Nhận biết 1 tổ chức chứng nhận ISO chuyên nghiệp - Uy Tín

Trong quá trình xây dựng và chứng nhận hệ thống quản lý (ISO), cần nhiều yếu tố để hệ thống quản lý đó thành công. Một trong số những yếu tố quan trọng nhất là làm sao để nhận biết được 1 tổ chức chứng nhận ISO chuyên nghiệp, đồng hành cùng doanh nghiệp cho tới khi ISO đem tới hiệu quả và duy trì nó.

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều tổ chức cung cấp dịch vụ chứng nhận ISO. Doanh nghiệp cần đánh giá và lựa chọn tổ chức phù hợp với doanh nghiệp mình.

Những doanh nghiệp chú trọng đến vấn đề chất lượng đều là những doanh nghiệp thành công trên thị trường. Những tiêu chí để tạo nên sức cạnh tranh của doanh nghiệp bao gồm giá cả, chất lượng và dịch vụ hậu mãi. Quan trọng hơn cả vẫn là chất lượng thỏa mãn khách hàng. Vì vậy việc lựa chọn áp dụng ISO 9001 là một công cụ giúp doanh nghiệp tạo ra chất lượng dịch vụ tối ưu nhất.

1. Cách nhận biết 1 tổ chức chứng nhận ISO uy tín?

1.1 Tổ chức được chỉ định và cấp phép đánh giá ISO

Một tổ chức chứng nhận hàng đầu đều phải được sự cấp phép và chỉ định bởi các Cơ quan quản lý công nhận như: UKAS – Anh, JAB – Nhật, RVA – Hà Lan, JAS-ANZ – Úc, New Zealand, ANAB- Mỹ, DAK- Đức, BOA – Việt Nam, FSC - Hội đồng quản lý rừng thế giới…

1.2 Tổ chức phải đăng ký hoạt động tại Tổng cục Đo lường chất lượng Việt Nam

 Giấy đăng ký hoạt động chứng nhận với Tổng cục đo lường chất lượng Việt Nam theo Thông tư số 08/2009/TT-BKHCN ngày 08/4/2009 của Bộ Khoa học và Công nghệ tránh tình trạng các tổ chức chưa đăng ký hoạt động đã thực hiện cấp giấy chứng nhận cho doanh nghiệp dẫn đến giấy chứng nhận ISO đó không có giá trị và hiệu lực tại Việt Nam.

Ngoài ra, còn các yếu tố khác về thị trường lẫn mục đích sử dụng giấy chứng nhận ISO quý độc giả có thể tham khảo thêm: TẠI ĐÂY 

2. Tầm quan trọng chiến lược khi áp dụng ISO ?

Không thể phủ nhận lợi ích chiến lược và tầm quan trọng khi doanh nghiệp áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO vào hệ thống. Tổ chức chứng nhận hiểu hơn hết tầm quan trọng của ISO đối với doanh nghiệp, dưới đây là những đánh giá lợi ích mà ISO có thể mang lại cho tổ chức của bạn.

1. Lợi ích đầu tiên và rõ ràng nhất đó là nâng cao được hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng và đối tác ,một công ty đã áp dụng ISO 9001 là một công ty có phong cách làm việc chuyên nghiệp và kết quả luôn tốt hơn những công ty chưa có ISO 9001.

2. Thúc đẩy hiệu quả làm việc của từng phòng ban, bộ phận trong công ty. Khi áp dụng ISO 9001:2015 mọi phòng ban buộc phải thiết lập mục tiêu theo định hướng của Ban Giám đốc công ty, mục tiêu năm sau phải cao hơn mục tiêu năm trước, điều này buộc mỗi phòng ban, bộ phận phải luôn nổ lực làm việc hiệu quả mỗi ngày để có thể đạt được mục tiêu.

3. Nâng cao sự tin tưởng nội bộ, thúc đẩy sự cố gắng trong công việc của mỗi nhân viên. Một công ty áp dụng ISO 9001:2015 khi đánh giá nhân viên để xem xét khen thưởng, nâng lương, bổ nhiệm đều dễ dàng và có tính thuyết phục.

4. Nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi nhân viên nhờ sự hiểu rõ sự đóng góp của mình đối với mục tiêu chất lượng. Trong một công ty đã áp dụng ISO 9001:2015, mỗi người nhân viên đều được đào tạo để biết được tầm quan trọng của công việc mình đang đảm nhận, mỗi nhân viên có thể thấy được vai trò quan trọng của mình trong việc giúp công ty phát triển như thế nào. Vì vậy họ sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn trong công việc. Bên cạnh đó, khi áp dụng ISO 9001:2015, trách nhiệm và quyền hạn cho mỗi nhân viên được xác định rõ ràng và công bố rộng rãi trong toàn công ty, vì vậy sẽ giảm đi rất nhiều tình trạng đùng đẩy công việc và trách nhiệm lẫn nhau.

ISO chính là mảnh khép giúp doanh nghiệp hướng đến thành công

5. Kế thừa tri thức của mọi nhân viên trong công ty phát huy thế mạnh của một công ty có nhiều kinh nhiệm. Một công ty có một vài người làm việc rất giỏi, kết quả luôn rất tốt, nhưng chỉ có vài người đó làm tốt, còn lại những người khác thì không thể đạt được kết quả như họ, vì chỉ có họ mới có đủ kinh nghiệm và kỹ năng xử lý công việc nhờ họ tích lũy kinh nghiệm từ rất lâu trước đây.

Khi áp dụng ISO 9001:2015, tất cả các vấn đề phát sinh đều phải được ghi nhận lại, sau đó công ty phải phân tích và tìm kiếm nguyên nhân để đề ra biện pháp khắc phục để vấn đề không lặp lại một lần nữa với cùng nguyên nhân cũ. Các kinh nghiệm và cách xử lý phải được chuyển hóa thành quy trình hướng dẫn công việc, những vấn đề phát sinh sẽ được đào tạo lại cho tât cả các bộ phận liên quan. Nhờ đó sẽ hạn chế tình trạng nên trên.

6. Năng lực của nhân viên trong công ty ngày càng nâng cao hơn, nhờ đó kết quả công việc ngày càng tốt hơn. Trong một công ty đã áp dụng ISO 9001:2015, mỗi người nhân viên đều được xác định những kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ tối thiểu cần phải có để đảm nhận công việc, những nhân viên chưa đạt yêu cầu sẽ được công ty lên kế hoạch đào tạo, huấn luyện để những nhân viên này có đủ năng lực thực hiện tốt công việc.

7. Giảm thiểu tối đa các sai sót trong công việc. Trong một công ty có áp dụng và duy trì ISO 9001:2015, những công việc phức tạp sẽ có hướng dẫn công việc, những công việc cần sự phối hợp giữa các phòng ban với nhau sẽ có quy trình hướng dẫn cụ thể, … tất cả các nhân viên tham gia công việc đều phải đọc và làm theo những quy trình/hướng dẫn công việc đó. Nhờ vậy các công việc có tính chuẩn hóa cao, những trường hợp như “quên”, “nhớ lầm”, “bỏ sót”, “không biết nên làm bị sai”, “chưa có ai hướng dẫn” sẽ ít đi.

8. Nhân viên mới dễ dàng tiếp nhận công việc. Khi áp dụng ISO 9001:2015, công ty sẽ dễ dàng đào tạo nhân viên mới hơn và cũng mất ít thời gian để đào tạo hơn nhờ tất cả các công việc đều có quy trình, hướng dẫn công việc. Nhân viên mới khi thực hiện công việc cũng ít sai sót hơn nhờ vào quy trình, hướng dẫn sẵn có.

9. Chất lượng sản phẩm/dịch vụ ổn định, tỉ lệ phế phẩm ngày càng giảm. Tất cả các công việc đều được kiểm soát và quản lý chặt chẽ, năng lực của nhân viên đồng đều và ngày càng nâng cao, kết quả là chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ ngày càng ổn định.

10. Giảm rủi ro đối với nguyên vật liệu mua vào. Một công ty áp dụng ISO 9001:2015 sẽ buộc phải đánh giá kỹ lưỡng những nhà cung cấp trước khi mua hàng lần đầu tiên và phải liên tục theo dõi tất cả các đặt đơn hàng tiếp theo. Nhờ vậy, công ty sẽ sàng lọc và lựa chọn được những nhà cung cấp tốt nhất, phù hợp nhất với mình, số lần hàng hóa mua vào không đạt yêu cầu sẽ giảm đi, các chi phí do kiểm tra lại hàng hóa, hoặc vẫn trả lương cho nhân viên nhưng nhà máy tạm ngừng hoạt động do thiếu nguyên vật liệu (trả về do kém chất lượng), …. sẽ giảm đi rất nhiều.

11. Tăng lợi nhuận mà không cần tăng doanh thu:

• Mỗi sai sót diễn ra đều làm cho công ty phát sinh chi phí, các chi phí đó có thể là thực hiện lại công việc, phế phẩm, đền bù cho khách hàng, mất uy tín, khách hàng cũ bỏ đi, ngừng sản xuất vì phải trả lại nguyên vật liệu kém chất lượng cho nhà cung cấp,… khi công ty áp dụng ISO 9001:2015, các sai sót giảm đi, đồng nghĩa chi phí kém chất lượng ít đi, chi phí giảm tất nhiên lợi nhuận tăng mà không cần phải bán được nhiều thêm sản phẩm;
• Khi áp dụng ISO 9001:2015, gần như tất cả công việc đều được chuẩn hóa nhờ nhờ chuẩn hóa nên mọi nhân viên trong công ty dễ dàng phát hiện những vấn đề bất hợp lý trong công việc, từ đó cải tiến làm cho công việc thực hiện nhanh hơn với kết quả tốt hơn. Năng suất tăng đồng nghĩa chi phí trên một sản phẩm giảm xuống và lợi nhuận của công ty tăng lên.

12. Cải thiện uy tín của tổ chức thông qua việc ngày càng nâng cao khả năng thỏa mãn khách hàng: Khi áp dụng ISO 9001, gần như tất cả các hoạt động của doanh nghiệp đều có quy trình, tiêu chuẩn công việc rõ ràng, đồng thời mọi nhân viên trước khi đảm nhận công việc đều được đào tạo trước khi được phép đảm nhận công việc. Vì vậy “khả năng sai sót trong công việc” của các doanh nghiệp đã có chứng nhận ISO 9001 sẽ ít hơn nhiều so trước đây. Bước đầu tiên và đơn giản nhất trong việc thỏa mãn khách hàng đó là càng giảm sai sót trong công việc càng nhiều càng tốt và ISO 9001 hoàn toàn giúp doanh nghiệp thực hiện được điều đó.

13. Có nhiều cơ hội hơn trong việc tìm kiếm những chiến lược kinh doanh lớn và ký kết được những hợp đồng lớn. Khi đã áp dụng ISO 9001:2015 vào công ty của mình, Giám đốc (hoặc Tổng Giám đốc) có thể yên tâm công ty hoạt động hiệu quả, người Giám đốc có được nhiều thời gian để tìm hiểu thêm về thị trường, kết nối các mối quan hệ quan trọng, hoặc đơn giản tham gia các buổi hội thảo để có thêm kiến thức, tầm nhìn từ đó hoạch định ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả của công ty. Các hợp đồng lớn thường đến từ các mối quan hệ của Giám đốc, vì vậy Giám đốc có nhiều thời gian để giao tiếp bên ngoài sẽ làm tăng cơ hội ký được những hợp đồng lớn cho công ty.

14. Tăng lượng hàng hóa/dịch vụ bán ra.

• ISO 9001:2015 giúp cho doanh nghiệp được sự tin tưởng từ khách hàng (xem lợi ích số 1) sẽ ưu tiên lựa chọn mua hàng/dịch vụ của công ty;
• Khách hàng cũ hài lòng tiếp tục mua hàng/dịch vụ của công ty;
• Khách hàng cũ hài lòng về công ty nên có thể giới thiệu để công ty có thêm khách hàng mới;
• Chứng nhận ISO 9001:2015 được giới thiệu trong chương trình quảng cáo có thể giúp chương trình quảng cáo hiệu quả hơn;
• Có nhiều lợi thế, cơ hội ký được hợp đồng khi tham gia đấu thầu;
• Dễ dàng hơn khi chào hàng với những khách hàng lớn (vượt qua rào cản kỹ thuật trong thương mại). Tất cả các công ty lớn, công ty đa quốc gia đều ưu tiên lựa chọn những nhà cung cấp đã áp dụng và được chứng nhận ISO 9001:2015;
• Bán được nhiều hàng hóa/dịch vụ hơn nhờ năng lực nhân viên bán hàng tăng. Khi áp dụng ISO 9001:2015, công ty buộc phải xác định năng lực của từng vị trí công việc, trong đó có các vị trí công việc kinh doanh, những nhân viên kinh doanh nào chưa đạt yêu cầu sẽ được đào tạo để tăng năng lực;
• Có cơ hội xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài. Hầu hết tất cả các công ty ở Châu Âu và Châu Mỹ đều chỉ mua hàng của các nhà cung cấp đã có chứng nhận ISO 9001:2015.

15. Dễ dàng áp dụng thành công những hệ thống quản lý tiên tiến khác. Nhiều doanh nghiệp thất bại trong việc áp dụng các hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), CRM (Customer Relationship Management – Quản lý quan hệ với khách hàng) đã thất bại vì chưa áp dụng ISO 9001:2015 nhưng đã áp dụng các hệ thống này. Khi áp dụng ISO 9001:2015, tất cả các công việc, quá trình đều đã được chuẩn hóa thành quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc, các dữ liệu đã được phân thành nhóm, vì thế khi áp dụng thêm ERP hoặc CMR mọi việc trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều.

3. Quyết định lựa chọn dựa vào doanh nghiệp

Bên cạnh việc nhận thức lợi ích to lớn của mà các tiêu chuẩn ISO mang lại thì doanh nghiệp cần tìm cho mình một tổ chức chứng nhận chuyên nghiệp và có uy tín. Việc càng ngày càng có nhiều các tổ chức chứng nhận xuất hiện trong tránh khỏi sự cạnh tranh về giá cả, độ chuyên nghiệp khiến cho doanh nghiệp khó khan cho việc lựa chọn các tổ chức chứng nhận uy tín. Hãy lựa chọn thông minh đừng vì chi phí thấp mà đánh mất đi cơ hội cạnh tranh, chi phí thấp đồng nghĩa với rủi ro lớn.

Giấy chứng nhận ISO 9001 do Vinacontrol CE cấp chứng nhận cho doanh nghiệp

Vinacontrol CE là một trong những tổ chức chứng nhận hàng đầu tại Việt Nam được tổ chức BOA và IAF cấp phép. Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc tư vấn đào tạo, cùng với đội ngũ chuyên gia đào tạo đánh giá giàu kinh nghiệm. Hệ thống chi nhánh trải dài từ Bắc vào Nam sắn sàng xuống tận doanh nghiệp tư vấn đánh giá cần thận và chu đáo.  Do vậy, chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp trong việc thiết lập các bước áp dụng tiêu chuẩn ISO chuyên nghiệp nhất , hiệu quả nhất. Chúng tôi cam kết mang lại kết quả tốt nhất đến với khách hàng.

Quý doanh nghiệp cần tư vấn hoặc nhu cầu về chứng nhận ISO hãy liên hệ Vinacontrol CE theo số hotline 1800.6083, email vnce@vnce.vn hoặc để lại thông tin liên lạc để được hỗ trợ tốt nhất. Hân hạnh được hợp tác với Quý Công ty.