001 | Hiệu quả cao 

4. Hướng dẫn xác định bối cảnh của tổ chức theo ISO 14001:2015

Để xác định bối cảnh của tổ chức theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Xác định phạm vi và mục tiêu

Đầu tiên, xác định phạm vi của bối cảnh, bao gồm các hoạt động, sản phẩm, và dịch vụ mà tổ chức cung cấp. Tiếp theo, xác định mục tiêu của việc viết bối cảnh, chẳng hạn như nắm bắt tình hình môi trường hiện tại, xác định nguy cơ và cơ hội, hoặc tạo cơ sở cho việc phát triển hệ thống quản lý môi trường.

Bước 2: Thu thập thông tin

Thu thập thông tin liên quan đến môi trường và các hoạt động của tổ chức. Các nguồn thông tin có thể bao gồm dữ liệu về tiêu chuẩn môi trường, quy định pháp luật, ý kiến của các bên liên quan, và dữ liệu về hiệu suất môi trường trước đó của tổ chức.

Bước 3: Phân tích và đánh giá

Phân tích và đánh giá thông tin thu thập để hiểu rõ các vấn đề môi trường hiện tại và tiềm năng. Điều này bao gồm việc xác định các mối đe dọa và cơ hội liên quan đến môi trường, cũng như xác định các yếu tố nội và ngoại vi có thể ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức.

Bước 4: Xác định yếu tố quan trọng

Xác định các yếu tố môi trường quan trọng đối với tổ chức và các hoạt động của nó. Điều này bao gồm việc xác định những mối đe dọa và cơ hội chính, cũng như nhận diện các vấn đề môi trường chính liên quan đến các quy trình và sản phẩm của tổ chức.

Bước 5: Tổng kết và viết bối cảnh

Tổng hợp thông tin thu thập và phân tích vào một báo cáo hoặc tài liệu bối cảnh. Bối cảnh này nên mô tả rõ ràng và chi tiết về tình hình môi trường hiện tại, các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tổ chức, và nhu cầu cụ thể về việc phát triển hệ thống quản lý môi trường.

Bước 6: Xác nhận và phê duyệt

Sau khi hoàn thiện, bối cảnh cần được xác nhận và phê duyệt bởi các bên liên quan trong tổ chức, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.

Kết luận

Xác định bối cảnh của tổ chức là bước nền tảng trong triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 14001. Nó giúp doanh nghiệp hiểu rõ các yếu tố tác động từ cả bên trong và bên ngoài, từ đó thiết lập các biện pháp quản lý phù hợp. Điều này không chỉ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý môi trường mà còn tăng cường khả năng thích ứng và nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và cộng đồng. Để được tư vấn tốt nhất về tiêu chuẩn ISO 14001, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Vinacontrol CE qua Hotline 1800.6083 email vnce@vnce.vn để được hỗ trợ tốt nhất!