Mẫu checklist đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 | Phải biết

Danh sách kiểm tra đánh giá ISO 9001 giúp đánh giá viên thu thập tài liệu, thông tin về các mục tiêu chất lượng, hành động khắc phục, các vấn đề nội bộ và sự hài lòng của khách hàng. Để có thể thu thập thông tin một cách đầy đủ và chất lượng, đòi hỏi đánh giá viên phải có bộ checklist đánh giá phù hợp và hoàn chỉnh. Sau đây Vinacontrol CE xin cung cấp đến Quý doanh nghiệp mẫu Checklist đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 đầy đủ và hiệu quả nhất.

1. Thế nào là Checklist đánh giá nội bộ ISO 9001 điển hình?

Một Checklist đánh giá ISO 9001 điển hình có thể có 4 nội dung sau:

• Đầu tiên là câu hỏi;
• Thứ hai là Điều khoản ISO 9001:2015 ( ở phần này đánh giá viên cần giải thích câu hỏi và cung cấp thêm thông tin liên quan chi tiết);
• Thứ ba là Câu hỏi với mục đích đánh giá;
• Cuối cùng là bằng chứng đánh giá (bao gồm các bằng chứng đưa ra để chứng minh cho đánh giá đó).

Một checklist ISO 9001 điển hình sẽ có cấu trúc 4 phần để đạt được đánh giá khách quan nhẩt

✍ Xem thêm: ISO 9001:2015 - Tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý chất lượng 

2. Các hạng mục cần có trong một Checklist ISO 9001 hiệu quả

Checklist đánh giá ISO 9001 bao gồm bảy hạng mục chính doanh nghiệp cần lưu ý như sau:

1. Bối cảnh của tổ chức.
2. Khả năng lãnh đạo.
3. Lập kế hoạch.
4. Ủng hộ.
5. Hoạt động.
6. Đánh giá hiệu suất.
7. Sự cải tiến.

7 hạng mục mà doanh nghiệp cần có trong một checklist ISO 9001 hiệu quả

Dưới đây, là danh sách các hạng mục và nội dung chi tiết cần được xem xét trong đánh giá nội bộ về việc tuân thủ tiêu chuẩn:

2.1 Bối cảnh của tổ chức

Tổ chức sẽ phải theo dõi và xem xét các thông tin về vấn đề bên ngoài (phát sinh từ môi trường pháp lý, công nghệ, cạnh tranh ,…)  và bên trong nội bộ (giá trị, văn hóa, kiến thức và hoạt động của tổ chức) có liên quan đến mục đích, định hướng, chiến lược và những vấn đề ảnh hưởng đến khả năng của tổ chức trong việc đạt được các kết quả mong đợi của hệ thống quản lý chất lượng. Các vấn đề có thể bao gồm các yếu tố tiêu cực, tích cực, các điều kiện cho việc xem xét. Đồng thời, đánh giá viên cũng cần thể hiện đầy đủ các nội dung sau trong Checklist:

• Hiểu tổ chức và bối cảnh của nó.
• Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm: Tổ chức phải theo dõi và xem xét thông tin về các bên quan tâm và các yêu cầu liên quan của họ.
• Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng: Tổ chức phải xác định ranh giới và khả năng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng để thiết lập phạm vi hệ thống của tổ chức.
• Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của nó: Tổ chức phải thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm các quá trình cần thiết và sự tương tác của các quá trình theo yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc tế.

2.2 Sự Lãnh đạo

• Lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống quản lý chất lượng: Lãnh đạo cao nhất phải chứng tỏ vai trò lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống quản lý chất lượng.
• Khách hàng trọng điểm: Lãnh đạo cao nhất phải chứng tỏ vai trò lãnh đạo và cam kết liên quan đến việc hướng vào khách hàng.
• Chính sách chất lượng: Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, thực hiện, truyền đạt  và duy trì chính sách chất lượng trong tổ chức.
• Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của tổ chức: Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng các trách nhiệm và quyền hạn cho các vai trò thích hợp được phân công, truyền đạt và thấu hiểu trong tổ chức.

Lãnh đạo có vai trò và ý nghĩa quan trọng để đánh giá nội bộ doanh nghiệp chất lượng hay không

✍ Xem thêm: Chính sách chất lượng là gì? Các yếu tố của một chính sách chất lượng

2.3 Lập kế hoạch cho hệ thống quản lý chất lượng

• Hành động để giải quyết rủi ro và nắm bắt cơ hội: Khi hoạch định hệ thống quản lý chất lượng, tổ chức cần phải xem xét các vấn đề được đề cập tại điểm 4.1 và các yêu cầu cần được nêu trong mục 4.2 và xác định rủi ro cũng như cơ hộ cần phải giải quyết vấn đề.
• Mục tiêu chất lượng và lập kế hoạch để đạt được chúng: Tổ chức phải thiết lập các mục tiêu chất lượng tại các cấp, bộ phận chức năng và các quá trình cần thiết của hệ thống quản lý chất lượng.
• Lập kế hoạch thay đổi: Khi các tổ chức xác định nhu cầu cho các thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng, các thay đổi phải được tiến hành một cách hệ thống và có kế hoạch.

2.4 Hỗ trợ

• Tài nguyên:Tổ chức phải xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng.
• Nhân lực: Tổ chức phải xác định và cung cấp nhân lực cần thiết để thực hiện có hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng và cho hoạt động và kiểm soát các quá trình của hệ thống.
• Cơ sở hạ tầng: Tổ chức phải xác định, cung cấp và duy trì cơ sở hạ tầng thiết yếu cho việc vận hành quá trình của tổ chức để đạt được sự phù hợp của sản phẩm, dịch vụ.
• Môi trường cho hoạt động của các quá trình: Tổ chức phải cung cấp, xác định và duy trì môi trường cần thiết cho vận hành của các quá trình của tổ chức để đạt được sự phù hợp của sản phẩm, dịch vụ.
• Giám sát và đo lường tài nguyên: Tổ chức phải xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết để đảm bảo các kết quả xác thực và đáng tin cậy khi sử dụng hoạt động theo dõi hoặc đo lường để xác nhận sự phù hợp của các sản phẩm  dịch vụ đối với các yêu cầu.
• Kiến thức tổ chức: Tổ chức phải xác định tri thức cần thiết cho việc vận hành các quá trình của tổ chức và để đạt được sự phù hợp với sản phẩm, dịch vụ.

               Kiến thức tổ chức có thể bao gồm thông tin như sở hữu trí tuệ và các bài học kinh nghiệm. Để có được kiến ​​thức cần thiết, tổ chức có thể xem xét các nguồn bên trong (chẳng hạn như học hỏi từ thất bại và các dự án thành công, nắm bắt kiến ​​thức không có tài liệu và lắng nghe các chuyên gia chuyên đề trong tổ chức) và các nguồn bên ngoài (bao gồm các tiêu chuẩn, học viện, hội nghị và thu thập kiến ​​thức với khách hàng hoặc nhà cung cấp).

• Năng lực.
• Nhận thức.
• Liên lạc, trao đổi thông tin.
• Thông tin tài liệu.

Đánh giá nội bộ cần thiết đánh giá các phương diên hỗ trợ của doanh nghiệp về mọi mặt

2.5 Điều hành

• Lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động.
• Xác định các yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ liên quan đến: Giao tiếp với khách hàng; Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm và dịch vụ; Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm và dịch vụ; Các thay đổi yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ.
• Thiết kế và phát triển các sản phẩm và dịch vụ bao gồm các đầu việc sau: Lập kế hoạch thiết kế và phát triển; Đầu vào thiết kế và phát triển; Kiểm soát thiết kế và phát triển; Kết quả đầu ra của thiết kế và phát triển; Thay đổi thiết kế và phát triển.
• Kiểm soát các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp bên ngoài dựa trên: Loại và mức độ kiểm soát của cung cấp bên ngoài; Thông tin cho các nhà cung cấp bên ngoài.
• Sản xuất và cung cấp dịch vụ bằng các hành động như: Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ; Xác định và truy xuất nguồn gốc; Tài sản thuộc về khách hàng hoặc nhà cung cấp bên ngoài; Sự bảo tồn; Các hoạt động sau giao hàng; Kiểm soát các thay đổi.
• Phát hành sản phẩm và dịch vụ.
• Kiểm soát đầu ra, sản phẩm và dịch vụ của quy trình không phù hợp.

✍ Xem thêm: Quản trị chất lượng là gì?  Bí quyết quản trị hiệu quả

2.6 Đánh giá hiệu suất, kết quả hoạt động

• Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá dựa trên: Sự hài lòng của khách hàng; Phân tích và đánh giá.
• Đánh giá nội bộ (Xem hướng dẫn tại ISO 19011).
• Xem xét của lãnh đạo.

Đánh giá hiệu suất, kết quả hoạt động để có thể đưa ra các phương án cải tiến

2.7 Cải tiến

• Tổng quan: Tổ chức phải xác định và lựa chọn các cơ hội cải tiến và thực hiện mọi hành động cần thiết để đáp ứng yêu cầu của khách hàng cũng như nâng cao sự hài lòng của họ.
• Xác định sự không phù hợp và đưa ra hành động khắc phục.
• Tiến hành cải tiến liên tục.

✍ Xem thêm: Mô hình PDCA – Mô hình cải tiến liên tục hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

3. Lợi ích khi áp dụng mẫu checklist ISO 9001 và một số lưu ý cho doanh nghiệp.

• Mẫu checklist toàn diện ISO 9001: 2015 sẽ giúp thỏa mãn đánh giá viên rằng quy trình sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và quy định.  
• Thiết lập và duy trì hiệu suất của các sản phẩm và dịch vụ đó. 
• Khi doanh nghiệp có thể chứng minh rằng hệ thống quản lý được xây dựng tuân theo các yêu cầu ISO 9001, hệ thống quản lý của doanh nghiệp sẽ nhận được chứng chỉ ISO 9001 - điều kiện bắt buộc để kinh doanh trong môi trường cạnh tranh ngày nay.

Lưu ý:

Không có cách nào để tự đánh giá đối với tiêu chuẩn ISO 9001. Một chuyên gia đủ điều kiện phải kiểm tra sự tuân thủ trong tổ chức của bạn. Bạn cũng không thể lơ là sau khi đạt được chứng nhận: bạn sẽ phải thực hiện tái chứng nhận sau vài năm.

Như bạn có thể thấy từ danh sách kiểm tra này, ISO 9001 là một tiêu chuẩn dài và phức tạp. Hầu hết các công ty sử dụng giải pháp quản trị rủi ro và tuân thủ (GRC) để giúp họ tuân thủ. 

Quý khách hàng có nhu cầu được tư vấn chuyên sâu về ISO và các dịch vụ tư vấn, chứng nhận khác vui lòng liên hệ Vinacontrol CE qua Hotline: 1800.6083  Email: vnce@vnce.vn hoặc để lại thông tin cùng yêu cầu để nhận tư vấn và báo giá chi tiết.