Biểu đồ Pareto là gì? 6 bước xây dựng Pareto Chart

Pareto là một dạng biểu đồ có thể đem lại những lợi thế phân tích lớn cho các nhà đầu tư. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách sử dụng dạng biểu đồ này để phân tích chính xác các dữ liệu được thu thập. Hãy cùng Vinacontrol CE khám phá thêm về cách áp dụng biểu đồ Pareto thông qua nội dung bài viết sau đây.

1. Biểu đồ Pareto là gì?

Biểu đồ Pareto (Pareto Chart) hay biểu đồ tần suất là dạng biểu đồ gồm các cột và đường thẳng thể hiện số liệu, dữ liệu và phân tích của người thực hiện. Trong đó, các cột được sắp xếp theo thứ tự từ thấp đến cao và đường biểu diễn sẽ biểu thị tỷ lệ phần trăm. Biểu đồ Pareto là công cụ để các nhà quản trị doanh nghiệp nghiên cứu và đưa ra chiến lược, kế hoạch cụ thể cho công ty/tổ chức của mình.

Ý nghĩa của biểu đồ Pareto:

• Hỗ trợ phân loại các yếu tố và vấn đề quan trọng cần được ưu tiên giải quyết trước, giúp người dùng đánh giá và nâng cao hiệu suất công việc.
• Tối ưu hóa quá trình gia tăng năng suất.
• Quản trị rủi ro hiệu quả cho doanh nghiệp, đảm bảo dự đoán để có những giải pháp đúng đắn.
• Xác định hướng phát triển bền vững cho các doanh nghiệp. 

Hình ảnh biểu đồ Biểu đồ Pareto (Pareto Chart) hay biểu đồ tần suất 

✍  Xem thêm: Công cụ quản lý chất lượng là gì? Tìm hiểu 7 QC Tools

2. Vai trò của biểu đồ Pareto trong quản trị doanh nghiệp

Biểu đồ Pareto đã cho thấy được hiệu quả của mình khi đã giúp nhiều doanh nghiệp tìm ra được điểm yếu của mình, từ đó hạn chế các lỗi được gây ra phổ biến nhất.

• Đối với nhà lãnh đạo: Một nhà lãnh đạo tốt là nhà lãnh đạo có khả năng phân tích và dự đoán được tương lai của doanh nghiệp. Với việc nghiên cứu biểu đồ Pareto sẽ giúp họ phân biệt được đâu là công việc cần ưu tiên tương ứng với nguồn lực và chi phí sẵn có. Ngoài ra, nhà quản trị cũng nắm được tình hình của công ty qua những con số được thể hiện trên biểu đồ.
• Đối với các cá nhân: Nhân viên sẽ được giao công việc cụ thể, từ đó họ có thể nắm được trách nhiệm của mình nằm ở đâu và thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Mỗi cá nhân đều hoàn thành tốt chính là nền tảng cơ bản để doanh nghiệp từng bước phát triển.
• Đối với các doanh nghiệp nói chung: Các thông tin về nguồn lực cũng như việc phân bổ nguồn lực cũng được thể hiện rõ qua các cột và đường tỷ lệ phần trăm. Qua đó lý giải được kết quả kinh doanh, rút ra bài học về thành công hoặc thất bại từ mỗi dự án. 

Biểu đồ Pareto là một trong 7 công cụ quản lý chất lượng hiệu quả 

✍  Xem thêm: Biểu đồ nhân quả (CED) là gì? 6 bước xây dựng biểu đồ này

3. Hướng dẫn cách lập biểu đồ Pareto

Dưới đây là các bước phân tích và vẽ biểu đồ chính xác, hiệu quả. Quý bạn đọc và doanh nghiệp có thể tham khảo như sau:

Bước 1: Thu thập và tổng hợp dữ liệu. Bạn có thể tổng hợp các thông tin này trên Excel một cách thuận tiện.

Thu thập và tổng hợp dữ liệu

Bước 2: Sau khi đã có được nguồn dữ liệu chính xác, bạn cần sắp xếp chúng theo thứ tự giảm dần về mặt giá trị. 

 Sắp xếp chúng theo thứ tự 

Bước 3: Biểu đồ Pareto sẽ biểu thị tỷ lệ phần trăm của mỗi thành phần tham gia biểu đồ. Chính vì vậy, ở bước này bạn sẽ phải tính tỉ lệ phần trăm của một thành phần trên tổng số thành phần tham gia. 

Biểu đồ Pareto sẽ biểu thị tỷ lệ phần trăm của mỗi thành phần 

Bước 4: Tính tỉ lệ phần trăm tích lũy với công thức: 

Thành phần n = % Tích lũy của thành phần n-1 + % thành phần n.

Để có thể hiểu rõ hơn, mời bạn tham khảo hình ảnh minh họa.

Công thức tính tỉ lệ phần trăm tích lũy 

Bước 5: Sau khi đã có được bảng dữ liệu đầy đủ trên Excel, bạn tiến hành vẽ biểu đồ Pareto. 

Bạn bôi đen hoặc chọn vùng dữ liệu cần vẽ => Chọn Insert => Chọn Biểu đồ cột => chọn OK.

Thay đổi tên biểu đồ và các chỉ số sao cho tương ứng với đơn vị tính của bạn. Như vậy biểu đồ của bạn đã được vẽ thành công trên Excel.

Tiến hành vẽ biểu đồ trên Excel

Bước 6: Phân tích biểu đồ Pareto với quy tắc 80/20. Từ phía trục phần trăm bên phải bạn tiến hành kẻ đường thẳng tại vị trí 80%. Tại điểm giao với biểu đồ bạn kẻ một đường thẳng vuông góc với đường vừa kẻ và song song với trục phần trăm. Khi đó biểu đồ đã được chia ra làm 2 phần rõ ràng. Phần bên trái sẽ biểu thị nguyên nhân của 80% kết quả kinh doanh hoặc 80% vấn đề đang thảo luận.

Phân tích biểu đồ Pareto với quy tắc 80/20

✍ Xem thêm: 5S là gì?  Hướng dẫn áp dụng 5S từ A - Z

4. Một số lưu ý khi thành lập biểu đồ Pareto

Mặc dù biểu đồ mang nhiều ý nghĩa đối với doanh nghiệp, tuy nhiên không phải vấn đề nào cũng cần phải vẽ biểu đồ Pareto. Những vấn đề đơn giản có thể tìm ra nguyên nhân nhanh chóng, bạn có thể giải quyết ngay mà không cần tiến hành những bước phân tích phức tạp.

Biểu đồ Pareto chỉ nên áp dụng khi tình trạng vấn đề lớn mà không tìm được nguyên nhân gây ra. Lúc này sử dụng Pareto có thể đẩy nhanh quá trình phân tích và tìm ra được vấn đề đang khó khăn của doanh nghiệp.

Lưu ý khi thành lập biểu đồ Pareto

✍  Xem thêm: Chứng nhận ISO 9001 | Cập nhật Hệ thống quản lý chất lượng cho doanh nghiệp 

Kết luận

Biểu đồ Pareto thường được dùng trong việc phân tích các sự kiện đa yếu tố và xác định mức ảnh hưởng của yếu tố đó. Việc sử dụng biểu đồ Pareto giúp chọn ra được các vấn đề nào cần được ưu tiên tiến hành giải quyết và hỗ trợ người dùng quản lý công ty một cách hiệu quả nhất.

Rất nhiều doanh nghiệp lâm vào trường hợp đã tìm ra được các vấn đề lớn nhất và các nguyên nhân gây ra vấn đề nhưng lại không biết bắt đầu giải quyết từ đâu. Việc lập một biểu đồ Pareto sẽ giúp các doanh nghiệp cắt giảm được các yếu tố thừa thãi và khoanh vùng được các vấn đề quan trọng. Từ đó, việc này sẽ tối ưu hóa kế hoạch phân bố nguồn lực, giúp giảm chi phí và thời gian. Ngoài ra đồ thị này cũng có thể sử dụng như một công cụ truyền đạt thông tin hiệu quả đến cấp trên hoặc các nhà đầu tư. Với cách hiển thị số liệu trực quan theo biểu đồ, các lãnh đạo sẽ hiểu rõ hơn về lý do cho các phương hướng phát triển doanh nghiệp của bạn. 

Mọi yêu cầu về dịch vụ của Vinacontrol CE, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Hotline 1800.6083 email vnce@vnce.vn để được hỗ trợ tốt nhất!